В предыдущей статье «Эффективное управление денежными средствами, миф или реальность?» мы рассмотрели несколько вопросов, связанных с разработкой системы управления денежными средствами, функциями казначейства на предприятии, инструментами, которые могут быть использованы для оптимизации денежных потоков предприятия. Также мы постарались ответить на непростой вопрос: «Кому имеет смысл внедрять казначейство? А если решение о внедрении системы казначейства принято, то сразу возникает следующий вопрос: «С чего начать?». Попробуем ответить на него в этой статье.
С чего начать?
Как показывает практика, до начала работ по внедрению системы необходимо определить цели, требования к системе, сроки, бюджет проекта и назначить ответственного. В качестве инициатора процесса и ответственного обычно выступает финансовый директор.
Когда понятны требования, целесообразно предварительно описать, как будущая система будет функционировать. Для этого нужно начать работу с создания единой методологии управления денежными средствами компании.
Прежде чем говорить о методологии, необходимо отметить, что для каждой организации будет свой набор мероприятий и своя методика учета , т.к. учет казначейских операции в большей степени зависит не только от специфики бизнеса, организационной структуры, но и от конкретных должностных лиц.
Например, для небольшой компании, организационная структура которой состоит из 3 отделов, функции казначея может выполнять главный бухгалтер, он же будет утверждать заявки на расход, т.е. цепочка согласования будет состоять из одного звена, в этом случае достаточно будет разработать форму заявки и бюджет движения денежных средств (БДДС).
В свою очередь, для того чтобы организовать централизованное казначейство в холдинге, со сложной организационной структурой, набор мероприятий будет гораздо шире. Например, для этого понадобится определить все денежные потоки с внешними контрагентами и расчеты внутри группы, выделить казначея для каждого юридического лица и проработать алгоритм консолидации БДДС.
Также важным аспектом является наличие или отсутствие на предприятии системы бюджетирования: например, если БДДС уже формируется, то для казначейства его можно использовать в готовом виде, в качестве лимитов расходования денежных средств.
Таким образом, получается, что алгоритм формирования методологической основы зависит от структуры компании, специфики ее деятельности и наличия инструмента бюджетирования на предприятии.
Для того, чтобы было понятно, как созданные методологические документы используются в процессе казначейской деятельности, в качестве примера рассмотрим схему планирования и исполнения платежного календаря.
Рисунок 1 «Схема процесса казначейства»
План мероприятий
До того как приступить к разработке методологии, лучше составить план мероприятий, это поможет спрогнозировать всю работу по созданию методики, понять на каком этапе каким сотрудникам компании необходимо участвовать в создании методологии.
Для организации такого процесса, как правило, требуется осуществить ряд мероприятий:
- Шаг 1: проанализировать текущие бизнес-процессы движения денежных потоков;
- Шаг 2: описать будущие бизнес-процессы казначейства;
- Шаг 3: определить центры финансовой ответственности;
- Шаг 4: разработать бюджет движения денежных средств;
- Шаг 5: разработать процедуру согласования заявок и печатные формы;
- Шаг 6: разработать методику финансового планирования;
- Шаг 7: разработать регламент выполнения казначейских функций;
- Шаг 8: разработать методику оценки эффективности системы казначейства.
Примечание: Для крупных предприятий внедрение казначейства, как правило, происходит после внедрения бюджетирования, и шаги 3 и 4 уже выполнены. В этом случае БДДС выступает в качестве лимитов расходования денежных средств.
Рассмотрим подробнее каждое из данных мероприятий.
Практически все результаты мероприятий должны войти в один документ под названием «Регламент выполнения казначейских функций», но для удобства мы выделим основные блоки этого документа и рассмотрим их формирование по отдельности.
Для иллюстрации процесса создания единой методики казначейства, рассмотрим последовательность выполнения мероприятий и получение результатов на схеме процесса создания методики казначейства.
Рисунок 2 «Схема процесса создания методики казначейства»
Количество шагов может сократиться, если в компании уже используется механизм бюджетирования, разработан БДДС и финансовая структура. В этом случае Шаги 3 и 4 будут отсутствовать в представленной схеме.
Первым результатом создания методики будет документ «Описание текущих бизнес-процессов движения денежных потоков», этот документ обычно не включается в регламент, но будет служить основой для описания новых бизнес-процессов, также он будет полезен в случае последующей модернизации методики.
На схеме видно, что результатом почти всех этапов будет единый документ под названием «Регламент выполнения казначейских функций, как мы уже говорили в него войдут все разработанные формы, процедуры и методики. По этому документу, в дальнейшем будет осуществляться весь процесс казначейской деятельности на предприятии.
Еще одним результатом создания методики будет документ «Альбом печатных форм», все печатные формы и бланки включаются в регламент, вместе с этим, имеет смыл хранить их отдельно, т.к. их периодически распечатывают пользователи или сразу заполняют в электронном виде.
Заключительным результатом создания методики должен быть документ «Методика оценки эффективности системы казначейства». Этот документ тоже не включается в регламент, но будет использоваться уже для оценки функционирования самой методики, т.е. для проверки достижения поставленных целей в результате внедрения системы казначейства.
Вывод:
Созданию эффективной системы управления денежными средствами предшествует большая методическая работа, которая включает в себя анализ структуры предприятия, изучение текущего финансового состояния, выявление проблемных участков и формирование способов преодоления, разработку регламентных документов.
Для каждой организации будет свой набор мероприятий, поэтому важно, чтобы разработкой методики занимались опытные специалисты, либо привлекались консультанты, специализирующие в данной области. Существует много аспектов, которые следует учесть при формировании методики, следовательно важной составляющей успеха является профессионализм и практический опыт специалистов, непосредственно занятых в данном процессе.
Результатом этого непростого труда станет упорядоченная и налаженная работа казначейства – как механизм швейцарских часов.
В этой статье были затронуты лишь общие вопросы подхода к построению методологии казначейства, определены этапы выполнения необходимых мероприятий и их последовательность. В следующей статье мы более детально раскроем эту тему на примере большой компании (холдинга), озвучим особенности каждого этапа.
.jpg)
.jpg)
