В ООО «Управляющая компания ПРОЕКТ ГРУПП» создана единая система документооборота с помощью программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП». В результате использования новой системы документооборота вся корреспонденция и служебная переписка компании регистрируются в едином цифровом пространстве. Руководители рассматривают документы, выносят резолюции, выдают поручения и контролируют ход их исполнения. Также выстраивается работа с проектами документов: согласование ведется по настроенным правилам обработки документов с четким соблюдением сроков и состава участников.
ООО «Управляющая компания ПРОЕКТ ГРУПП» — российская инжиниринговая компания, выполняющая полный комплекс работ в рамках инфраструктурных проектов нефтегазовой отрасли.
Ключевые направления деятельности компании — проектирование, строительство, реконструкция и обслуживание объектов нефтегазовой инфраструктуры.
Благодаря накопленному опыту, передовым технологиям и стандартам управления ООО «УК ПРОЕКТ ГРУПП» имеет устойчивую репутацию надежного партнера, гарантирующего своевременное выполнение проектов и высокое качество работы. ООО «УК ПРОЕКТ ГРУПП» объединяет в своем составе компании, обладающие производственными и кадровыми ресурсами для реализации масштабных проектов любого уровня сложности.
В связи с большим объемом корреспонденции от контрагентов и служебной переписки по проектам необходимо было внедрить инструмент для отслеживания поступления ответных писем от клиентов. Система должна обеспечить контроль сроков исполнения и согласования документов, а так же организовать бизнес-процессы своевременного и прозрачного взаимодействия между подразделениями.
Систему электронного документооборота решено строить на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП».
В качестве компании-интегратора приглашен «1С-Рарус», как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем, имеющий сертификат по системе менеджмента качества IS0 9001:2015.
Использование новой учетной системы 1С Документооборот КОРП позволило решить такие учетные задачи, как
- Делопроизводство;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Обработки документов;
- Проекты.
В ходе проекта специалистами «1С-Рарус» выполнены следующие работы:
- Оказаны консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- Осуществлен сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Выполнено планирование этапов работ, составлен календарный план работ;
- Созданы интерфейсы и наборы прав пользователей;
- Осуществлена техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации;
- Выполнены начальные настройки программы для начала ведения учета;
- Проведено обучение групп пользователей и администратора системы.;
- Разработаны ролевые инструкции по настроенным процессам.
Обеспечена возможность обработки документов полностью в электронном виде с использованием ЭП. При автоматизации учтены требования и правила работы Заказчика. Настроены нумераторы для регистрации документов разных видов. Предусмотрено уведомление о событиях системы на почту участникам процесса согласования документов. Настроен мониторинг и уведомление пользователей о необходимых действиях с объектами системы. Работы проведены с использованием типового функционала с минимальной адаптацией через расширение конфигурации.
В результате использования новой системы электронного документооборота вся корреспонденция и служебная переписка компании регистрируются в едином цифровом пространстве. Руководители рассматривают документы, выносят резолюции, выдают поручения и контролируют ход их исполнения. Аналогичным образом выстраивается работа с проектами документов: согласование ведется по настроенным правилам обработки документов с четким соблюдением сроков и состава участников.
