ООО «ПАНБИО ФАРМ» (PBF*) фармацевтическая компания, с широким портфелем лекарственных средств для различных направлений медицины, которые ведут свою историю на российском рынке с 1996 года. PBF поставляет лекарственные препараты соответствующие высоким стандартам качества по доступной цене. Помогает сделать выбор специалистов и пациентов легким, уверенным и разумным.
Ранее в компании отсутствовал автоматизированный процесс согласования документов, не был организован контроль исполнений. Для автоматизации бухгалтерского, оперативного учета и расчета заработной платы использовались программы платформы «1С:Предприятие 8»: «1С:Бухгалтерия 8 КОРП», «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», «1С:Управление аптечной сетью 8».
Руководство ООО «ПАНБИО ФАРМ» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.
Цели проекта:
- Автоматизация работы с договорами;
- Упрощение работы с документацией в рамках деятельности Общества, в том числе, сокращение сроков согласования, исключение потерь, упрощение поиска, сокращение сроков реагирования и исполнения запросов и поручений;
- Повышение контроля за состоянием документов;
- Стандартизация бизнес-процессов;
- Создание единого информационного контура для всех участников работы в системе электронного документооборота, в том числе, обособленных подразделений Общества.
В качестве основы для построения учетной системы выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», позволяющий решить все обозначенные задачи. Немаловажным аспектом при выборе программы было то, что сотрудники компании уже знакомы с общими правилами работы в системе, так как уже используют программы семейства «1С:Предприятие 8».
В качестве партнера по внедрению приглашен «1С-Рарус». В ходе проекта экспертами «1С-Рарус» проведено детальное исследование документопотоков. Все доработки осуществлены путем создания специализированного расширения. Структурировано хранение документов, настроены полномочия и политики прав доступа, регламентированы правила согласования по видам документов. Дополнительно разработан унифицированный процесс согласования с обработкой входных параметров, реализованы механизмы связывания документов в системе. Проведено обучение персонала работе в учетной системе.
Внедрение новой системы учета позволило автоматизировать такие функциональные блоки, как:
- Работа с входящей документацией (помимо договоров):
- получение корреспонденции и ее первичная обработка;
- регистрация и внесение документов в систему;
- рассмотрение корреспонденции;
- исполнение поручений;
- контроль исполнения поручения;
- списание документов в дело.
- Работа с исходящей документацией (ответные и инициативные письма):
- создание проектов документов;
- согласование и утверждение проектов документов;
- регистрация и учет исходящих документов;
- фиксация факта отправки документов адресату.
- Работа с договорными документами:
- Создание проектов документов:
- согласование и утверждение проектов документов;
- регистрация и учет документов;
- формирование комплектов документов;
- контроль исполнения документов;
- списание документов в дело.
Автоматизирована деятельность Общества, в том числе, Администрации Общества, а также Департаментов: развития бизнеса, маркетинга; коммерческий, экономики и финансов, полевых сил,правового обеспечения.
Пользователи программы 1С Документооборот КОРП оценили удобство работы в едином информационном пространстве, легко осуществляется поиск нужного документа, есть возможность посмотреть его актуальный статус.
