КЭДО — Кадровый электронный документооборот
Согласно закону № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» с 22 ноября 2021 внесены изменения в ТК РФ, которые определяют порядок ведения документооборота в кадровом ЭДО.
Cоздание, использование, хранение и подписание работодателем или работником документов в электронном виде, без дублирования в бумажном виде.
По закону в электронном виде можно оформлять
Договоры
- трудовые;
- ученические;
- о материальной ответственности.
Приказы
- на отпуск;
- о направлении работника в командировку.
В электронном виде нельзя оформлять (ч. 3 ст. 22.1 ТК)
Трудовые книжки (если нет заявления от сотрудника на ведение трудовой в электронном виде).- Акты о несчастных случаях на производстве.
- Приказы об увольнении работников.
- Документы по охране труда подтверждающих прохождение инструктажей в т. ч. лично подписываемые работником.
Переход на КЭДО
Работать с КЭДО может любая компания или ИП. Если компании удобно вести документы на бумаге, то можно продолжать работать как и ранее не переходя на ведение в электронном виде (ч. 1 ст. 22.2 ТК).
При принятии решения о переходе на КЭДО работодатель подготавливает и утверждает внутренний документ в котором содержится информация (ч. 2 ст. 22.2 ТК):
Информация о системе для ведения КЭДО.
При необходимости правила доступа к системе работодателя.
Реестр электронных документов и список категорий сотрудников, в отношении которых ведется кадровое ЭДО.
Период уведомления сотрудников о переходе на электронный документооборот.
Сведения о конкретной дате введения кадрового ЭДО.
После определения порядка перехода на кадровый ЭДО, работодатель определяет порядок ведения кадрового ЭДО.
Утверждение порядка ведения КЭДО
Работодателю нужно утвердить внутренним актом порядок ведения КЭДО (ч. 3 ст. 22.2 ТК):
- Информацию о сроках подписания и ознакомления работниками с электронными документами и периодичность такого ознакомления и подписания.
- Порядок инструктажа сотрудников по работе с кадровым документооборотом.
- Случаи, при которых допускается оформление некоторых кадровых документов на бумаге.
После определения порядка ведения кадрового ЭДО работодатель должен уведомить своих сотрудников, которые должны согласится или отказаться от ведения их кадровых документов в системе КЭДО (ч. 4 и ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ). Однако дата перехода на КЭДО не может быть раньше чем дата уведомления работников. Также в обязательном порядке должны уведомляться соискатели устраивающиеся к работодателю.
С каждого сотрудника необходимо получить письменное согласие на переход, если письменного согласия нет считается что сотрудник отказался от перехода на КЭДО, документы не согласных сотрудников нужно и дальше вести в бумажном виде, но отказавшиеся сотрудники вправе передумать и в будущем дать согласие на такой переход. В отношении сотрудников устроившихся в компанию после 31 декабря 2021 и не имеющих на эту дату трудового стажа работодатель может вести КЭДО по умолчанию без получения согласия сотрудника (ч. 7 ст. 22.2 ТК).
Работодатель не может отказать в приеме на работу или увольнять сотрудника в случаях:
- Если сотрудник или соискатель от работы посредством КЭДО, за исключением случая указанного в (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ).
- Если у сотрудника или соискателя нет электронной подписи.
Выбор системы кадрового ЭДО
Работодатель может сам выбрать информационную систему посредством которой будет вестись КЭДО:
- Информационная система «Работа в России», доступ к ней можно также получить через портал Госуслуг.
- Любую информационную систему, которая обеспечивает подписание и хранение электронного документа, а также фиксирует его получения работником и работодателем.
Работник и работодатель подписывают документы своей ЭП. Вид ЭП зависит от используемой информационной системы и вида подписываемых документов (ст. 22.3 ТК).
При использовании усиленной неквалифицированной или квалифицированной подписи возможно подписывать любые документы в КЭДО.
Расходы на получение и использование сотрудником ЭП несет работодатель. Если у сотрудника есть усиленная квалифицированная подпись полученная ранее, то возможно использовать ее (ч. 12 и ч. 13 ст. 22.2 ТК).
Доступно в программах:
- 1С:Бухгалтерия предприятия (базовая, ПРОФ, КОРП), редакция 3.0 с версии 3.0.96.30.
- 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305.
- 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305.
- 1С:ERP Управление предприятием 2 с версии 2.4.13.46.
- 1С:Комплексная автоматизация 2 с версии 2.4.13.46.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в программах 1С обеспечивается посредством сервиса «1С:Кабинет сотрудника»
Сервисы:
У вас остались вопросы?
Закажите обратный звонок
специалиста «1С‑Рарус»
