Казанский офис «1С-Рарус» внедрил систему «1С:Документооборот» в группе компаний АО «ММЗ Вперед». Система электронного документооборота охватила более 800 рабочих мест. В результате объем бумажного документооборота сокращен на 90%. Согласование документов ускорилось в 2,5 раза.
Группа компаний АО «Московский машиностроительный завод Вперед» (ММЗ «Вперед») — лидер в производстве рулевых винтов и лопастей к ним для вертолетов семейства «Ми». В структуре группы — заводы «ОКБ Кристалл», «Вимант», «Солнечногорский Механический завод» и «АВЭКС», которые занимаются разработкой, производством, реализацией, сопровождением, гарантийным и сервисным обслуживанием, модернизацией, ремонтом и утилизацией агрегатов авиационных деталей, топливных, гидравлических и электрических систем.
В связи с объединением ряда компаний, близких «ММЗ Вперед», в единый управленческий контур возникла необходимость в унификации, регламентации и повышении прозрачности их бизнес-процессов с последующей автоматизацией. Требовался инструмент, позволяющий осуществлять промежуточный и итоговый контроль состояния документов и задач, управлять развитием бизнес-процессов и предоставлять руководству информацию для оперативного принятия управленческих решений.
Важными задачами также стали оптимизация процессов казначейства и повышение прозрачности процессов ремонта агрегатов. Руководство группы компаний АО «ММЗ Вперед» инициировало проект по созданию современной системы электронного документооборота, которая позволила бы повысить эффективность совместной работы специалистов разных подразделений, сократить время на согласование документов, обеспечить их сохранность.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Документооборот 8». Партнером по внедрению стал казанский офис «1С-Рарус».
Автоматизировано более 800 рабочих мест на предприятиях группы компаний АО «ММЗ Вперед»: АО «ОКБ Кристалл»; ООО «МФ Вимант»; АО «Солнечногорский Механический завод»; АО «АВЭКС».
Ключевые итоги проекта
- Организован оперативный учет и хранение документов: входящей и исходящей корреспонденции, договоров, дополнительных соглашений, спецификаций. Автоматизирована работа с организационно-распорядительными и внутренними документами, первичной финансовой и бухгалтерской информацией. На 90% удалось отказаться от использования бумажного документооборота, что позволило снизить риски ошибок пользователей, повысить скорость работы и сформировать структурированный электронный архив с развитой системой поиска. Появилась возможность штрихкодирования и использования поточного сканирования документов.
- Разработаны регламенты и стандартизированы действия пользователей при работе с документами. Это ускорило обработку документов и стартовое обучение вновь принятых сотрудников благодаря созданию базы знаний. В среднем сроки согласования документов сократились в 2,5 раза.
- Созданы инструменты контроля и анализа исполнения поручений для руководителей предприятия. Удалось отказаться от ведения бумажных журналов, в которых вручную фиксировались поставленные задачи. Разработан электронный реестр исходящих поручений, включающий в себя информацию о сроках исполнения, ответственных сотрудниках, статусах работ по каждому поручению. Теперь можно оперативно сформировать отчет о загрузке сотрудников, соотношении исполненных и неисполненных поручений (в том числе выполненных с нарушением срока). Это позволило существенно повысить исполнительскую дисциплину в коллективе.
- Разработанная подсистема «Казначейство» на базе 1С:Документооборот позволила снизить нагрузку на финансовый отдел, повысить качество контроля и планирования бюджета. Пользователи получили возможность работать в единой системе как при согласовании заявок на расходование денежных средств, так и при их оплате. Существенно повысилась оперативность согласования и исполнения платежей благодаря тому, что заявка содержит исчерпывающую информацию, в том числе документы-основания для подтверждения оплаты. Это качественно повышает платежную дисциплину на предприятии.
- В системе электронного документооборота ежедневно формируется реестр платежей, куда автоматически попадают все утвержденные, но не оплаченные заявки. 1С:Документооборот интегрирован с учетной системой. По итогам согласования реестра путем бесшовного обмена создаются и оплачиваются платежные поручения. Для осуществления расчетов в рамках государственного оборонного заказа система позволяет выгружать подтверждающие документы-основания в архив для предоставления в уполномоченный банк.
На базе 1С:Документооборот разработана система управления ремонтами, которая позволяет оформлять заявки на текущий или капитальный ремонт авиационного агрегата, а также отслеживать и контролировать их исполнение. Информация с сайта передается в 1С:Документооборот, где автоматически создается задача куратору ремонтных процессов с вложенной в нее заявкой. При поступлении агрегата на склад сотрудник соответствующей службы заполняет карточку проекта ремонта и указывает ключевую информацию: имя и контакты руководителя проекта, заказчика, плановую дату начала и завершения, состояние, состав проектной команды, номер изделия т. д. Все дальнейшие этапы выполнения ремонтных работ также автоматизированы для клиентов.
