Как учитывать повторные обращения в автосервис в Альфа-Авто

Что такое «повторное обращение в сервис»?

Владельцу автомобиля не хочется слишком часто ремонтировать свой автомобиль. Если в течение одного-двух месяца автолюбителю пришлось более одного раза приезжать в автосервис — то скорее всего это негативное событие. В целях повышения качества оказания услуг по ремонту, и предотвращения таких повторных обращений — нужно отслеживать их, успокаивать клиента и принимать профилактические меры.

Небольшое описание того, как это работает в Альфа-Авто:

Установка/снятие автоматическая признака происходит: при записи новой заявки на ремонт из формы документа и записи на ремонт; сводного ремонтного заказа — из формы документа и при автоматическом создании на форме документа Заказ-наряда. Признак устанавливается в том случае, когда в программе найдены закрытые заказ-наряды на этот же автомобиль, за пределами срока давности указанного в «Марке», с видами ремонта и автоработами не имеющими признаков «Не учитывать при поиске повторных ремонтов».

Настройка уведомлений доступна из формы элемента подразделения компании.

Право «Изменение признаков повторного обращения в сервис» (находится в группе «Документы — Общие параметры документов — Редактирование документов». При установленном в значение «Истина» праве, пользователю доступно редактирование признака повторного обращения на формах записанных документов.

Обратить внимание при формировании шаблона сообщения для напоминания — его только вводить в текстовом формате. Установка для всех пользователей шаблон, если необходим документ для которого создается шаблон должен соответствовать типу документа в настройке (если надо какие-то данные в шаблоне указать), для СМС — формировать шаблон СМС, для электронного письма — для эл. письма шаблон.

Пример расположения группы полей в форме документа «Заявка на ремонт»:

В форме документа ЗН (записи на ремонт) выведена картинка при установленном признаке в СРЗ — при нажатии на нее открывается форма документа СРЗ:

Как настроить оповещений при повторных обращениях?

1. В карточке «Марки» указываем «Период повторного обращения в сервис (в днях»). Если значение равно 0 — то проверка на повторное обращение не проверяются.
2. В справочнике «Виды ремонта» устанавливаем признак «Не учитывать при поиске повторных ремонтов» для тех видов ремонта, выполнение работ по которым не связано с поломкой автомобиля. Это могут быть такие виды ремонта, как «Предпродажная подготовка».
3. В справочнике «Автоработы» устанавливаем признак «Не учитывать при поиске повторных ремонтов» для тех авторабот, выполнение которых не связано с поломкой автомобиля. Например, «Мойка», «Шиномонтаж», «Техническое обслуживание».
4. Настраиваем уведомления. Удобнее это сделать из карточки «Подразделения компании», перейдя по ссылке «Настройки уведомлений». Для разных подразделений уведомления могут направляться разным пользователям. Уведомления могут отправляться при определении повторного обращения в заявке на ремонт или сводном ремонтном заказе, т. е. в тех документах, где указывается автомобиль. Уведомления могут отправляться по SMS, по электронной почте, или внутри программы «Альфа-Авто» — в виде напоминания. Для оформления письма или SMS можно использовать шаблон. Уведомление можно отправлять сразу при установке признака повторного обращения (флаг «Отправлять сразу») или регламентным заданием.

Как можно организовать обработку повторных обращений в автосервис в Альфа-Авто?

Сервисный консультант оформляет запись на ремонт, сводный ремонтный заказ или заказ-наряд. При записи документа, программа, используя настройки видов ремонта и авторабот — ищет предыдущие закрытые заказ-наряды, с момента закрытия которых не прошло больше дней, чем период указанный для марки. Если такие заказ-наряды найдены — то в документе автоматически устанавливается признак повторного ремонта. В заказ-наряде он отображается пиктограммой, слева от поля «Сводный заказ».

При установке признака автоматически отправляется уведомление ответственному специалисту, по контактным данным, указанным в настройках уведомлений. Ответственный специалист проводит анализ ситуации, по результатам анализа он может зарегистрировать жалобу или заметку.

Если в результате проведенного анализа, выясняется что обращения не является повторным, то ответственный пользователь снимает флаг, указывает свой комментарий.