Это основной управляющий процесс, который позволяет распределить точки формирования заказов и полностью или частично освободить торговые подразделения от рутинных операций по подготовке заказов в ручном режиме.
На основании имеющейся аналитической информации менеджеры категорий, руководствуясь ассортиментной политикой и условиями договоров поставки, готовят данные для заполнения параметров системы заказов. Данные параметры могут задаваться для товаров конкретного магазина или формата, товаров региона или округа, а также применительно ко всей сети в целом. Возможности установки параметров системы заказов определяются правами доступа, предоставляемыми пользователям информационной системы.
Формирование заказов. Ежедневно на основании утвержденного графика заказов товароведами (а в случае централизованного управления — менеджерами категорий) в автоматическом режиме производится расчет потребностей торгового подразделения в восполнении товарных запасов.
График заказов (регламент формирования заявок)
Общее описание процесса составления регламента
Формированию заказов всегда предшествует процесс утверждения графика заказов. Для составления данного графика, которым в дальнейшем будут руководствоваться менеджеры категорий и товароведы магазинов, необходимо:
- Определить (изменить) схему поставки, которая может быть, как централизованной (поставки через РЦ), прямой (от стороннего поставщика), так и комбинированной (когда возможен выбор варианта поставки). Для этого нужно в параметрах заказов установить (изменить) «основного» и двух «альтернативных» поставщиков товара.
- Установить (изменить) ряд других ключевых параметров системы заказов.
Для этого используется документ «Изменение параметров системы заказов» с хоз. операциями «Полная установка параметров системы заказов» и «Выборочная установка параметров системы заказов». Вызывается из меню «Документы — Управление заказами — Изменение параметров системы заказов».
Полная установка параметров
Полная установка предназначена в основном для первоначального заполнения. Позволяет установить идентичные параметры для каждого товара всем выбранным в документе подразделениям. Важно понимать, что если какое‑либо поле не будет заполнено, то при проведении система очистит предыдущее значение для всех указанных подразделений.
Выборочная установка
Выборочная установка представлена в виде дерева значений и позволяет одним документом устанавливать различные значения параметров на один товар разным подразделениям.
Например, основной поставщик в московском регионе один, для всех товаров, а менеджеры в магазинах различные.
Определение схемы поставки и общий принцип заполнения документов установки параметров
Изначально нужно решить, как товар будет заказываться: централизованно через РЦ или напрямую от поставщика.
Что бы установить основного поставщика всем товарам в документе, необходимо воспользоваться дополнительной панелью инструментов. С ее помощью можно изменить и любой другой параметр табличной части.
В случае, если на предприятии существует собственный РЦ то возможно применение комбинированной поставки, когда, например, основным поставщиком товара является РЦ, а альтернативным — сторонний контрагент (либо наоборот).
Любой параметр можно установить из контекстного меню в табличной части, нажав правую кнопку мыши на нужном нам значении.
Для выборочной установки параметров доступна дополнительная функция: «установить текущее значение для всех строк данного подразделения». Например, если необходимо сменить менеджера всем товарам в документе для подразделения «Москва магазин №11», то нужно изменить менеджера для одного товара в строке с соответствующим подразделением, а потом вызвать контекстное меню нажатием правой кнопки мыши и выбрать соответствующий пункт.
Также для выборочной установки доступна дополнительная функция: «установить текущее значение подчиненным элементам». Например, если необходимо сменить квант поставки для товара во всех подразделениях, то нужно изменить квант для «узлового» подразделения дерева, а потом вызвать контекстное меню нажатием правой кнопки мыши и выбрать соответствующий пункт.
В документе предусмотрено несколько вариантов заполнения:
- На основании параметров номенклатуры — функция недоступна в текущем релизе конфигурации и в дальнейшем будет удалена.
- По ассортименту подразделения — заполнить табличную часть всеми товарами, введенными в ассортимент (базовый ассортимент) выбранного подразделения. Может применяться для первоначального заполнения или при открытии новых магазинов.
- По группе номенклатуры — заполнить табличную часть всеми товарами выбранной группы.
- По группе номенклатуры и ассортименту — заполнить табличную часть товарами выбранной группы, введенными в ассортимент (базовый ассортимент) выбранного подразделения.
- По прайс-листу контрагента — заполнить всеми товарами выбранного прайс-листа контрагента.
- Заполнить квант поставки из прайс-листа — в заполненной табличной части проставить квант поставки из выбранного прайс-листа.
Установка параметров системы заказов на основании других документов
Создать документ установки параметров можно на основании документа «Изменение ассортимента подразделения», «Изменение цен», «Протокол согласования цен», «Поступление товаров».
Рассмотрим пример создания документа по ранее созданному протоколу согласования.
Для этого необходимо воспользоваться штатной функцией ввода на основании:
В этом примере документ создается для подразделения регионального центра — это значит, что в него будут включены все подчиненные подразделения, у которых Уровень инфоплана установлен Магазин.
Утвердительный ответ на вопрос об установке основного поставщика в соответствии с основанием означает, что основной поставщик товара для подразделений всего региона будет изменен.
Также система может ограничить срок действия параметров. Это особенно актуально для краткосрочных протоколов согласования (например, при проведении поставщиками или производителями маркетинговых мероприятий).
