Как настроить утверждение документов в Альфа-Авто редакция 6

1. Предназначение подсистемы

Подсистема утверждения предназначена управлением процессом подготовки, согласования и утверждения документов, используемых в бизнес-процессах предприятия.

2. Настройка подсистемы «Утверждения документов»

Рассмотрим настройку и использование подсистемы на примере документа «Заявка на расход денежных средств». В подсистеме «Администрирование» в разделе «Основные параметры системы» заходим в «Настройка параметров учета» на вкладке «Подсистемы и аналитики» включить использование утверждения документов.

Далее переходим по появившейся гиперссылке «Настроить утверждение документов», ищем необходимый нам документ — «Документ.ЗаявкаНаРасходДС» устанавливаем флаги «Использовать» и «Отклонение при отмене проведения».

Далее в подсистеме «Администрирование» в разделе «Управление доступом» заходим в «Персональные права и настройки» выбираем пользователей: Сотрудник, Руководитель, Казначей по очереди, переходим во вкладку «Утверждение документов» ищем документ — «Заявка на расход ДС» и устанавливаем флаги:

• Сотрудник — Подготовлен.
• Руководитель — Согласован, Отклонен.
• Казначей — Утвержден, Отклонен.

3. Бизнес-процесс утверждения документа на примере «Заявки на расход ДС»

В примере рассматривается следующая ситуация: Сотрудник предприятия получает от контрагента-поставщика счет на оплату. Ему необходимо сделать заявку на оплату этого счета, согласовать со своим руководителем и получить утверждение от финансового директора.

Пользователь «Сотрудник», получив счет от поставщика, вводит в программу документ «Счет от поставщика». На основании «Счета от поставщика», создает документ «Заявка на расход ДС», проверяет заполнение и записывает. И переводит документ в статус «Подготовлен». В статусах «Подготовка» и «Подготовлен» доступно редактирование документа.

В форме списка Заявок на расход ДС данная заявка появится:

При попытки проведения пользователем «Сотрудник», будет выведено сообщение: Недостаточно прав для утверждения документов «Заявка на расход ДС», проведение отменено.

Далее к обработке документа приступает «Руководитель». Он может согласовать или отклонить заявку на расход ДС, изменив состояние утверждения. Изменять состояния «Утверждения документов» можно как в списке так и в форме документа.

После согласования "Казначей«может утвердить или отклонить заявку. Утверждение «Заявки на расход ДС» проведет документ.

Если утверждение было отклонено «Руководителем» или «Казначеем», то пользователь настройками «Сотрудник» может открыть документ, но сохранить изменения в статусе «Отклонен» он не сможет. Для редактирования документа, нужно установить статус утверждения «Подготовлен» или «Подготовка», внести корректировки и повторно отправить на согласование.