Нередко собственник бизнеса сталкивается с ситуацией информационного вакуума, когда приходится принимать решение, не имея достаточной информации, а данных финансового учета оказывается недостаточно или они не совсем «свежие». Управленческий учет (УУ) позволяет узнать состояние дел компании в любую минуту. Это полноценный вид учета со своими задачами и механизмами сбора и обработки информации, специфической детализацией и периодичностью представления данных. Это процесс, который обеспечивает управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, собственно управления и контроля за деятельностью организации.
Руководитель центрального офиса продаж ООО «Центр Консалтинга и Информационных Систем» («Центр КИС»; с декабря 2011 года филиал «1С-Рарус» в Новосибирске – прим. ред.) Александр СЕДЮКО разъясняет: «Несмотря на то, что оба вида учета пользуются зачастую одними и теми же данными и правилами обработки информации, цели у них разные. Цель ФУ – составление неких отчетных (финансовых) документов для пользователей вне организации, цель же УУ – обеспечение планирования, контроля и управления в организации. Одним из главных отличий является то, что ФУ оценивает проведенные операции, а УУ, помимо этого, предоставляет прогнозы оценки и планы на будущее».
Таким образом можно сказать, что управленческий учет — это инструмент, позволяющий руководству предприятия оперативно реагировать на изменения обстановки, объективно оценивать свой бизнес и принимать обоснованные решения.
Почему только данных бухучета недостаточно
Для целей УУ аккумулируется информация о самых разных сторонах деятельности: от натуральных производственных показателей компании до прогнозирования и моделирования будущего ее состояния, определения показателей, позволяющих отслеживать, насколько компания близка к поставленным целям. «Управленческий учет опирается на данные отделов продаж и маркетинга, финансового отдела, информации о состоянии складских запасов, дебиторской и кредитрской задолженности покупателей и поставщиков. Кроме того, при ведении УУ используются ранее составленные прогнозы и данные, не подтвержденные первичной документацией», – отмечает Александр СЕДЮКО.
Бухгалтерский учет перекликается только с одной из частей управленческого учета – финансовым учетом. При этом далеко не всегда данные этих видов учета сопоставимы. Управленческий учет позволяет собственнику оценить свой бизнес. Это становится возможным благодаря тому, что управленческая отчетность, на базе которой проводится оценка, формируется в соответствии с реальной структурой компании.
Потребитель и состав УУ
Требования к управленческому учету в компании должны вырабатываться в ходе обсуждения начальниками различных служб. «Основные потребители результатов работы УУ – это все, кто в той или иной степени принимает решения, касающиеся деятельности компании, – комментирует Александр СЕДЮКО. – Представьте, что вы находитесь в помещении с завязанными глазами, только в одном случае у вас есть друг, который вам поможет, а в другом никого нет. Конечно, в обоих случаях у вас остаются еще руки и уши (БУ и ФУ), и если вы не первый раз в таком положении, то, очевидно, выпутаетесь, но все же помощь друга в таком случае сложно переоценить… Примерно такие же преимущества при условии правильной организации дает управленческий учет на предприятии. Состав же УУ зависит от потребностей пользующихся им лиц».
Правильно поставленный управленческий учет дает возможность своевременно принимать решения, направленные на достижение стратегических целей компании. Собственникам компании это дает возможность своевременно принимать решения о дополнительном инвестировании в бизнес, или, наоборот, – о выходе из бизнеса.
Таким образом, место управленческого учета в финансовой системе предприятия совершенно особое, и его постановка и ведение нуждаются в иных подходах и других специалистах, чем те, что требуются в таких бизнес-процессах как бухгалтерский и налоговый учет.
