Компания Jeans Symphony была основана в 1995 году. Это успешная, динамично развивающаяся компания, которая входит в число крупнейших дистрибьюторов и сетевых операторов модной одежды в России. Компания объединяет 4 розничных дивизиона, состоящих в общей сложности из 12 сетей магазинов брендовой одежды: JS Casual, JS Selected, Ben Sherman, Guess Jeans, Pepe Jeans London, Pierre Cardin, SCOTCH&SODA, Camaieu, Celio, Six и другие, имеет свыше 200 магазинов собственной розничной сети, которые находятся более чем в 30 городах России.
До 2013 года компания вела бухгалтерский и налоговый учет в программе «1С:Бухгалтерия 8 КОРП», для ведения планирования и бюджетного управления использовалось несколько изолированных систем и электронные таблицы. Договора и платежи согласовывались с использованием электронной почты и служебных записок. Согласование платежей и контроль лимитов занимали значительное время.
Для планирования затрат удаленные подразделения присылали на согласование свод затрат, а московские структурные единицы оформляли служебные записки. Горизонт планирования составлял месяц. Плановый отдел рассылал сезонные планы закупок и продаж по подразделениям. Учитывая, что в компании обособленные подразделения находятся более, чем в 30 городах, и в каждом городе присутствует несколько сетей, консолидация информации по подразделениям занимала много времени. Управленческие затраты компании распределялись в целом без учета структурных единиц. При общей прибыльности компании сложно было оценить эффективность работы каждого бизнес-подразделения.
Для повышения эффективности бизнеса руководство компании приняло решение в дальнейшем работу бизнес-подразделений оценивать по приносимой ими чистой прибыли, а не только по их доходам, и вести аналитику всех затрат по местам их возникновения. Для достижения этой цели требовался инструмент, позволяющий планировать, отражать и контролировать доходы и расходы по каждому региону, дивизиону, магазину и в целом по компании.
Другой не менее важной задачей в компании являлось упорядочение существующей системы документооборота. В компании отсутствовало единое хранилище документов. Документы хранились по месту их создания или поступления по разным структурным единицам. Поиск необходимого документа занимал неоправданно много рабочего времени и увеличивал время реагирования на внешние запросы поставщиков и покупателей. Из-за задержки получения необходимого документа в финансовой службе могли нарушаться сроки оплаты, а отсутствие эффективного контроля создавало возможность утери документов.
Руководство компании приняло решение о создании корпоративной автоматизированной системы для ведения управленческого учета с единым хранилищем документов. Для построения такой системы была приглашена компания «1С-Рарус», имеющая большой положительный опыт внедрения автоматизированных систем на корпоративном рынке.
Специалисты компании «1С-Рарус» предложили руководству компании «Джинсовая симфония» для ведения финансового учета программу «1С:Управление корпоративными финансами 8», а для создания единого хранилища документов — «1С:Документооборот 8 КОРП».
Дополнительным фактором для принятия решения о внедрении «1С:Управление корпоративными финансами 8» послужило то, что данная конфигурация включает в себя подсистему «1С:Бухгалтерия 8», поэтому при переходе не возникает вопрос о первоначальном переносе документов и справочников, а для бухгалтеров компании, работавших в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» программа имеет привычный интерфейс.
Проект был выполнен в течение полугода. Внедрение программы «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило сократить время поиска необходимого документа в десятки раз. В настоящий момент в системе прописано порядка 40 различных маршрутов согласования документов. При прохождении процесса согласования и утверждения в системе сохраняются все варианты обсуждаемого документа и все предложения и замечания по нему. После согласования подписанный документ сдается в архив, а в дальнейшей работе используется скан и полученные с него бумажные копии. Автоматизация данного процесса позволила сократить время согласования документов в среднем в два раза и исключить утерю документов.
Внедрение программы «1С:Управление корпоративными финансами 8» обеспечивает контроль над расходом денежных средств в пределах установленных лимитов. На сегодняшний день настроено более 10 маршрутов согласования платежей, включающих по несколько точек согласования. В результате значительно сократилось время согласования платежей, так как визуализировались точки согласования, тормозящие процесс. Обмен информацией программы «1С:Управление корпоративными финансами 8» с программой «1С:Документооборот 8 КОРП» позволил исключить дублирование работ по вводу информации.
Оптимизирован процесс планирования доходов и расходов для составления бюджетов и получения прогноза по финансовому результату. На основании планов по доходам и расходам, заполненных в системе удаленными подразделениями, в центральном офисе согласуется и утверждается бюджет. Время составления бюджета сократилось в 2,5 раза. Анализ первых полученных финансовых отчетов в различных разрезах компании позволил определить точки роста для повышения эффективности работы компании.
Ашот Карменович Григорян, финансовый директор компании, так комментирует результаты проекта:
«Получены первые значимые результаты внедрения программы «1С:Управление корпоративными финансами 8». Составленный бюджет по доходам и расходам на предстоящий период позволил проанализировать деятельность компании в различных разрезах (по дивизионам, по регионам, по брендам).
Мы планируем ряд управленческих мероприятий и рассчитываем поднять прибыль компании в целом на 5%. Внедрение системы электронного документооборота и настройка обменов информацией с «1С:Управление корпоративными финансами 8» значительно увеличили оперативность работы — все нужные документы и отчеты можно получить в считанные минуты, их не нужно ни у кого запрашивать, все «под рукой».
Для нашей компании приоритетными являются работы с договорами аренды и работа с договорами покупателей. Условия аренды могут изменяться, и нам важно это своевременно отслеживать. Ранее эти документы могли приходить с опозданием, теперь мы четко выдерживаем графики платежей и контролируем соблюдение договорных обязательств. С покупателем мы работаем по заказам.
У нас жесткие требования по оплате заказа и вывозу товара. Благодаря системе мы имеем графики поступления платежей и актуальные данные о фактических платежах, при необходимости можем обратиться к договору и посмотреть условия отгрузки товара и другую необходимую информацию. В своей работе сотрудники используют электронные копии договоров и других документов, которые в любой момент можно получить из программы, в том числе и удаленно через терминальный доступ, а оригиналы хранятся в архиве, таким образом, исключается утеря документов.
В заключении хочу отметить, что внедрение автоматизированной системы позволило сделать первый шаг на пути переориентации бизнес-подразделений от доходов к чистой прибыли. С помощью программы мы смогли выявить наиболее прибыльные подразделения, подразделения с наибольшими затратами, проанализировать их работу и принять необходимые корректирующие методы, а удачный опыт распространить по всей компании».
Jeans Symphony
Компания Jeans Symphony была основана в 1995 году, на сегодняшний день входит в число лидеров российского рынка по продажам одежды и аксессуаров в стиле casual.
Jeans Symphony является эксклюзивным дистрибьютором на территории России следующих брендов: Scotch&Soda, Pierre Cardin, Pepe Jeans London, Ben Sherman, Bench, Buffalo by David Bitton, Pioneer Jeans, No Excess, Bayonne, Camaieu, Celio, Six и др. Bладеет двумя мультибрендовыми сетями — магазины JS Casual и JS Selected, — имеет сеть монобрендов: Scotch&Soda, Pepe Jeans London, Guess Jeans, Pierre Cardin, Ben Sherman, Camaieu, Celio и Six, — а также свой собственный
