Как настроить модуль «Раздельный учет госзаказа и коммерции» в отеле за 3 шага

Модуль «Раздельный учет госзаказа и коммерческой деятельности» предназначен для тех гостиниц и отелей, которым необходимо вести раздельный учет и получать аналитику по госзаказу и коммерческим размещениям.

Настройка модуля для работы

Для работы с госзаказами в 1С-Рарус:Управление отелем нужен дополнительный модуль «Раздельный учет госзаказа и коммерческой деятельности».

После его активации, на сервере СЛК он будет отображается как «Версия 5 (Госзаказ)».

Чтобы его использовать, необходимо включить функциональную настройку «Использовать госзаказы»:

Вкладка «Управление отелем» — Настройки «Еще больше возможностей», раскрыть вкладку «Управление отелем» — «Общие настройки» и поставить галочку «Использовать госзаказ».

После этого, уже можно переходить к настройкам подразделения.

Вкладка «Управление отелем» — «Подразделения».

Из списка подразделений выбрать нужное и открыть его: двойным щелчком мышки, либо п. к. м — Изменить.

Обратите внимание, что Тип подразделения должен быть указан Гостиница, или Гостиница и зона турникетов.

Затем необходимо перейти по гиперссылке «Настройки подразделения» в блок «Проживание» и указать Использовать госзаказы — ДА.

Чтобы изменения применились, перейти в Основное — Записать.

После этого, по гиперссылке «Номерной фонд» выбрать номер из списка и открыть его двойным щелчком мышки, либо п. к. м — Изменить.

Далее, по гиперссылке «Госзаказ» создать документ перевода номера.

Если номер ранее не был в госзаказе, то список документов будет пуст.

После того, как нажали на кнопку «Создать», откроется форма документа для перевода номера, где нужно указать период, на который номер переводится в госзаказ и нажать Провести и закрыть.

Теперь появилась запись, которая показывает, что данный номер будет находиться в госзаказе с 1 по 10 июля.

Сформируем отчет по Загруженности номеров и посмотрим, как в базе будет отображаться этот номер.

Вкладка «Управление отелем» — блок «Аналитика» — «Отчеты» — «Загруженность по номерам».

В настройках отчета указываем подразделение, период, устанавливаем фильтр* по  Номер размещения, настраиваем группировку по строкам**: поднимаем вверх строку «Признак коммерции».

* настройка фильтра по размещению.

После этого в Фильтре выбрать номер из списка.

** настройка группировки строк по Признак коммерции:

Теперь можно сформировать отчет.

Отчет был сформирован за период «Июль» и мы видим, что в Госзаказе номер с 1 по 10 июля, а в коммерции — с 11 по 31 июля.

Бронирование\размещение в разрезе гос. заказа и коммерции, работа с АРМами

Настройка признака «Госзаказа » или коммерции присутствует в самих документах Бронирование\Размещение.

При Бронировании\Размещении она включается автоматически, если по настройкам номерного фонда номер находится в Госзаказе (на первый день бронирования\проживания). Но при необходимости эту настройку можно менять, например, если нужно сделать коммерческую бронь в номер, который находится в госзаказе.

Рассмотрим пример размещения в коммерческий номер брони по Гос. заказу.

Как видим, номер к113 не переведен в Госзаказ.

Поэтому, при Бронировании признак «Госзаказ» — отключен.

Но мы можем его вручную включить.

При таком размещении в отчете по Загрузке номерного фонда номер будет отображаться как коммерческий (потому что в параметрах номерного фонда нет записи, переводящей этот номер в Госзаказ), но в отчетах по платежам, продажам и истории проживания — эти суммы пойдут по признаку «Госзаказ».

В групповой брони настройка вынесена на форму с Основными реквизитами и является общей для всей брони. Такая бронь может быть либо полностью Госзаказом, либо полностью коммерческой.

Во всех АРМах можно включить фильтр по признаку «Коммерция» или «Госзаказ».

АРМ Бронирования (вкладка «Портье» — «Сервис» — «Бронирование»)

В этом АРМе отображается список всех актуальных документов Бронирования.

Этот фильтр выводит список документов «Бронь» у которых был соответствующий признак (Госзаказ или Коммерция). Важно! Признак берется не из номерного фонда, а из документа «Бронирование».

АРМ Гости (вкладка «Портье» — «Сервис» — «Гости»)

Отображается список Гостей, которые проживают в гостинице в данный момент.

Для оптимизации поиска Гостя в этом АРМе имеется огромное количество настроек, часть из которых расположена сверху в виде пиктограмм, а часть скрыта. И так же, как и в АРМе Бронирование» можно включить фильтр по признаку «Коммерция» или «Госзаказ», который также берется из документа размещение (а не из номерного фонда).

АРМ Выезд (вкладка «Портье» — сервис «Выезд» (АРМ))

В АРМе Выезд, как и в предыдущих двух АРМах есть фильтр по коммерческому признаку, который также берется из документа размещения.

АРМ «Шахматка» (вкладка «Портье» — «Сервис» — «Шахматка»)

В этом АРМе отображается состояние номерного фонда гостиницы.

При заданных параметрах Госзаказ выводится список номеров, которые находятся в Госзаказе на текущую дату. Основное отличие с предыдущими АРМами, что фильтр выводит список не по документам, а по номерному фонду (будут отображаться только те номера, у которых в номерном фонде есть записи переводящие их в Госзаказ) на текущий день.

Отчетность в разрезах госзаказа и коммерции

Отчет по оплатам (вкладка «Управление отелем» — «Аналитика» — «Отчеты»)

Данный отчет показывает приемы денежных средств от Гостей.

Детализация взаиморасчетов в разрезе даты, ФИО гостя, типа оплаты и пр. Для группировки по признаку коммерции, нужно поднять строку «Признак коммерции» вверх.

Отчет «История проживания» (вкладка «Управление отелем» — «Аналитика» — «Отчеты»)

В этом отчете выводится информация о проживании гостя с детализацией по ФИО гостя, статус проживания, номеру, тарифу проживания и пр. Так же можно настроить группировку по Признак коммерции, подробнее настройка была описана выше.

Отчет «Анализ продаж» (вкладка «Управление отелем» — «Аналитика» — «Отчеты»)

Отчет показывает суммы начислений и услуг по гостю, с детализацией по дням. В этом отчете так же можно настроить группировку по Признак коммерции, подробнее настройка была описана выше.

Отчет «Загруженность по номерам» (вкладка «Управление отелем» — «Аналитика» — «Отчеты»)

Этот отчет позволяет вывести информацию по имеющимся в отеле номерам в разрезе даты, типа номера, типа размещения и пр. Так же можно группировать по признаку «Коммерции»/«Госзаказ».

Настройка группировки по признаку коммерции была описана выше.

Важно, в этом отчете отображаются номера, которые переведены в Госзаказ в настройках номерного фонда на текущую дату.