Проблема выбора
Заинтересованность пользователей в получении информации УУ растет с увеличением масштабов предприятия, потому что это позволяет уменьшить затраты и более эффективно управлять ресурсами. «Решать подобные вопросы можно и с помощью таблиц Excel, но это неэффективно, а по критериям своей эффективности, на мой взгляд, равных «1С» нет, – отмечает Александр СЕДЮКО. – Поскольку с большой долей вероятности остальные виды учета уже ведутся в «1С», это снимет массу проблем, связанных со сбором данных для последующей обработки. К тому же, с возможностями программных продуктов «1С» в области обработки данных и предоставления результатов по соотношению цена/эффективность мало что может сравниться. Наработанный в области реализации решений «1С» опыт также позволяет сэкономить на внедрении и ускорить срок начала полезной эксплуатации продукта. Знакомство можно начать с относительно недорогого программного продукта «1С:Управление небольшой фирмой 8». По мере увеличения потребностей можно обратиться к более сложным продуктам «1С:Комплексная автоматизация 8» или «1С:Управление производственным предприятием 8». При этом обращение за консультацией к профессионалам поможет выбрать наиболее эффективные инструменты для повышения управляемости и доходности бизнеса».
В любом случае, решение о конфигурации системы управленческого учета следует принимать исходя из потребностей в информации для нужд управления и имеющихся ресурсов, которые могут быть использованы для построения внутренней информационной системы. А на рынке представлены решения как универсальные, обладающие широким дополнительным функционалом, так и специализированные, рассчитанные на отдельные отрасли и задачи.
Критерии выбора и нюансы
Есть два основных критерия, по которым можно выбрать компанию, специализирующуюся на постановке управленческого учета: рейтинг фирмы «1С» и ее так называемые центры компетенции. Как отмечает директор компании «1С-Центральная Сибирь» (региональный дистрибьютор фирмы «1С») Михаил ПАНЬШИН, критерии рейтинга франчайзи фирмы «1С» – это наличие и количество специалистов, аттестованных на внедрение компонент «1С:Предприятие»; наличие опыта внедрения решений; наличие у фирмы сертификата соответствия системы управления качеством внедрений международным стандартам ISO: «При выборе средств автоматизации управления предприятием важно учитывать не только известность разработчика программного продукта, параметры платформы и функциональную насыщенность прикладного решения, но и наличие организаций и специалистов, способных осуществить внедрение этого решения. Опыт миллиона внедрений программ семейства «1С:Предприятие» показывает, что по мере роста масштаба информационных систем на платформе «1С:Предприятие», роль качественного внедрения программных продуктов с учетом отраслевой специфики приобретает все большее значение. Поэтому важным направлением развития партнерской сети фирмы «1С» является выделение отраслевой специализации партнеров и создание отраслевых центров компетенции. В Новосибирске четыре Центра компетенций по производству, три Центра компетенций по торговле и три Центра компетенций по бюджетному учету, один из которых является лидером рейтинга «1С:Франчайзи» в России. Данные статусы подтверждены сертификатами специалистов, а также положительными отзывами заказчиков. Большое внимание уделяется качеству оказания услуг франчайзи «1С». Три лидера регионального рынка в области консалтинга и внедрения решений на базе системы программ «1С» получили и ежегодно подтверждают международный сертификат ISO 9000:2008».
Нужно помнить, что системный интегратор прежде всего должен быть надежным партнером заказчика.
Кроме того, в зависимости от потребностей и задач предприятия, грамотные специалисты всегда окажут квалифицированную помощь в выборе программного продукта, его установке, внедрении, сопровождении и обучении персонала.
Можно резюмировать, что только чёткое понимание бизнес-процессов предприятия позволит его руководству разработать методологию постановки УУ, а также обеспечить успешное внедрение системы автоматизации. А поскольку наличие такого опыта играет ключевую роль, не стоит пытаться сделать все самостоятельно. Затраты на привлечение специализированного интегратора несоизмеримы с расходами, которые может понести компания от того, что часть сотрудников будет некоторое время заниматься не своим основным делом, компания столкнется со снижением эффективности своей работы и недополучит прибыль. Не говоря уже о том, что полученная таким образом система может не предоставлять необходимые данные.
Вместе с тем, результат от грамотного внедрения системы управленческого учета может превзойти все ожидания. Ведь правильно поставленный управленческий учет дает информацию, необходимую для расстановки приоритетов в деятельности предприятия и не только предоставит менеджменту данные для оценки перспективности открывающихся возможностей, но и снабдит его механизмами контроля за исполнением принятых решений.
Материал публикуется в сокращенном виде. Полная версия доступна в издании «Бизнес в Сибири».
