Дополнительные инструменты анализа и контроля
В системе
можно сформировать несколько отчетов, по которым будет видно состояние полученных заказов, ассортимент и стоимость товаров по введенным заказам, статистика выполнения поставщиками договорных обязательств и график предстоящих поставок.
Отчет «График поставок»
На основании созданных заказов в системе может быть сформирован график поставок. По умолчанию, формируется по дням, но при необходимости может быть сформирована по часам. Для этого пользователи в заказах должны указывать не только дату, но и время поставки.
Меню — Отчеты — Заказы — График поставок.
Красным цветом отмечены заказы, по которым истек срок поставки.
Синим цветом отмечены ожидаемые заказы.
Отчет «Анализ выполнения заказов поставщиками»
Назначение
Отчет служит для анализа выполнения заказов поставщиками. Отчет позволяет оценить суммовые и количественные показатели объемов заказов, поставок, недопоставок и превышений поставок, а также суммовые отклонения цен поставок. Отчет не позволяет провести анализ поставок оформленных без указания оснований — заказов поставщикам.
Дополнительная информация
Механизм выборки данных:
Система выбирает данные из регистра накопления «Заказы поставщикам» за указанный период, группирует результат по полям «Контрагент»/«Заказ»/«Номенклатура», после чего объединяет его по данным полям с двумя таблицами «Заказы поставщикам» «Остатки», которые также формируются с детализацией Контрагент/Заказ/Номенклатура. Остатки получаются на дату конца отчета (конечный остаток по заказу) и на дату, предшествующую дате начала отчета (начальные остатки).
Основная детализация отчета:
- Поставщик — Контрагент, которому адресованы заказы. (Тип значения — справочник «Контагенты»). Может использоваться в качестве фильтра.
- Заказ поставщику — Анализируемый документ заказа. (Тип значения — документ «Заказ поставщику»). Может использоваться в качестве фильтра.
- Номенклатура — номенклатурные позиции заказа. (Тип значения — справочник «Номенклатура»). Может использоваться в качестве фильтра.
Основные показатели отчета:
- Заказано количество нач ост — количество позиций, числящихся в остатках по заказу на дату начала отчета (в случае, если дата заказа меньше даты начала отчета).
- Заказано сумма упр нач ост — стоимость позиций, числящихся в остатках по заказу на дату начала отчета (в случае, если дата заказа меньше даты начала отчета).
- Заказано количество — количество позиций, заказанных в течение анализируемого периода.
- Заказано сумма упр — стоимость позиций, заказанных в течение анализируемого периода.
- Скорректировано количество — количество позиций, которые были отменены или добавлены к заказам в течение анализируемого периода.
- Скорректировано сумма упр — стоимость позиций, которые были отменены или добавлены к заказам в течение анализируемого периода.
- Поставлено количество — количество позиций, которые были поставлены по соответствующим заказам в течение анализируемого периода.
- Поставлено сумма упр — стоимость позиций, которые были поставлены по соответствующим заказам в течение анализируемого периода.
- Недопоставлено количество — количество позиций, автоматически отменнных документом поступления в случае частичного выполнения заказа поставщиком при невозможности дополнительной поставки в будущем.
- Недопоставлено сумма упр — стоимость позиций, автоматически отменнных документом поступления в случае частичного выполнения заказа поставщиком при невозможности дополнительной поставки в будущем.
- Перепоставлено количество — количество позиций, объем поставки которых превышает итоговое заказанное количество.
- Перепоставлено сумма упр — стоимость позиций, объем поставки которых превышает итоговое заказанное количество.
- Повышение стоимости поставки — разница между суммами заказа и поставки, возникшая в результате повышения закупочной цены.
- Понижение стоимости поставки — разница между суммами заказа и поставки, возникшая в результате понижения закупочной цены.
- Заказано количество кон ост — количество позиций, числящихся в остатках по заказу на дату окончания отчета (в случае, если заказ в анализируемом периоде не выполнен или выполнен частично).
