ERP-система (англ. Enterprise Resource Planning System — Система планирования ресурсов предприятия) — это интегрированная система на базе ИТ для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия. «Главная особенность ERP-системы в том, что все бизнес-процессы располагаются в едином информационном пространстве и связаны функционально в единый контур управления, — отмечает исполнительный директор «Центр Консалтинга и Информацинных Систем» («Центр КИС»; с декабря 2011 года филиал «1С-Рарус» в Новосибирске) Евгений ЛЕБЕДЕВ. — Поэтому если руководитель начинает понимать, что получает из разных источников противоречивую информацию, а структуры предприятия не взаимодействуют друг с другом, нужно задуматься о внедрении ERP-системы».
Действительно, цель данной системы — обеспечение информационных потоков между всеми хозяйственными подразделениями (бизнес-функциями) предприятия и информационная поддержка связей с другими предприятиями. Построенная, как правило, на централизованной базе данных, ERP-система формирует стандартизованное единое информационное пространство предприятия, исключая двойной ввод информации.
ERP-система — достаточно сложное решение, основанное на автоматизации практически всех бизнес-процессов предприятия. «До сих пор единый стандарт ERP фактически не определен, — делится генеральный директор компании «Центр автоматизации и консалтинга «Сиринт» (с декабря 2011 года филиал «1С-Рарус» в Новосибирске) Вячеслав САВЛЮК. — Есть минимальный набор функций, которым данная система должна удовлетворять, но считается, что чем большее количество бизнес-процессов охватывает ERP-система, тем она более «ERP’пистee». Считается, что решения класса ERP должны обеспечить полную функциональность для управления всей административной и операционной деятельностью компании, объединяя в единую цепочку финансовый учет, процессы сбыта, производства, управления материальными потоками, планирования, взаимодействия с партнерами и поставщиками.
Закономерен вопрос: кому и зачем нужна тогда ERP-система? Короткий ответ: ВСЕМ.
Без подобной системы сегодня в принципе невозможно обеспечить эффективное управление ни одним развивающимся предприятием. «ERP-система — это лишь инструмент, и от умения им правильно пользоваться сильно зависит его эффективность, — уверен Вячеслав САВЛЮК. — В первую очередь, она помогает навести порядок в бизнес-процессах предприятия — ни одна бумага, ни одна отгрузка, ни один контакт с контрагентом не останутся незамеченными или неучтенными. Во-вторых, это создание условий для работы в едином информационном пространстве, отсутствие проблем многократного ввода информации, снижение риска человеческой ошибки. Ну и самое важное — появляется возможность реально управлять своим бизнесом. Вы можете принимать решения оперативно, а не по факту «посмертного» бухгалтерского учета, можете прогнозировать развитие событий и четко планировать работу предприятия. Следовательно, повышается гибкость, мобильность и конкурентоспособность организации». Ведь ERP-система предоставляет возможность управлять компанией на основе всегда достоверной и актуальной информации, принимать взвешенные рациональные управленческие решения. Поэтому внедрение ERP-системы ведет к повышению контролируемости всех составляющих бизнеса и обеспечивает фундамент дальнейшего роста и развития компании.
ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ ERP-СИСТЕМ
Любая ERP-система обладает, как минимум, следующим функционалом: управление закупками (поставками), управление производством, управление продажами, управление отношениями с клиентами (CRM), бухгалтерский и налоговый учет, управление складскими запасами, управление ценообразованием, управление основными средствами, управление денежными средствами, а также включает такие ключевые аспекты, как планирование продаж, производства, закупок и бюджетирование.
Однако комплексная автоматизация управления предприятием — это не просто создание информационной системы. Это переход к управленческой концепции, включающей в себя одновременно инструменты и стандарты управления. Такой путь к повышению эффективности предприятия предполагает комплексный подход к оптимизации бизнеса. Прежде всего, система управления ресурсами должна обеспечить руководству предприятия новые функциональные возможности, поддерживать эволюцию бизнес-процессов.
НАИБОЛЕЕ ПОПУЛЯРНЫЕ ПЛАТФОРМЫ
В XX веке российские ERP-системы были в основном представлены такими брендами, как «Галактика», «БЭСТ ПРО», и еще несколькими другими. Более пяти лет назад фирмой «1С» был выпущен продукт ERP-класса «1С:Управление производственным предприятием 8». Еще одна хорошая новость — 19 августа 2010 года для машиностроительных предприятий вышел Программно-методический комплекс «1С:Машиностроение 8 СТАРТ PLM», с применением технологии PLM (Product Lifecycle Management) — технологии управления жизненным циклом изделия. Руководителям и собственникам производственных предприятий имеет смысл обратить на это решение свое внимание. Особенно сегодня, когда многие компании приводят свой бизнес к новой, более эффективной модели путем сбалансированной комбинации применяемых технологий, процессов и механизмов управления.
Основные преимущества ERP-системы на базе «1С» — оптимальная стоимость и небольшие сроки внедрения. Кроме того, программы «1С» давно и успешно используются предприятиями, работающими в различных отраслях. Накопленный в процессе общения с клиентами опыт позволил разработчикам «1С» создать спектр готовых специализированных ERP-систем, внедрение которых позволяет сокращать издержки при внедрениях и срок реализации проектов. Кроме того, небольшие сроки внедрения и оптимальная стоимость ERP-систем на базе решений «1С» позволяют также обеспечить быструю экономическую отдачу.
