Интернет-магазин Доставка и оплата

Мы выбрали для Вас офис в Москве.

Вы можете изменить его на офис в другом городе.

Автоматизация бюджетирования с помощью «1С:Документооборот»

Заказать автоматизацию
Рассчитать стоимость

Часто компании необходимо запустить процессы или целые управленческие контуры, которые имеют сквозной, универсальный характер (вовлекают все подразделения) и связаны с передачей, обработкой и согласованием большого количества документов (часто стандартизированных).

К таким процессам относятся:

  • управление качеством,
  • управление знаниями,
  • управление персоналом,
  • бюджетирование,

и прочие подобные.

Далеко не всегда компании готовы приобретать дорогостоящие специализированные программные продукты для автоматизации этих контуров. И часто они правы.

Возможно, эти контуры в компании:

  • находятся в процессе построения и развития;
  • малофункциональны и просты;
  • не порождают большой объем информации;
  • являются автономными.

В этих случаях инвестиции в «полнометражный» комплексный проект автоматизации могут быть неоправданными или слишком поспешными.

Однако и ручное управление документами оказывается дорогим и превращает любой — даже скромный по объему информации — процесс в хаос, не поддающийся анализу и управлению.

В то же время и для больших компаний, которые встраивают в свою АСУ специализированные продукты, вопросы:

  • управления согласованиями документов,
  • хранения версий со всеми комментариями и исправлениями,
  • управления групповой работой в оффлайне и онлайне,

не могут быть решены без привлечения дополнительных ИТ-инструментов.

Давайте сегодня посмотрим, как «1С:Документооборот» помогает справиться с процессом бюджетирования — одним из самых сложных и важных процессов для целенаправленного развития любого бизнеса — большого и маленького.

Вспомним, как работает контур бюджетирования:

  • каковы его обязательные этапы;
  • какие объекты порождаются в его процессе;
  • кто вовлечен в процедуры бюджетирования.

Регламенты бюджетирования

Перед тем как запустить процесс бюджетирования в компании, необходимо создать регламент бюджетирования, который включает:

  • положение о бюджетировании;
  • положение о бюджетном комитете компании;
  • положение о бизнес-процессах;
  • положение о проектах развития;
  • положение о финансовой структуре;
  • положение о финансовой дирекции;
  • положение о подразделениях;
  • описание финансовой модели бюджетирования.

Регламенты описывают все процедуры бюджетирования, определяют терминологию, полномочия и ответственность, финансовые алгоритмы, распределение действий во времени и т. д.

Это означает, что регламенты:

  • должны быть доступны всем участникам бюджетного процесса в виде версий с указанием срока действия каждой версии;
  • принимаются в результате коллективного обсуждения и согласования;
  • являются той «базой знаний», на которую будут ссылаться конкретные документы бюджетного процесса через систему ссылок.

«1С:Документооборот» предоставляет критически важную возможность хранить регламенты бюджетирования в иерархической структуре с настройкой прав доступа и изменения.

Хранятся все версии документов и история их согласований и утверждений.

После создания «законодательной» базы включается циклический процесс бюджетирования, который — как и любые процессы управления — соответствует циклу Деминга.

Цикл Деминга

В течение цикла бюджетирования мы:

  • создаем, обсуждаем и согласовываем различные типы бюджетов;
  • исполняем бюджеты в доходной и расходной частях;
  • проводим план-фактный анализ бюджетного периода.

Создание и утверждение бюджетов

Этот процесс носит итерационный характер. Формирования бюджетов идет сверху вниз и снизу вверх, когда нам необходимо утверждать три основные бюджета предприятия (БДР, БДДС, баланс), отдельные функциональные бюджеты и бюджеты подразделений.

Стыковка бюджетов необходима и по горизонтали, когда идет речь о формировании бюджетов смежников.

Например, так происходит с бюджетами маркетинга и продаж, продаж и производства, продаж/производства и сервисных подразделений хранения и доставки и так далее.

С точки зрения совместной работы, это означает:

  • сложные процессы согласования;
  • версионность в процессе доработки;
  • необходимость видеть и авторизовать исправления и комментарии к проектам бюджетов с возможностью вернуться к ним в любой момент после.

Работа в «1С:Документообороте» поддерживает разные сценарии согласования:

  • последовательное,
  • параллельное,
  • смешанное,
  • включение лица в лист согласования при определенных условиях.