- Заказано сумма упр кон ост — стоимость позиций, числящихся в остатках по заказу на дату окончания отчета (в случае, если заказ в анализируемом периоде не выполнен или выполнен частично).
Все показатели отчета являются числовыми.
Способ вызова
Вызывается из меню «Отчеты» — «Заказы» — «Анализ выполнения заказов поставщиками».
Отчет «Состояние заказов поставщикам»
Для оперативного отслеживания состояния текущих заказов в системе используется соответствующий отчет «Состояние заказов поставщикам». В отчет попадают только заказы, попадающие в указанный период. Назначение колонок не требует отдельной расшифровки, т. к. вытекает из названия.
При формировании данного отчета следует учесть, какой параметр был указан при оприходовании товара по данному заказу.
Например, мы заказали 20 единиц товара, а в приходе ставим 15.
Закрывать — в отчете количество прихода отобразится как 20 единиц (не смотря на то что по факту пришло 15).
Не закрывать — в отчете отобразится количество прихода 15 единиц и Остаток 5 единиц.
Ручное распределение — система предложит очистить табличную часть и заново добавить заказы. Данный механизм используется например когда в одной накладной отображен приход более чем одного заказа.
Отчет «Заказы поставщикам»
Отчет позволяет провести анализ суммовых показателей и оценить объем будущих поступлений.
Отчет «Анализ договорных обязательств поставщиков»
Отчет предназначен для проведения комплексного анализа ряда важных экономических (статистических) показателей.
Степень выполнения (СтВЗо). Фактический объем поставки сравнивается с заказанной величиной и если обнаруживается несоответствие, то определяются относительный и абсолютный размеры не соответствия. Следует учитывать, так же, что поставка, превышающая размер, установленный в заказе так же невыгодна как и недопоставка. «Лишние» товары замедлят оборачиваемость товаров, вызовут неоправданные издержки и могут «осесть» на складах.
-
Показатель рассчитывается по формуле: СтВЗо = Кф/Кз*100%, где СтВЗо — степень выполнения заказа, относительная, Кф — фактическое количество поступления (приход), Кз — заказанное количество.
Абсолютный размер отклонения поставки от условий договора (СтВЗа, степень выполнения заказа абсолютная). Арифметическая разнича между размером заказа и фактической поставкой. Показатель имеет смысл при детализации отчёта до конкретной накладной, заказа и номенклатуры.
- Показатель рассчитывается по формуле: СтВЗа = Кф-Кз, где СтВЗа — размер отклонения абсолютный, Кф — фактическое количество поступления (приход), Кз — заказанное количество.
Относительный уровень соответствия поставки договорным условиям (УСПо). Для того что бы отследить нарушения выполнения договорных обязательств (заказов) не только по количественным показателям, но и по суммовым используется показатель УСПо. При этом два предыдущих показателя могут быть в норме, тогда как УСПо покажет существенные отклонение из-за того, что поставщик изменил отпускные цены без согласования с нами.
- Показатель рассчитывается по формуле: УСПо = Сф/Сз*100%, где УСПо — уровень соответствия поставки, Сф — фактическая сумма поступления, Сз — сумма заказа.
Абсолютный размер соответствия поставки договорным условиям (УСПа). Аналогично СтВЗа, но по суммам.
- УСПа = Сф-Сз, где УСПа — уровень соответствия поставки, абсолютный, Сф — фактическая сумма поступления, Сз — сумма заказа.
Уровень (степень) выполнения договорных обязательств по индексной формуле (СтВЗио). Отклонение от суммы поставки, предусмотренной заказом, может быть обусловлено как количественным фактором, так и ценностным. Чтобы определить реальное соответствие объема (количественного фактора) поставки условиям договора, необходимо пересчитать фактическую поставку в цены того периода, когда был заключен договор. Проще говоря — отношение цен поставки и договора.
