Внедрение новой учетной системы на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» в ООО «Итекма» позволило автоматизировать работу с входящей и исходящей корреспонденцией, в едином цифровом пространстве хранятся договора с контрагентами по поставкам, их согласование осуществляется в «1С:Документооборот 8 КОРП». Организован процесс работы с электронными документами с учетом необходимости взаимодействия внутри компании и с контрагентами.
Компания «Итекма» — Российский производитель композиционных материалов. ИТЕКМА предлагает материалы для производства композитов для особо требовательных отраслей, в том числе для авиации и космоса. Специализация компании — высококачественные полимерные связующие для широкого спектра температур от −100 до +450°C. Кроме полимерных связующих Компания располагает собственным производством углеродных тканей, лент и препрегов.
Увеличение объемов поставок привели к росту документооборота компании. В процессе работы «Итекма» поддерживает активную переписку с большим количеством контрагентов. Был затруднен учет корреспонденции в разрезе договорных отношений. Кроме того, не был регламентирован бизнес-процесс приема и учета документов. Также необходимо было оптимизировать длительность согласования документов, автоматизировать рассылку уведомлений ответственным лицам, организовать отслеживание статусов документооборота, организовать архив и оптимальный поиск документов.
Для решения поставленных задач руководство компании приняло решение оптимизировать процесс работы с договорными и сопутствующими документами на базе «1С:Документооборот 8 КОРП».
Исполнителем проекта приглашен «1C-Papyc», как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем «1С:Предприятие 8», имеющий сертификат по системе менеджмента качества IS0 9001:2015.
Экспертами «1С-Рарус» создана единая система электронного документооборота, позволяющая автоматизировать такие бизнес процессы компании, как прием, учет и исполнение входящей корреспонденции. Автоматизированы процессы согласования и исполнения различных видов документов. Реализована интеграция с почтой для упрощения работы менеджеров. Для полноценного взаимодействия с контрагентами автоматизирована подготовка и согласование исходящей корреспонденции и договорных документов.
Для того, чтобы ускорить подготовку договорных документов и их последующее согласование, настроена интеграция между системами «1С:ERP» и «1С:Документооборот 8 КОРП».
Специалистами «1С-Рарус» разработаны пользовательские и технологические инструкции по автоматизированным блокам и правилам настройки и поддержки интеграции. Настроены типовые отчеты по требованиям Заказчика и автозаполняемые шаблоны для уменьшения рутинных операций. Проведено обучение персонала в формате тематических инструктажей по автоматизированным документопотокам. В составе оказанных услуг проведено консультирование пользователей во время опытной-эксплуатации и после ввода системы в промышленную эксплуатацию.
При проведении работ команда экспертов «1С-Рарус» руководствовалась принципами создания универсального решения: система должна позволять решать не только текущие задачи, но и в дальнейшем масштабироваться на остальные виды документопотоков и задачи Заказчика.
Благодаря оперативному взаимодействию команд со стороны Заказчика и компании «1С- Рарус» поставленные задачи выполнены полном объеме:
- Автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией — документы регистрируются, исполняются и согласовываются в единой информационной системе, их всегда легко найти и проконтролировать исполнение поручений по ним;
- Договора с контрагентами по поставкам хранятся в единой базе и согласовываются в 1С Документооборот КОРП. Все работы ведутся согласно установленным срокам. Инициатор всегда может отследить, на каком этапе рассмотрения сейчас находится документ и обратиться к истории согласования в случае возникновения разногласий. Процессы учитывают принятые в компании регламенты, и при их изменении соответствующие корректировки легко внести в настроенные обработки документов;
- Выстроен процесс работы с электронными документами с учетом необходимости взаимодействия внутри компании и с контрагентами. Предусмотрены этапы обработки, которые инициируют отправку документов на согласование контрагентам, а система напоминает менеджерам о необходимости их возврата;
- Организована система хранения документации: все документы распределяются по соответствующим папкам, и система автоматически выдает права участникам процессов работы с документами.
- Сотрудники могут подключаться к рабочим вопросам и документам в любое время, даже находясь вне офиса.
Планируется продолжить развитие использования системы: перевести в электронный формат работу с другими видами документопотоков, развить использование возможностей бесшовной интеграции с «1С:ERP».
