В программе Альфа-Авто, при ведении учета, для корректного отображения финансовых показателей очень важна правильная хронологическая последовательность ввода и проведения данных.
О каких данных идет речь?
Это входящие и исходящие документы, которые меняют финансовые показатели предприятия (себестоимость товаров, взаиморасчеты с контрагентами), а так же учетные показатели чувствительные к последовательности ввода информации.
Можно привести такой пример: программе ввели поступление товаров и оприходовали запчасть стоимостью 100 рублей. Затем эту запчасть продали. При продаже программа выполнила расчет себестоимости и списала 100 рублей. Если посмотреть отчет, то мы увидим приход 100 рублей и расход 100 рублей, остаток 0 рублей. Предположим что пользователь выявил ошибку и внес изменения в документ поступления товаров, уменьшив стоимость до 80. Последовательность ввода данных была нарушена, так как после операции расхода были внесены корректировки в операцию поступления. Если не перевести документ расхода, то отчет покажет нам: приход 80 рублей, расход 100 рублей, остаток минус 20 р.
Таким образом, в программе образуется отрицательный остаток себестоимости товара. Чтобы исключить такую ситуацию, после корректировки документов поступления необходимо перепровести документы расхода, чтобы себестоимость списания рассчиталась правильно. При проведении документов расхода сделает правильный перерасчет себестоимости и данные станут корректными.
Другой пример: был куплен товар по трем разным партиям. Затем часть товара продана. Методом ФИФО был списан товар из первой и второй партии. Но затем пользователь обнаружил ошибку ввода данных и отменил проведение первого документа поступления. После этого в программе образовались отрицательные остатки по первой партии. Устранить эту проблему можно путем перепроведения документа списания. При повторном проведении документа списания будет выполнен правильный расчет и выбор списываемой партии и отрицательные остатки пропадут.
Пока в границах последовательности есть нарушения — нельзя утверждать что отчеты показывают корректные данные. Есть даже специальное право «50007 Предупреждать о нарушении последовательностей», при установке которого — программа при формировании отчетов будет выводить сообщение о нарушении границ последовательности. Более подробно с настройкой персональных прав можно ознакомится в видео-уроке «2.1.6 Альфа-Авто. Установка прав пользователей. Обработка Персональные права и настройки».
Отследить вручную те документы которые были изменены с нарушением хронологической последовательности, — сложно. Поэтому в программе есть механизм автоматической регистрации разрушения хронологической последовательности.
Информация о границах последовательности хранится в регистрах которые называются границей. Например: «Границы последовательности автомобилей», «Границы последовательности взаиморасчетов».
Для отображения даты разрушения последовательности и автоматизации перепроведения документов в правильной хронологической последовательности, используется обработка «Восстановление последовательности».
Ее можно запустить в интерактивном режиме либо регламентным заданием. Интерактивный запуск из меню «Администрирование — Корректировка базы данных — Восстановление последовательностей».
При открытии обработки в строках отображаются границы последовательности, сгруппированные по организации.
По каждой последовательности отображается: организация, название границы, дата разрушения, документ в котором была разрушена это последовательность.
-
«Дата разрушения» — это дата, когда был проведен документ разрушивший последовательность.
- «Разрушена с» — документ(момент времени) с которого нужно восстанавливать последовательность.
- Если последовательность не разрушена, то дата разрушения будет пустой, а в колонке с документом будет написано — «Не нарушена».
Восстановления последовательностей заметно влияет на производительность программы — снижает скорость работы других пользователей и может вызвать конфликт блокировок при записи документов. Поэтому рекомендуется запускать обработку либо во внерабочее время либо когда в программе работает мало пользователей. В противном случае могут быть жалобы на снижение производительности и конфликты блокировок.
В практике, при интерактивным восстановлении последовательности могут потребоваться такие настройки обработки:
- «По дату» — дата по которую будет восстанавливаться последовательности. Полезно, когда восстановление нужно делать по дням, чтобы лучше контролировать процесс.
- «Задержка» — задержка в секундах после перепроведения документа. Позволяет снизить нагрузку на программу и вероятность конфликта блокировок, в ситуации когда в программе работают другие пользователи.
Флажками выбираются те последовательности, по которым будет выполняться восстановление.
Рекомендуется без крайней необходимости не производить частичное восстановление последовательностей (часть последовательностей по выбранной организации). В процесс восстановления включать все последовательности, даже если они не нарушены т. к. при исправлении последовательностей одна последовательность посредством проведения документов может нарушить другие последовательности, которые не включены в список исправляемых, что повлечет к повторному исправлению последовательностей и перепроведению уже проведенных документов.
Следует учитывать, что при восстановлении последовательности, будут использованы права и настройки пользователя, под которым запущен сеанс 1С или регламентное задание. Поэтому нужно сделать настройку прав таким образом, чтобы она не блокировала параметры, которые не являются критическими для перепроведения ранее проведенных документов. Например: право 43002 Запретить продажу ниже себестоимости.
Если при восстановлении последовательности программа не сможет перепровести документ — то пользователю будет выдано сообщение с текстом ошибки, с возможностью перейти по ссылке на проблемный документ.
Также сообщение об ошибке будет записано в журнал регистрации. Сообщения в журнале регистрации можно впоследствии проанализировать отчетом «Результат восстановления последовательностей».
Для запуска восстановления последовательности регламентным заданием, нужно выполнить настройки: отметить последовательности, организации и ограничение по дате (не обязательно), расписание запуска регламентного задания.
Информация про настройку регламентных заданий есть в видео-уроке «2.1.9 Альфа-Авто. Административные настройки для работы с ИБ. Настройка регламентных заданий».
Некоторые нюансы в контроле границ последовательностей:
-
Перепроведение документа не всегда вызывает разрушение границы последовательности. В документе есть реквизиты, которые не влияют на границу последовательности. Например, поле «Комментарий». Изменение комментария документа не приводит к разрушению последовательности. Этот нюанс можно использовать при внедрении и адаптации программы на конкретном предприятии.
-
Восстановление регламентным заданием не всегда эффективно, так как обработка может остановится на первой ошибке, а повторять восстановление не устранив первую ошибку не имеет большого смысла. Так как исправление этой ошибки может изменить данные, которые влияют на другие границы или на документы которые находятся в этой границе.
- Скорость восстановления последовательности зависит от количества документов и от количество пользователей и интенсивности их работы с записью документов. Чтобы минимизировать разрушения последовательности, нужно управлять датой запрета редактирования (Администрирование — Настройки пользователей и прав — Даты запрета изменения), восстанавливать последовательность и закрывать доступ к редактированию документов прошлых отчетных периодов. Более подробно про настройку дат запрета редактирования показано в видео-уроке «2.1.9 Административные настройки для работы с ИБ. Настройки даты запрета редактирования».
