«1С-Рарус» совместно с «ОЦРВ» разработали систему управления автотракторным парком на базе «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». Система нацелена на повышение эффективности эксплуатации 29 500 транспортных средств РЖД и контроля оказания автотранспортных услуг внешними исполнителями.
Функциональным заказчиком проекта автоматизации выступил Центр управления автотранспортом — структурное подразделение ОАО «РЖД».
Под управлением подразделений ОАО «РЖД» находится 29 500 единиц легкового, грузового, грузопассажирского автотранспорта, автобусов, а также крупнотоннажной и спецтехники для регламентных и аварийных производственных работ.
Ранее управление собственным парком и электронный документооборот с внешними контрагентами были организованы в зарубежной ERP-системе. В рамках импортозамещения стартовал проект перехода на отечественное отраслевое решение для управления финансами и ресурсами, а также контроля передачи в аренду транспортных средств.
По результатам проведенного конкурса основой для построения единой корпоративной системы управления финансами и ресурсами, а также контроля передачи в аренду транспортных средств выбран программный продукт «1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом ПРОФ» разработки компании «1С-Рарус».
Исполнителями проекта выступили ООО «ОЦРВ» совместно с компанией «1С-Рарус».
В ходе проекта выполнены следующие работы:
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- Продажа выбранных программных продуктов;
- Доставка программных продуктов в офис заказчика;
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика;
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
- Методическое обеспечение и Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации:ООО «ОЦРВ» совместно с компанией «1С-Рарус» выполнили настройки типовой конфигурации согласно требованиям Заказчика.
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей;
- Интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия»;
- Начальные настройки программы для начала ведения учета;
- Обучение в группе в офисе заказчика;
- Установка и настройка серверов, рабочих станций и периферийного оборудования.
Внедренные подсистемы:
- ведение карточек транспортных средств;
- ведение и учет путевых листов;
- электронный обмен данными с внешними исполнителями по договорам оказания автотранспортных услуг;
- управление автопарком;
- сводная отчетность.
- Повысилась достоверность и полнота данных для учета автотранспорта собственности ОАО «РЖД», как находящегося в самостоятельном оперировании подразделениями РЖД, так и переданного в аренду. Внедрение системы позволяет осуществлять эффективный мониторинг и управление транспортным парком, обеспечивая принятие обоснованных и своевременных управленческих решений.
- «1С:Управление автотранспортом» помогает контролировать полноту и достоверность объемов оказанных внешними исполнителями услуг для нужд РЖД. Это минимизирует риски и финансовые расходы, а также значительно облегчает операционную нагрузку и позволяет сосредоточиться на основных бизнес-процессах.
- Переход на электронный технологический документооборот позволил минимизировать бумажную работу. Интеграция системы управления автотранспортом с решениями внешних исполнителей способствует высокой оперативности аутсорсинговой работы.
- Внедрение системы электронных подписей упростило процесс подтверждения оказанных услуг и сверки данных, обеспечив более точное формирование бухгалтерских актов и выставление счетов.
- Настроена передача информации в рамках самостоятельной эксплуатации техники и выдачи путевых листов. Из путевых листов данные о расходе топлива передаются в учетные системы для автоматического формирования акта на списание материальных ценностей.
- Ускорен процесс оказания автотранспортных услуг за счет автоматизации подачи заявок. Ведение учета путевых листов в единой системе позволяет автоматически генерировать отчеты о работе автотракторной техники, включая пробег, время работы, расход ГСМ, статистику по технике, переданной в аренду и объемы оказанных автотранспортных услуг.
- Создан блок расчета отклонений фактического наличия техники от ее нормативного количества в подразделениях РЖД, который позволяет ответить на вопросы: сколько техники должно быть в предприятии согласно утвержденным нормативам, какой парк подлежит обновлению в отчетном периоде и в среднесрочной перспективе, и как найти баланс между использованием собственного автопарка и привлечением сторонних услуг. Упрощены процессы анализа эффективности использования автопарка и выявления неиспользуемых ресурсов.
- Реализован строгий учет и контроль объемов оказанных услуг. В систему управления автотранспортом поступает информация от внешних исполнителей по оказанным услугам через талоны заказчика и малые технологические акты. Система помогает центрам ответственности по управлению автопарком верифицировать эти данные с объемами оказанных услуг, принятых к бухгалтерскому учету.
- В системе настроены справочники тарификации оказанных услуг для 16 региональных железных дорог. Реализовано автоматическое отслеживание: корректности применения тарифов в малых технологических актах оказанных услуг; соответствия типов техники, указанных в заявках, тем услугам, что были фактически оказаны. Выявление ошибок применения тарифов на стадии подписания талонов заказчика позволяет экономить средства, не оплачивая некорректно выставленные услуги.
- Сокращены затраты на формирование регламентированной и управленческой отчетности. Информация собирается линейными подразделениями, которые являются балансодержателями техники, и иерархически структурируется до регионального уровня, филиала, полигона железной дороги и ОАО «РЖД» в целом. Система значительно ускорила процессы и сократила затраты на обработку данных, что упростило составление сводных отчетов на всех уровнях управления.
- На 10% оптимизировано количество транспортных единиц в автопарке РЖД с момента запуска системы транспортного аутсорсинга и электронного технологического документооборота. Значительно сокращены расходы на содержание автопарка, техническое обслуживание и ремонты, налоговые отчисления, что позволяет направлять сэкономленные средства на модернизацию инфраструктуры и повышение качества автотранспортных услуг.
