Варианты ввода первичных данных ТКПТ 8

В общем случае существует два способа ввода в информационную систему (ИС) первичных данных: автоматизированный ввод данных и ручной ввод данных. Как вариант можно рассматривать смешанный способ, когда часть информации импортируется с помощью обработок, а часть вводится вручную.

К минимальному объему информации, без ввода которой невозможно открытие магазина самообслуживания, относится:

• Список продаваемых товаров со штрих‑кодами (кроме редких случаев идентификации по другим уникальным реквизитам).
• Розничные цены на товары.

Прочая информация, документы поступления и остатки товаров на момент открытия могут быть введены позже.

Такая последовательность данных является технически возможной, но неправильной методологически.

Ввод первичных данных при открытии новых объектов

При открытии небольшого нового магазина можно придерживаться следующей последовательности ручного ввода первичных данных:

• Создать иерархию справочника номенклатуры.
• По мере завоза товара заполнять справочники «Номенклатура» и «Контрагенты», и вводить документы «Поступление товаров».
• Ценообразование при этом можно производить как непосредственно в документе «Поступление товаров», так и вводом на его основании документа «Изменение цен» (в зависимости от разделения ролей между ответственными лицами торгового предприятия).

Если же товар уже завезён в магазин и фиксация его отдельными документами поступления невозможна или нежелательна, то необходимо воспользоваться одним из документов ввода остатков, описанных ниже.

При открытии крупных одиночных магазинов и торговых сетей, уделяющих повышенное внимание работе с поставщиками, последовательность ввода первичных данных обычно несколько иная:

• Создание иерархии справочника номенклатуры.
• Сбор, загрузка в программу и анализ предложений поставщиков (прайс‑листов контрагентов).
• По мере заключения договоров на поставку товаров: ввод в ИС контрагентов, договоров, расчетных счетов, документов «Протокол согласования цен», «Изменение цен», «Ввод в ассортимент».
• По мере заказа товара: ввод документов «Заказ поставщику».
• Розничное ценообразование с помощью документа «Изменение цен» по принятому в торговой компании алгоритму.
• По мере выполнения поставщиками заказов: ввод на основании «Заказов поставщику» документов «Поступление товаров».

При открытии новых магазинов возможен как ручной, так и автоматизированный ввод первичных данных. Например, товарный классификатор, цены и список контрагентов можно загружать из электронных таблиц, текстовых файлов и из других программ.

Ввод первичных данных при переходе с других систем

При переходе розничных торговых предприятий на программу ТКПТ с других учётных систем чаще всего используется способ автоматизированного переноса данных.

Для автоматизированного переноса данных наиболее часто используется специально разработанные обработки загрузки данных.

В этом случае обычно переносятся:

1. Справочник «Номенклатура» с необходимыми связанными данными (штрих-коды, единицы измерения и прочее).
2. Справочник «Контрагенты» со связанными данными (контактная и адресная информация, расчётные счета, договоры и прочее).
3. Все цены по необходимым типам цен.
4. Остатки взаиморасчётов с контрагентами.
5. Остатки товаров в разрезе мест хранения.

Возможен также перенос некоторой другой информации технического характера (например, привязок весовых товаров к весам) и другой необходимой торговому предприятию информации при условии наличия информационных аналогов в ТКПТ.

Варианты ввода начальных остатков номенклатуры, их преимущества и недостатки

Рассмотрим приведённый выше список типовой информации, подлежащей переносу. Варианты ввода первых 4 видов информации вполне однозначны. Каждый из видов информации предполагает один объект конфигурации, который может быть использован для ввода данных независимо от того, производится ввод данных вручную или автоматическим заполнением соответствующего объекта — например, документа «Ввод остатков взаиморасчётов» (вариант ввода остатков взаиморасчётов с помощью документа «Корректировка учётных данных» во внимание не берём!).

Ввод же пятого вида информации может быть выполнен посредством ввода нескольких документов:

1. «Инвентаризация»;
2. «Ввод остатков товаров»;
3. «Поступление товаров» с хозяйственной операцией «Бонусная поставка».

Чем отличаются эти способы ввода информации? Какой способ, и в каком случае нужно использовать?

Ввод остатков документом «Инвентаризация»

Преимуществами ввода остатков с помощью документа «Инвентаризация» являются:

• Однозначность отображения этого документа в бухгалтерском учете в случае его передачи типовыми средствами в «Бухгалтерскую программу».

Недостатками ввода остатков с помощью документа «Инвентаризация» являются:

• невозможность ввода остатков по поставщикам и партиям;
• невозможность указания остатков входящего НДС по товарным позициям;
• невозможность установки цен поставщика.

Ввод остатков документом «Ввод остатков товаров»

Преимуществами ввода остатков с помощью документа «Ввод остатков товаров» являются:

• Возможность указания остатков входящего НДС по товарным позициям.
• Однозначность отображения этого документа в бухгалтерском учете в случае его передачи типовыми средствами в «Бухгалтерскую программу».

Ограничениями ввода остатков с помощью документа «Ввод остатков товаров» являются:

• невозможность ввода остатков по поставщикам и партиям;
• невозможность установки для купленных товаров цен поставщика.

Рекомендованные статьи о ПП ТКПТ 8:

• Формирование нормативно-справочной информации и ввод первичных данных ТКПТ
• Управление взаимоотношениями с поставщиками ТКПТ