В результате внедрения системы учета на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизированы все документопотоки АНО «РЧК». Реализованы гибкие инструменты для установки сроков работ по документам. АНО «РЧК» располагает автоматизированными инструментами взаимодействий между сотрудниками организации, также создан единый архив. Охвачены задачи не только общего делопроизводства, но и другие важные направления, такие как закупочная деятельность и кадровый документооборот
Основная цель АНО «Развитие человеческого капитала» — создание и развитие в городе Москве инфраструктуры для профнавигации молодежи в инновационном секторе экономики города, включая поддержку создания и развития площадок профессиональной ориентации, досугово-образовательных комплексов, детских технопарков, профнавигационной онлайн-платформы, направленной на оказание помощи в выборе профессии.
В связи с наличием большого объема сложноструктурированной документации АНО «Развитие человеческого капитала» (далее АНО «РЧК») приняло решение о внедрении унифицированного инструмента для подготовки, учета и контроля исполнения документов в соответствии со спецификой бизнес-процессов АНО «РЧК».
Исполнителем проекта определен «1C-Papyc», как высокопрофессиональный и надежный партнер, обладающий большим опытом автоматизации учетных систем «1С:Предприятие 8», имеющий сертификат по системе менеджмента качества ISO 9001:2015.
Для реализации поставленных задач специалистами «1С-Рарус» в качестве базиса предложен программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП, ред. 3.0».
В ходе реализации проекта экспертами «1С-Рарус» проведено двухэтапное обследование всех документопотоков АНО «РЧК», сформирован перечень пользовательских и бизнес-требований. На основе собранной информации проведено проектирование решения с учетом необходимых синхронизаций и обменов данными с другими используемыми в АНО «РЧК» учетными системами.
Настроены документы с учетом тематик по отдельным видам, реализованы обработки документов с разными составами согласующих и этапностью прохождения в зависимости от определенных условий. Учтены все возможные вариации обработки документов.
Доработан механизм бесшовной интеграции с конфигурацией «Зарплата и Управление Персоналом», в частности реализован сквозной процесс подготовки и выпуска кадровых документов в интегрируемых системах.
Разработан автоматизированный инструмент для мониторинга сроков отпусков и информирования заинтересованных сторон, с принудительным формированием необходимых документов и запуском их в обработку.
Модифицирован механизм синхронизации данных с конфигурацией «Зарплата и Управление Персоналом».
Разработан инструмент для сбора виз по обходным листам.
Доработан и настроен функционал для работы с закупками. Предусмотрено формирование и согласование комплектов закупочной документации. Доработан механизм согласования документов в режиме замечаний для работы с комплектами документов. Предусмотрен процесс согласования с вариативным составом согласующих и возможностью добавлять согласующих на любом этапе согласования. Модифицирован механизм для исполнения контрольной функции доработки документов инициаторами и состава участников повторных кругов согласований Управлением организации и проведения закупок. Разработан «мастер действий» для формирования и запуска в обработку комплектов закупочной документации с целью исключения необходимости переходов сотрудников между объектами и сокращения пользовательских ошибок.
Предусмотрена работа с договорами в зависимости от разных источников финансирования. Реализована автоматическая корректировка внешнего вида карточки договора, доработаны дополнительные реквизиты, создан функционал для учета этапных договоров с контролем исполнения по этапам. Реализован функционал для автоматического отслеживания исполнения договоров по состояниям и срокам с автоматической инициацией различных процедур Заказчика, в том числе претензионной деятельности.
Разработан веб сервис для передачи данных по заключенным договорам в «1С:Рарус НКО».
Реализована первоначальная загрузка номенклатуры дел:
Разработана внешняя обработка для загрузки данных номенклатуры дел из Excel файла. Специально подготовленный файл содержал в себе нормированные данные в необходимых колонках текущей номенклатуры дел Организации. Данные автоматически загружены в соответствующие реквизиты записей справочника «Номенклатура дел», разработана автоматическая простановка дополнительного признака в номенклатуре.
Выполнена синхронизация сотрудников и их физ. лиц, подразделений, должностей. Учет уволенных и принятых сотрудников в «Зарплата и Управление Перосналом»: разработана внешняя обработка первоначальной загрузки сотрудников, подразделений, должностей из «Зарплата и Управление Перосналом» в «1С:Документооборот 8 КОРП» через OData, которая работает в интерактивном и автоматическом режиме.
Выполнена выгрузка и загрузка контрагентов из «1С:Рарус НКО»
Разработана внешняя обработка, которая реализовывала первоначальную загрузку контрагентов в «1С:Документооборот 8 КОРП» из «1С:Рарус НКО». Данные контрагентов получены средствами интеграции.
Проведено групповое обучение персонала заказчика, как профильных по направлениям деятельности, так и общих по возможностям системы.
Внедрение новой системы учета позволило автоматизировать такие функциональные задачи, как:
-
Делопроизводство;
-
Учет и хранение документов;
-
Ведение номенклатуры дел;
-
Учет и контроль исполнения поручений;
-
Учет договоров;
-
Претензионная работа;
-
Подготовка и учет организационно-распорядительных документов по основной деятельности;
-
Кадровый документооборот с интеграцией — в «Зарплата и Управление Персоналом»;
-
Подготовка закупочной документации и контроль взаимодействия с контрагентами;
-
Работа с информационно-справочными документами.
В результате внедрения системы учета 1С Документооборот КОРП автоматизированы все документопотоки АНО «РЧК». Реализованы гибкие инструменты для установки сроков работ по документам. АНО «РЧК» располагает автоматизированными инструментами взаимодействий между сотрудниками организации, также создан единый архив. Охвачены задачи не только общего делопроизводства, но и другие важные направления, такие как закупочная деятельность и кадровый документооборот.