Далее открывается форма документа, табличная часть которого будет заполнена номенклатурой документа основания.
В табличной части документа устанавливается одинаковое значение параметра «Основной поставщик» для всех товаров.
Описание параметров системы заказов
Установка альтернативных поставщиков
Если в параметрах указать альтернативных поставщиков, то это позволит менеджеру, в случае необходимости, быстро переключать заказ с основного поставщика на одного из альтернативных.
Установка менеджера
Рекомендуется всегда указывать менеджера, ответственного за заказ данного товара в подразделении. Это впоследствии также обеспечить возможность установки отбора по менеджеру, как при непосредственном формировании заказов, так и в некоторых отчетах (например, в анализе продаж).
Установка кванта поставки
Следующий рекомендуемый к заполнению параметр — «Квант поставки» — минимальное количество поставляемого товара (например, ящик вина из 12 бутылок или половина ящика — 6 бутылок, если это допускается поставщиком товара).
Многие поставщики поставляют товар именно упаковками. Это удобно как поставщику (быстрая комплектация отгружаемого товара, сохранность товара в стандартной упаковке), так и приемщикам подразделений (товар в упаковке принимать гораздо легче и быстрее, меньше вероятность повреждения товара).
Квант поставки можно указать как вручную, для каждого товара/подразделения, так и заполнить на основании данных прайс-листа контрагента.
В открывшемся списке прайс-листов контрагентов необходимо выбрать нужный протокол.
Колонка «Квант поставки» табличной части будет заполнена для всех позиций номенклатуры, для которых указан квант в выбранном нами прайс-листе.
Установка параметров количества
Параметры количества — это способ расчета потребностей заказа. Рекомендуется выставлять значение «Автоматический расчет». Это значение позволит рассчитать потребности с учетом текущих остатков подразделения и продаж за период. Если данный параметр не заполнен, то система в процессе формирования будет использовать режим «Автоматический расчет без учета остатков».
Параметр может принимать следующие значения:
- фиксированное количество;
- дополнять остаток до максимального запаса;
- жополнять остаток до указанного количества;
- автоматический расчет;
- автоматический расчет без учета остатков.
Алгоритмы расчета:
- Автоматический расчет — выбираются выбытия, и прогнозируется возможный объем продаж до следующей поставки и предположительный остаток на дату следующей поставки. Этот остаток должен быть не менее минимального остатка. Соответственно, разница между прогнозируемым остатком и минимальным остатком и есть рекомендуемое количество. Далее происходит его уточнение — остаток на дату поставки и рекомендуемое количество в сумме не должны превышать максимального запаса.
- Автоматический расчет без учета остатков — рекомендуется заказать предполагаемый объем продаж. Минимальный остаток и максимальный запас также не учитываются.
- Дополнение до максимального запаса — рекомендуется заказать разницу между максимальным запасом и остатком на дату поставки.
- Дополнение до указанного количества — рекомендуется заказать разницу между указанным количеством и остатком на дату поставки.
- Фиксированное количество — однозначно рекомендуется указанное количество. Пример использования данного параметра можно рассмотреть в п. 3.2.
Установка периодичности заказа
Периодичность заказа — позволяет регламентировать график формирования заказов (не поставок, а именно создания документа «Заказ поставщику»). Например: ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т. д. Если установить значение параметра «не использовать», то соответствующие товары могут быть заказаны в любой день недели, причем, также НЕ будет проверяться наличие уже сформированных заказов.
Параметр «Периодичность заказа» должен быть заполнен ОБЯЗАТЕЛЬНО. Если данный параметр не будет указан, что формирование заказов будет НЕВОЗМОЖНО.
При выставлении периодичности отличной от значения «Не использовать», необходимо так же заполнить и параметр «Дни недели», выставив флаги на тех днях, в которые предполагаете делать заказы.
При таких параметрах следует помнить, что данные товары будут попадать в расчет потребностей только в указанные дни.
При выставлении периодичности значения «Один раз в указанное количество дней» необходимо также заполнить параметр «Количество дней периодичности».
Установка срока поставки
Срок поставки — количество дней, в течение которых товар будет доставляться в подразделение. Используется при определении даты поставки товара в момент расчета потребностей и формировании заказов.
Установка процента отходов
Процент отходов — произвольный коэффициент, на который может быть увеличено количество заказа.
Установка даты начала и окончания действия
Важно понимать, что устанавливаемые параметры должны иметь сроки начала и окончания, которые могут быть, например, следствием условий договора или подчиняться другой логике, которую вы вкладываете в эти параметры.
Приняты следующие правила применения дат применительно к параметрам системы заказа (0 обозначает отсутствие значения, 1 — присутствие):
|
Дата начала
|
Дата окончания
|
Как действуют параметры
|
|
0
|
0
|
С даты начала действия документа и без ограничения срока окончания.
|
|
0
|
1
|
С даты начала действия документа и по указанный срок окончания.
|
|
1
|
0
|
С указанной даты начала действия параметра и без ограничения срока окончания.
|
|
1
|
1
|
С даты начала действия параметра и по указанный срок окончания действия.
|
Рекомендованные статьи о ПП ТКПТ 8:
