Volvo Group – один из крупнейших в мире производителей грузовых автомобилей Volvo Trucks), автобусов (Volvo Buses) и строительной техники (Volvo Construction Equipment), занимающий также лидирующие позиции в производстве судовых и промышленных силовых установок (Volvo Penta).
Volvo Construction Equipment (Volvo CE) предлагает большой спектр качественного, безопасного и экологичного дорожно-строительного оборудования, эффективную сеть сервиса и широкий набор услуг в области финансирования, лизинга и поставок подержанной техники. Продуктовая линейка включает более 150 различных моделей техники. Производственные мощности компании располагаются в Швеции, Германии, Франции, США, Канаде, Бразилии, России и Корее.
В России Volvo Group представлена с 1998 года компанией-импортером «Вольво Восток». В ее структуру входит подразделение по импорту строительной и дорожной техники. Продажи и сервис техники в России организованы через независимого дилера «Ферронордик Машины». В Россию поставляется свыше 80 моделей техники и навесного оборудования к ней: гусеничные и колесные экскаваторы, экскаваторы-погрузчики, трубоукладчики, асфальтоукладчики, дорожные катки, сочлененные самосвалы, фронтальные погрузчики, и др. Эта техника находит свое применение в строительстве, дорожном строительстве, горнодобывающей промышленности, в сельском и лесном хозяйстве и других отраслях.
Российскому подразделению Volvo CE необходимо поддерживать непрерывное взаимодействие со своим основным дилером, ежедневно получая и обрабатывая заказы на технику. Требуется оперативно составлять и отправлять заявки заводам-производителям и отслеживать статус выполнения заказов, своевременно уведомляя дилера о важных событиях и датах. Volvo CE необходимо контролировать весь процесс доставки изготовленной техники в Россию, занимаясь ее оформлением на таможне и размещая затем на складе временного хранения. После прибытия техники требуется передать ее дилеру, оформив все необходимые документы и рассчитав стоимость заказа и условия его оплаты.
Необходимо отметить, что «Ферронордик Машины» успешно использует систему «Альфа-Авто», которая отлично зарекомендовала себя в работе. Руководство Volvo CE в России приняло решение перенять положительный опыт у своего дилера. Программа «Альфа-Авто: Автосалон + Автосервис + Автозапчасти» была выбрана для автоматизации оперативных и управленческих задач. На старте проекта решение успешно прошло необходимую сертификацию в ИТ-службе Volvo на предмет совместимости с корпоративной системой холдинга.
Выполнение проектных работ доверили команде «1С-Рарус», которая организовала в «Альфа-Авто» работу сотрудников Volvo CE: менеджеров по заказам, логистов, бухгалтеров, кредитных контролеров и бизнес-контролера, руководителей.
Ключевые итоги проекта
«Альфа-Авто» помогает российскому подразделению Volvo CE импортировать до 2 тысяч единиц техники ежегодно, исключив недоразумения при принятии и оформлении заказов, организовав прозрачный контроль доставки товаров и точный расчет стоимости заказов для дилера. Компания исключила использование в работе объемных таблиц.
Сегодня все заказы, полученные от дилера, загружаются в новую систему в автоматическом режиме, не теряются и оперативно обрабатываются специалистами Volvo. В системе отражаются все данные о заказываемой технике: количество, наименование, необходимые характеристики. Каждый такой заказ проходит оценку в системе, уточняется его корректность, происходит предварительный расчет себестоимости техники. Сокращено время на получение и проверку заказов.
Интеграция с корпоративной системой Volvo позволяет отправлять заказы в производство и контролировать сроки их выполнения. Одновременно с тем, система «Альфа-Авто» помогает формировать отчеты для дилера по датам производства. Иногда на производство машин требуется свыше полугода, а благодаря внедренному решению компания получила возможность видеть общую картину по состоянию заказов и доставок в любой момент времени.
Контроль доставки техники в Россию осуществляют специалисты компании по логистике. Они своевременно отслеживают перемещения готовой продукции, ее прибытие на таможню, контролируют оформление заказов и сроки доставки на склады в России. Система помогает организовать оформление всех документов на технику, определять таможенную пошлину, НДС, утилизационный сбор, контролировать использование услуг брокеров по оформлению. В системе также рассчитывается стоимость услуг по доставке, оформлению и хранению на складе.
Пока размещенная на складах временного хранения техника дожидается представителя дилера, сотрудники Volvo CE с помощью системы формируют пакет необходимых сопровождающих продажу документов и рассчитывают финальную стоимость товара, которая складывается из нескольких составляющих. «Альфа-Авто» позволяет учитывать различные финансовые схемы работы с дилером, в том числе соблюдение корпоративных стандартов ценообразования, а также предоставление сложных скидок. Гарантирована максимальная прозрачность данных и корректность документов и расчетов. Вся документация оформляется в разы быстрее.
Информация по платежам от дилера автоматически поступает в систему, где ее проверяют финансовые контролеры. Компании это позволяет вести точные взаиморасчеты с дилером и не допускать превышения кредитных лимитов по договорам. Система помогает руководству контролировать результаты продаж, анализировать прибыль, наценку и объем предоставленных скидок. Отчет, который ранее формировался в таблицах много часов из-за анализа данных из нескольких систем, сегодня генерируется за пару минут.
Внедрение решения на базе «Альфа-Авто: Автосалон + Автосервис + Автозапчасти» позволило повысить эффективность процесса импорта и продаж строительной техники Volvo на территории РФ. Завершив проект, мы добились исключения фрагментации данных в разных источниках, исключили потребность дублирования информации, ускорили документооборот и улучшили управленческий учет. Работа в единой системе позволяет каждому сотруднику получать необходимую для себя информацию: история и текущий статус заказа, сроки его исполнения, уровень рентабельности, анализ продаж и т.д. Стало намного проще вести поиск и отслеживание заказов.
