«1С-Рарус» выполнил проект внедрения современной системы электронного документооборота в ТФОМС АСТРАХАНСКОЙ ОБЛАСТИ. В результате внедрения «1С:Документооборот государственного учреждения 8» создана единая база данных хранения и учета документов, структурирован процесс движения документов в ТФОМС АО.
В 1993 г был создан Астраханский областной территориальный фонд обязательного медицинского страхования для реализации государственной политики в области обязательного медицинского страхования как составной части государственного социального страхования.
Задача системы обязательного медицинского страхования — обеспечение прав граждан на получение доступной и качественной медицинской помощи за счет гарантированного и целевого источника финансирования, каким являются средства обязательного медицинского страхования.
Обязательное медицинское страхование в Астраханской области — социально значимая отрасль, стоящая на страже здоровья населения, гарантирующая право граждан на бесплатную медицинскую помощь.
Цель проекта:
Создание современной системы электронного документооборота, позволяющей повысить эффективность работы с документацией в электронном виде и систематизировать электронное хранилище данных.
Требования к системе:
Новая система должна полностью заместить ранее используемую программу, необходимо обеспечить полный перенос данных справочников, учетных данных и файлов документов, зарегистрированных в системе в 2024 году.
Прекращение развития и поддержки раннее используемой учетной системы поставило перед руководством Фонда задачу внедрения современной ECM-системы на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 8».
Новая ИТ-система должна реализовать комплексное решение широкого спектра задач автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.
В качестве компании-интегратора приглашен «1С-Рарус», имеющий большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8». Интегратор сертифицирован по системе менеджмента качества ISO 9001:2015, имеет статус Центра компетенции по документообороту фирмы «1С».
В ходе проекта специалистами «1С-Рарус» выполнены следующие работы:
- Проведен анализ и оптимизация бизнес-процессов работы с документами в Фонде.
- Настроены обработки в системе.
- Осуществлена миграция исторических данных за 2024 год из ранее используемой системы Заказчика. Для решения поставленной задачи специалистами «1С-Рарус» разработано расширение конфигурации «1С:Документооборот государственного учреждения». Для получения данных из ранее используемой системы использовано подключение к базе данных системы с помощью компоненты «ADODB.Connection» и выполнение запросов TSQL к базе данных. В процессе импорта в новую систему успешно перенесены все записи справочников. Строгий порядок загрузки данных позволил сохранить ссылочную целостность объектов системы.
- Проведено очное обучение сотрудников Фонда в формате тематических инструктажей по автоматизированным документопотокам.
- Разработаны инструкции для пользователей и администраторов СЭД.
- Проведено консультирование пользователей, сопровождение тестовой и опытной эксплуатации.
В настоящее время осуществляется консультирование пользователей по методическим и техническим вопросам работы с программой 1С Документооборот государственного учреждения.
Автоматизирована работа по следующим операциям:
- обработка входящих документов;
- обработка исходящих документов;
- обработка служебных записок;
- обработка обращений граждан;
- обработка приказов;
- обработка распоряжений;
- рассмотрение документов;
- доведение поступивших и внутренних документов с резолюцией до исполнителей;
- исполнение резолюций;
- контроль исполнения резолюций;
- визуализация документов с ЭП;
- согласование и подписание документов/реестров документов;
- поиск и формирование комплектов документов (связи документов);
- использование ЭП;
- формирование отчетности.
Используется следующие функциональные участки системы:
- Учет и хранение входящих, исходящих, внутренних (служебные записки, приказы, распоряжения, прочие) документов;
- Работа с обращениями граждан;
- Ведение номенклатуры дел;
- Согласование и подписание документов;
- Учет и контроль исполнения поручений.
Результаты проекта:
В результате внедрения новой системы на базе «1С:Документооборот государственного учреждения 8» создана единая база данных хранения и учета документов, структурирован процесс движения документов в ТФОМС АО.
Использование ИТ-системы позволяет руководству рассматривать, согласовывать, рецензировать и утверждать документы. Существенно сокращено время на создание задач, вынос резолюций, отправку и контроль поручений по документам. Сотрудники оперативно выполняют должностные задачи, обмениваются документами и информацией, реализована совместная работа с документами.