Другой плюс заключается в том, что это отечественный продукт, в котором учтены чисто российские особенности, существует развитая сеть фирминтеграторов с подготовленными сертифицированными специалистами по внедрению и сопровождению. В России работают десятки тысяч специалистов, профессионально занимающихся внедрением и адаптацией прикладных решений «1С:Предприятия 8». Фирма «1С» проводит регулярное обучение и сертификацию специалистов. Поэтому основной критерий выбора ERP-системы — достаточная функциональность и приемлемый бюджет.
РИСКИ ВНЕДРЕНИЯ
Как мы уже отмечали, грамотное использование инструментов ERP-системы предоставляет возможность управлять компанией на основе всегда достоверной и актуальной информации, ведет к повышению контролируемости всех составляющих бизнеса и обеспечивает фундамент дальнейшего роста и развития компании. Однако при реализации проекта внедрения такой системы нужно остерегаться необоснованных ожиданий.
Всегда нужно помнить, что в международном масштабе 75% внедрений ERP-систем заканчиваются неудачно из-за того, что не выдерживаются сроки, бюджеты или качество. «Основным проектным риском внедрения является неготовность руководства предприятия к интенсивному внедрению, — отмечает Вячеслав САВЛЮК. — Распространено заблуждение, что можно взять готовую систему и она на 90% перекроет все бизнес-процессы предприятия, однако, смею вас заверить, такого не бывает. Внедрение подобного рода системы — процесс взаимной адаптации предприятия под решение и решения под предприятие. И к этому нужно быть готовым. Готовность меняться, принимать оперативные решения и участвовать в управлении проектом значительно повышает шансы на успех». Важно определить максимальное количество информации о целях и особенностях работы вашего предприятия. Ну и, конечно, иметь хотя бы минимум знаний из области классики проектного управления.
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ
Нужно понимать, что лучшей гарантией успешного внедрения любого проекта автоматизации является высокая квалификация всех его участников, их слаженная работа и высокая ответственность.
В плане должны быть четко разделены работы и ответственность заказчика и исполнителя, для каждого этапа определены конкретный, оцениваемый результат и контрольные точки. Кроме того, для реализации проекта следует сформировать рабочую группу. Её полномочия, а также сферы ответственности и порядок коммуникаций внутри группы, а также группы с остальными участниками проекта должны быть закреплены на уровне договора. Как подготовить, провести и завершить проект, подробно описано в литературе по проектному управлению. Однако участие высшего руководства во всех этапах проекта, их непосредственная заинтересованность в его результатах крайне важны для успешного внедрения любых информационных систем». Продолжительность и результаты этапов проекта оцениваются компанией-интегратором исходя из квалификации специалистов и предполагаемой трудоемкости работ. Они должны быть обязательно согласованы с руководителями соответствующих служб предприятия.
Есть мнение, что основной причиной неудач проектов внедрения ERP-систем в России является недостаточное внимание к ним высшего руководства.
Другая распространённая ошибка — это попытка переделать систему «под себя». Эта возможность действительно привлекательна, — ведь всегда хочется получить не просто информационную систему, а систему, идеально подходящую под бизнес-процессы компании. И конечно, любой системный интегратор с готовностью возьмется за любую сколь угодно сложную доработку системы. Однако, как всегда, вопрос упирается во время и деньги, которые придется потратить не только на первоначальное внедрение, но и на последующее сопровождение и обновление ERP-системы.
Важно изначально правильно определиться с выбором системы и интегратора. Бюджет должен быть определен до начала работ и строго исполняться.
Не стоит также забывать, что одного приобретения ERP-системы часто бывает недостаточно. Главное, правильно выбрать компанию, которая быстро и эффективно эту систему внедрит, поможет достичь главной цели проекта — получения экономического эффекта.
ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
По мнению экспертов, при выборе оптимального решения следует остановиться на широко распространенных, проверенных системах. Опыт интегратора по успешному внедрению ERP-систем тоже дорогого стоит.
Следует отметить, что нет необходимости сразу приобретать систему с избыточной для текущих нужд предприятия функциональностью, — её можно по мере необходимости развивать и наращивать в дальнейшем.
Нужно всегда четко понимать, что хочется получить от системы. Внедрение — не самоцель, а способ достижения конкретных задач, решения конкретных проблем предприятия. «Мы обычно рекомендуем современные решения на платформе «1С», — делится Вячеслав САВЛЮК. — Выберите компанию, которая несет ответственность за производительность и функциональность предлагаемого ею решения и после проведения детального обследования вашей компании сможет вам дать четкие рекомендации по внедрению». Таким образом, не стоит рассматривать ERP-систему ни как «волшебную палочку», ни как «стильную» и дорогую «игрушку». ERP-система обеспечивает и контролирует исполнение процедур и регламентов, но если ваши процедуры неконкурентоспособны, то даже чёткое их исполнение не решит проблемы. С другой стороны — даже самые правильные и эффективные процессы бесполезны, если они не исполняются.
Удачных внедрений!
