Для автоматизации договорной работы ООО «ФФБ» использует систему электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП». Специалистами «1С-Рарус» выполнен комплекс работ по внедрению новой ИТ-системы. В результате сократилось время на согласование договорных документов на 20%.
ООО «ФФБ» — современное высокотехнологичное индустриальное производство. Компания производит более 30 тысяч тонн продукции в год. Клиентами являются большинство федеральных и региональных торговых сетей. Компания развивает производство, создает собственную рецептуру, формируем программы поддержки и развития для партнеров.
Для автоматизации договорной работы согласно внутреннему регламенту компании руководство ООО «ФФБ» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота.
В качестве компании-интегратора приглашен «1С-Рарус», имеющий большой опыт автоматизации учета на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8». Интегратор сертифицирован по системе менеджмента качества ISO 9001:2015, имеет статус Центра компетенции по документообороту фирмы «1С».
Было принято решение строить единую систему электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП, ред. 3.0».
Ранее в компании не использовалась единая система ведения договорной работы, применялись электронные таблицы и электронная почта. Не обеспечивалась оперативность согласования договорных документов, было недостаточно коммуникаций участников согласования договорных документов.
В ходе проекта специалистами «1С-Рарус» выполнены следующие работы:
- Сбор функциональных требований и требований к интеграции. На этапе сбора требований выявлены функциональные разрывы типовой конфигурации и предъявляемых требований Заказчика к целевой информационной системе.
- Формирование проектной документации. На основании согласованных требований создана проектная документация, включающая техническое задание на доработку конфигурации;
- Настройка и доработка информационной системы: реализованы настройки позволяющие автоматизировать процесс работы с договорными документами:
- Подготовка проекта договорного документа;
- Отправка договора на согласование;
- Согласование договора, настройка маршрутов согласования исходя из различных условий;
- Обработка результатов согласования;
- Обеспечение подписания договора руководителем;
- Подписание документа контрагентом
- Регистрация договора;
- Создание и дозаполнения договора в «1С:ERP Управление предприятием» с помощью настройки бесшовной интеграции.
- Реализован обработчик копирования файла, который для Дополнительных Соглашений и приложений к договору:
- Находит связанный договор.
- Создает копии карточек файлов с признаком «Скан-копия оригинала» (из числа файлов, прикрепленных к договору) и прикрепляет эти копии к карточке доп. соглашения / приложения к договору. При этом файл на диске не дублируется. Копия карточки файла содержит ссылку на первичный файл.
- Выполнена настройка бесшовной интеграции с «1С:ERP Управление предприятием».
- Проведены приемо-сдаточные испытания;
- Разработаны инструкции, проведена подготовка к опытно-промышленной эксплуатации (ОПЭ);
- Проведено обучение пользователей;
- Проведена опытно-промышленная эксплуатация. Выполнена первоначальная настройка системы.
- Учет и хранение документов;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Учет договоров.
Автоматизирована деятельность административно-хозйственного отдела, отдела материально-технического снабжения, коммерческого блока, финансово-кредитного отдела, администрации офиса, блока управления персоналом, склада, технической службы, отдела логистики, отдела автоматизированных систем управления, юридического блока, отдела методологии бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерии и администрации завода, отдела по работе с персоналом, бухгалтерии офиса, отдела главного технолога и отдела контроля качества и аудита.
В результате внедрения ИТ-системы на базе 1С Документооборот КОРП сократилось время на согласование договорных документов на 20%.