Важно упомянуть две функции, которые повышают качество процесса управления бюджетами и скорость бюджетного процесса.

1. «Расписание» бюджетирования

Регламент бюджетирования предусматривает строгие сроки создания и утверждения бюджетов. При этом важна последовательность создания взаимосвязанных документов.

Зачастую именно неспособность большого количества людей синхронно и точно исполнять всю последовательность действий служит причиной постоянных «поломок» бюджетирования в компаниях.

В «1С:Документообороте» весь цикл бюджетирования оформляется в виде регулярных поручений, которые инициируются автоматически в соответствии с расписанием. В целях контроля срок их исполнения тоже задается в системе.

Скриншот «Задача» из 1С:Документооборот

Скриншот «Задача» из 1С:Документооборот

2. Работа по шаблонам

Ускорение процессов достигается с помощью шаблонов документов. Руководители заполняют необходимые ячейки, не разыскивая нужные им формы и не создавая их самостоятельно.

Конечно, если предприятие пользуется специализированным софтом для автоматизации бюджетирования, сами бюджетные документы создаются в специальном программном продукте (например, в 1С:ERP). В этом случае они выгружаются в «1С:Документооборот» и проходят цикл согласования и утверждения.

Исполнение бюджетов

Доходная часть бюджета компании формируется из реализации продуктов и услуг компании и обычно фиксируется программами оперативного и бухгалтерского учета.

По-другому дело обстоит с расходной частью.

Заявки на расходование денежных средств должны сохранять связь с бюджетными планами и обычно проходят разные маршруты согласования в зависимости:

  • от суммы заявки и
  • от цели расходов.

В «1С:Документообороте» компания может создать документ «Заявка на расход» и настроить варианты ее согласования с привязкой к параметрам «Заявки».

К «Заявке» могут прикрепляться входящие счета от поставщиков. Для каждой «Заявки» может указываться связь с бюджетом ЦФО.

Скриншот «Заявка на расход денежных средств» из 1С:Документооборот

Скриншот «Заявка на расход денежных средств» из 1С:Документооборот

Заседания бюджетного комитета

Бюджетный комитет — орган управления, который создается:

  • для поддержания контура бюджетирования в актуальном состоянии и
  • план-фактного анализа выполнения бюджетов.

Как бы вы не настроили процессы «удаленного» согласования бюджетов и регламентов, любая компания нуждается в «коротких коммуникациях» на очных собраниях для более эффективного обсуждения спорных вопросов и принятия согласованных решений.

Обычно в бюджетный комитет входят генеральный директор, финансовый директор ключевые руководители бизнес-юнитов и направлений.

Программа «1С:Документооборот» имеет развитый функционал для эффективного проведения совещаний, который помогает:

  • организовать совещание с наименьшими затратами времени;
  • зарегистрировать ход совещания и его решения;
  • превратить решения собрания в поручения, которые немедленно окажутся в пуле задач назначенных исполнителей с указанием срока исполнения;
  • проконтролировать исполнение решений совещания.

Скриншот карточки «Мероприятия» из 1С:Документооборот

Скриншот карточки «Мероприятия» из 1С:Документооборот

Скриншот карточки «Мероприятия» из 1С:Документооборот

Скриншот карточки «Мероприятия» из 1С:Документооборот

Таким образом, как мы видим, в одной системе документооборота оказываются:

  • регламентная база контура бюджетирования;
  • регулярная циркуляция рабочих документов плана и факта;
  • решения собраний, относящихся к работе бюджетного процесса.

Все составляющие управления бюджетом связаны друг с другом системой ссылок, а своевременность выполнения процедур контролируется автоматически.

Системность и последовательность в организации регулярных процессов на предприятии делает «1С:Документооборот» незаменимо полезным для компании любого размера и процессов любой сложности. Настроить работу программы вам помогут специалисты «1С-Рарус».

Заинтересованы
в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Заказать обратный звонок
Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!
Для отображения персонализированного контента и рекламных сообщений, а также хранения личных настроек на локальном компьютере веб‑сайты «1С‑Рарус» используют технологию cookie и аналогичные. Продолжив использование наших веб‑сайтов, Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности rarus.ru и применением этих технологий.
Продолжив использование веб‑сайтов «1С‑Рарус», Вы даете согласие на обработку персональных данных, выражаете согласие с Политикой конфиденциальности.
Facebook Vkontakte Youtube Instagram Telegram