Проект стал победителем на третьем международном конкурсе «1С:Проект года» в отрасли «Транспорт и логистика». «1С:Проект года» — один из главных конкурсов 1С, в жюри — топ-менеджмент фирмы «1С» и представители крупных компаний. Главная особенность проекта: настройка формирования оперативной и финансовой отчетности в соответствии с требованиями SOX (закон Sarbanes-Oxley, США).
Специалисты «1С-Рарус» внедрили в XPO Logistics — одной из крупнейших международных логистических компаний — решение «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП». Система позволяет в режиме реального времени рассчитывать более 3 000 комплексных тарифов для широкого спектра транспортных услуг. Улучшилось планирование маршрутов, оптимизирована загрузка транспортных средств. Простои транспорта сокращены на 13%, холостой пробег — на 8%. Количество заявок на перевозку выросло на 12%, количество рейсов — на 27%.
XPO Logistics входит в ТОП-10 мировых лидеров управления цепочками грузовых поставок. На предприятии работает 98 000 человек. Головной офис компании расположен в США. В структуре российского представительства — офис в Москве и 9 региональных площадок. Российское отделение оперирует собственным автопарком в 210 крупнотоннажных авто и привлекает ресурсы порядка 300 сторонних перевозчиков.
До 2015 года XPO Logistics специализировалась на грузовых перевозках по FTL-схеме, предполагающей аренду клиентом машины с полной загрузкой. С 2015 года компания развивает новое направление — перевозка сборных грузов (LTL-перевозки). Это помогло расширить клиентскую базу такими компаниями, как Данон, Ашан, Метро и другими ритейлерами с территориально распределенной сетью. Соответственно, увеличился и объем выполняемых заказов. Сегодня компания получает свыше 8 700 заказов и совершает более 3 750 рейсов в месяц.
Для более эффективной работы предприятию стала необходима информационная система, которая обеспечила бы точный расчет себестоимости перевозок на этапе планирования, контроль отклонения от маршрутов и поддержку онлайн-связи с водителями, грузоотправителями и грузополучателями.
Поскольку компания является крупным международным игроком на рынке транспортных услуг с основной локацией в США, необходимо было организовать формирование оперативной и финансовой отчетности в соответствии с требованиями SOX (закон Sarbanes-Oxley, США). Кроме того, новую систему нужно было интегрировать с уже использующимися в XPO Logistics ИТ-решениями на платформе «1С»: «1С:Зарплата и Управление персоналом 8», «1С:Документооборот 8», «1С:Управление производственным предприятием 8».
Новая система «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» была развернута на 370 рабочих местах в отделе транспортных операций, отделе эксплуатации транспорта, отделе финансового анализа, бухгалтерии, отделе по работе с персоналом и отделе по работе с рекламациями.
Ключевые результаты:
- Автоматизация расчетов свыше 3 000 комплексных тарифов для широкого спектра транспортных услуг как для клиентов, так и для подрядчиков. Это позволило полностью исключить человеческий фактор при тарификации заказов, снизить количество ошибок. Обработка заказов ускорилась. Организован оперативный контроль счетов, выставляемых подрядчиками, что снижает риски несанкционированных оплат. Общее количество тарифов выросло на 7%, а выручка увеличилась на 12%, что свидетельствует об эффективном развитии бизнеса по новым направлениям перевозок.
- Возможность проведения расчета плановой себестоимости транспортных услуг на этапе планирования рейсов. Это позволяет оптимизировать распределение транспортных средств по заказам и способствует увеличению рентабельности перевозок.
- Оптимизация работы отделов транспортных операций и эксплуатации транспорта. Сотрудники отдела транспортных операций (более 70 пользователей в региональных офисах) тратят меньше времени на планирование маршрутов, распределение загрузки водителей и транспортных средств. В итоге простои транспорта сокращены на 13%, пустые рейсы — на 8%. При этом количество входящих заявок на перевозку выросло на 12%, а количество рейсов удалось увеличить на 27%.
- Настройка онлайн-связи сотрудников офиса с водителями. Задания водителям можно передавать с помощью СМС оповещений. Это помогает контролировать работу водителей на рейсах и своевременно реагировать на все внеплановые ситуации — дорожно-транспортные происшествия, вынужденные отклонения, замены транспортного средства.
- Возможность для клиентов компании работать в общей информационной системе «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП»: клиент может прямо в системе разместить заявку на перевозку груза, проконтролировать ее выполнение, сформировать соответствующий отчет.
- Автоматизация учета доходов и расходов по направлениям перевозок, в т. ч. и по мультимодальным заказам. Данные о доходах теперь рассчитываются за полную цепочку перевозки, без дробления на отдельные участки, сбор затрат — за каждый этап перевозки отдельно. Это позволяет анализировать финансовый результат выполненных рейсов с детализацией до каждого этапа рейса, маршрута, автомобиля.
- Приведение бизнес-процессов компании в соответствие требованиям стандарта SOX в части разграничения прав доступа. Проведенный аудит показал, что система «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» полностью соответствуют требованиям SOX: настроено разграничение прав доступа, при котором только сотрудникам, ответственным за конкретную область работы, будут доступны соответствующие данные, что позволяет исключить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации или информации, не входящей в функционал сотрудника.
- Интеграция «1С:Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом КОРП» с другими информационными системами компании помогла оптимизировать работу бухгалтерии и финансового отдела. Обеспечен точный расчет финансового результата, сокращен бумажный поток документов, ускорилось закрытие отчетного периода. Это стало возможным также благодаря изменению момента принятия условных доходов и расходов — ранее условные доходы и расходы формировались в момент загрузки автомобиля, теперь — в момент разгрузки.
«Мы довольны работой с командой „1С-Рарус“! Коллеги погрузились и вникли в специфику, не испугались объема реинжиниринга и изменений, случившихся в разгар проекта, учли требования. Мы продолжаем сотрудничество, доверяя «1С-Рарус» сопровождение внедренного решения», — отмечает Дарья Семенцова, руководитель проекта автоматизации со стороны XPO Logistics Fresh.
«Сейчас мы планируем развивать систему, дорабатывать некоторые детали. Начальный период эксплуатации показал, что мы на верном пути, у нас есть действительно хороший инструмент. С удовольствием продолжим работу с командой „1С-Рарус“», — рассказывает Владимир Морозов, менеджер проекта со стороны XPO Logistics Fresh.
