Компания «PONY EXPRESS», известная на российском рынке с 1992 года, является крупнейшим национальным оператором экспресс-доставки, а также специализируется на оформлении неиммиграционных виз в США и Канаду. Компания предоставляет услуги по доставке «от двери до двери», используя собственную сеть из 17 филиалов, 110 региональных представительств в России и 2 дочерние фирмы в Казахстане и Украине. «PONY EXPRESS» обслуживает 2000 городов и населённых пунктов на территории страны. Складские и оперативные площади только в Московском подразделении занимают более 2 500 кв. м.
Сотрудничество компаний «1С-Рарус» и «PONY EXPRESS» началось в начале 2000 года. Тогда в центральном офисе была внедрена конфигурация «1С:Бухгалтерия 7.7» и «1С:Зарплата и Кадры 7.7». В 2003 году в компании была проведена реструктуризация: три курьерские компании — «PONY EXPRESS», «Руско» и «Эльф-91» — договорились о стратегическом партнерстве и объединились под торговой маркой «PONY EXPRESS». В связи с образованием холдинга руководству заказчика потребовалось привести учет присоединенных компаний к единому формату, принятому в «PONY EXPRESS», реализовав перенос данных из прежних информационных систем, а также обеспечить с помощью автоматизированной системы централизованное управление филиалами и экспресс-центрами. В феврале 2005 года компания «1С-Рарус» завершила проект внедрения в « PONY EXPRESS» заказной информационной системы, разработанной согласно специфике деятельности холдинга и объединившей более 90 рабочих мест.
Основные задачи, которые решает созданная информационная система холдинга:
- Автоматизирован управленческий и финансовый учет;
- Эффективное управление сетью филиалов и ее развитием;
- Автоматизировано ведение бухгалтерского, налогового, кадрового учета, а также расчета заработной платы;
- Операционная деятельность холдинга ведется в единой информационной базе;
- Создана общая система электронного документооборота.
- Силами специалистов «1С-Рарус» реализовано раздельное ведение учета по компаниям. Управленческий учет ведется с помощью дополнительных отчетов: по планированию и исполнению бюджета по статьям затрат, движению денежных средств с различной степенью детализации, оперативные сводки и отчеты по бюджетным показателям и показателям финансово-экономической деятельности, специализированные формы баланса, отчет о прибылях и убытках по бухгалтерской и бюджетной классификации затрат. Разработанная подсистема бюджетирования позволяет вести планирование и исполнение бюджета по движению денежных средств, затрат, закупок, инвестиций в разрезе подразделений, филиалов и компании в целом.
С помощью компоненты «1С:Управление распределенными информационными базами» осуществляется автообмен данными с филиалами. Система позволяет централизованно управлять сетью распределенных филиалов, при этом устанавливаются единые параметры учета и единые классификаторы нормативно-справочной информации в центральной базе. Благодаря технологичному решению автоматизации, с уществует возможность быстрого открытия любого количества филиалов, при этом время подготовки базы нового филиала от момента генерации распределенной базы до полной готовности к отправке, со всеми необходимыми для работы данными, составляет всего 20 минут.
В рамках проекта разработана оригинальная система подготовки платежных поручений, первой и второй подписи формируемого в системе «1С:Предприятие» пакета для передачи в систему клиент-банка. В центральном офисе расчет заработной платы автоматизирован в отдельной конфигурации «1С:Зарплата и Кадры 7.7», для переноса проводок в бухгалтерию настроены правила конвертации с учетом измененного плана счетов и правил соответствия по центрам финансовой ответственности. Созданы дополнительные виды расчетов, печатные формы документов и различные отчеты.
Автоматизирован учет работы парка автомашин (более 150 автомобилей) на базе типового отраслевого решения «1С-Рарус: Автотранспорт». Создана подсистема работы с поставщиками услуг авиа-, автомобильных и железнодорожных перевозок с формированием отчетов по взаиморасчетам и себестоимости доставок по направлениям и видам транспорта. Подсистема работы отдела визового сервиса позволяет автоматизировать аналитический учет оплаты и выпуска виз. В удаленных офисах (Экспресс-центры) подключены фискальные регистраторы Феликс РФ, передача данных в центральный офис осуществляется с помощью XML-файлов.
В целях создания единого электронного документооборота настроен обмен данными с оперативной биллинговой системой учета курьерских накладных, таким образом в центральную базу загружаются данные по клиентам и реализации. Также реализована технология штрихового кодирования документооборота, позволяющая многократно ускорить движение документов и качество их обработки.
По отзыву Александра Вастаева, финансового директора «PONY EXPRESS»: «В лице компании «1С-Рарус» мы видим надежного и высокопрофессионального поставщика IT-технологий. Разработанная за период нашего партнерства информационная система удовлетворяет потребностям компании и решает задачи, стоящие перед различными подразделениями «PONY EXPRESS». Специалисты осуществляют грамотное сопровождение пользователей и оперативное обновление программного комплекса».
В планах развития партнерских отношений компаний «PONY EXPRESS» и «1С-Рарус» — сопровождение созданной системы автоматизации и дальнейшая оптимизация работы холдинга.
Справка о компании «PONY EXPRESS»
«PONY EXPRESS» — курьерская компания, осуществляющая свою деятельность в СНГ с 1992 года. Компания предоставляет услуги по доставке «от двери до двери», используя собственную крупнейшую сеть региональных представительств в СНГ. На сегодня компания обслуживает более 2000 городов и населённых пунктов на территории России и стран СНГ. В компании работает 1500 сотрудников, собственный автопарк составляет 150 автомобилей. «PONY EXPRESS» является членом Американской Торгово-промышленной палаты, объединяющей более 700 американских и неамериканских компаний, ведущих свой бизнес в России.