- Уровень (степень) выполнения договорных обязательств определяется в данном случае по индексной формуле: СтВЗио=(Сф*Кз)/(Кф*Сз)*100%, где СтВЗио — степень выполнения заказа по индексной формуле относительная, Сф — фактическая сумма поступления, Сз — сумма заказа, Кф — фактическое количество поступления, Кз — заказанное количество.
Абсолютное отклонение в сопоставимых ценах (СтВЗиа, абсолютный уровень (степень) выполнения договорных обязательств). Предыдущий показатель, но в абсолютном выражении.
- Показатель рассчитывается по формуле: СтВЗиа=(Сз*Кф/Кз)-Сз, где СтВЗиа — степень выполнения заказа по индексной формуле абсолютная, Сф — фактическая сумма поступления, Сз — сумма заказа, Кф — фактическое количество поступления, Кз — заказанное количество.
Абсолютный показатель отклонения стоимости поставки за счет ценностного фактора (СтВЗца, степень выполнения заказа по ценам, абсолютный). Аналогичен индексу Пааше, только отражает не относительное отклонение вызванное изменением закупочных цен, а абсолютное.
- Показатель рассчитывается по формуле: СтВЗца=Сф-(Сз*Кф/Кз), где СтВЗца — степень выполнения заказа по ценам абсолютная, Сф — фактическая сумма поступления, Сз — сумма заказа, Кф — фактическое количество поступления, Кз — заказанное количество.
Контроль заказа при приемке товара
Для того, чтобы предотвращать случаи нарушения поставщиком своих договорных обязательств в системе предусмотрена дополнительная функция контроля, регулируемая правом пользователя «Запрещать поступление без заказа».
Если данное право установлено, то система не позволит пользователю провести документ поступления товаров, если количество или цена превышает соответствующие позиции в заказе.
Важно учитывать, что при этом в поступлении товаров отключается проверка согласованных цен. Т. е. при создании заказа система, разумеется, использует и контролирует согласованные цены на дату поставки. Но если в период между созданием заказа и фактическим поступлением будет создан новый протокол согласования цен, то он будет проигнорирован системой. Поэтому менеджерам категорий (или менеджерам по работе с поставщиками) следует учитывать данную особенность и не забывать своевременно оформлять протоколы согласования цен.
Также при установленном праве «Разрешать приемку отсутствующих в ассортименте если позиции содержатся в заказе» при проведении документа поступления на основании заказа система допускает приемку товаров, выведенных из ассортимента подразделения или вообще не включенных в ассортимент, если данный товар содержится в заказе поставщику.
Пример «мини-кейса» параметров системы заказов
Рассмотрим пример настройки параметров для сезонных товаров.
Часто возникает ситуация, когда необходимо, например, летом заказать коньки на зиму, или зимой выполнить заказ на партию футболок к лету. Если эти сроки и товары держать «в голове» (записной книжке), то момент заказа можно упустить. Особенно часто подобная ситуация возникает при смене менеджеров категорий в случае, если списки сезонных заказов не переданы новым менеджерам.
Рассмотрим, как решить задачу своевременного оформления сезонных заказов в системе.
Пусть необходимо в начале июня разместить заказ на доставку партии коньков в магазин к ноябрю месяцу в необходимом количестве и ассортименте.
Для решения задачи необходимо:
-
С 1 июня ввести нужный товар в ассортимент магазина.
-
Установить параметры системы заказа следующим образом:
Главное: дата тачала действия 01.06.2008, срок поставки — 150 дней.
-
Запустить автоматический заказ 1 июня (можно установить эту дату руками):
Система предлагает включить в заказ коньки. Подтвердим количество и распределим по поставщикам:
Как видим, система предлагает в качестве даты поставки 29.10.2008, что нас вполне устраивает.
Далее формируем заказы поставщику. Если необходимо, то в заказе можно откорректировать дату поставки.
Рекомендованные статьи о ПП ТКПТ 8:
