УЧИТЬСЯ ДОКУМЕНТООБОРОТУ НАСТОЯЩИМ ОБРАЗОМ!
Документы — это основные информационные ресурсы любой организации, и работа с ними требует правильной постановки. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала — вот далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно тормозить, а иногда даже парализовать работу организации. Поэтому эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления и без его автоматизации в современном высокотехнологичном мире не обойтись. Вместе с тем требования к автоматизации бизнес-процессов растут. Сегодня уже не актуальна автоматизация отдельных участков работы подразделений, ведь это приводит к необходимости применения на рабочем месте разрозненных программных продуктов. Комплексное решение проблемы предлагают системы электронного документооборота (СЭД).
«Для получения действительно эффективной системы документооборота компаниям необходимо рассматривать комплексные решения, которые не только обеспечивают централизованное хранение документов и автоматизацию делопроизводства, но и обладают широкими возможностями для коллективной работы с документами, в том числе поддержкой управления деловыми процессами. Безусловно, выбор готового решения предпочтительнее попыток частичной (т. н. «лоскутной») автоматизации, которая в большинстве случаев не приводит к повышению эффективности управления», — считает заместитель руководителя отдела комплексных продаж «Центр КИС» (с декабря 2011 года филиал «1С-Рарус») Михаил ЧЕРЕМНОВ.
Современные компании разработчики готовы предоставить СЭД как для крупных предприятий, так и для организаций численностью пять—десять человек. «В данный момент для автоматизации документооборота применяется несколько систем, — комментирует генеральный директор Центра автоматизации и консалтинга «Сиринт» (с декабря 2011 года филиал «1С-Рарус») Вячеслав САВЛЮК. — В зависимости от масштаба системы, требований к жесткости процессов согласования и работе с документами, а также бюджета компании можно выбрать ту или иную систему. Внедрение системы документооборота не сводится к тому, чтобы просто купить нужный программный продукт —это серьезный процесс, который зачастую сводится к тому, чтобы формализовать и согласовать все бизнес-процессы работы с документами. Многие компании предпочитают «разрабатывать» свои системы СЭД, однако, по сути, это изобретение велосипеда и стоимость подобной «разработки» обходится на порядок выше, чем выбор готовой системы. Так одна из самых недорогих систем электронного документооборота на платформе «1С» («1С:Документооборот 8») стоит около 36 000 рублей».
Ответ на вопрос, по каким критериям правильно выбирать систему, тоже знают далеко не все. Между тем при выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от потребностей и специфики своей компании.
БЕЗ СЭД КАК БЕЗ РУК
Современные системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Объектами автоматизации в таких системах являются документы (от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес процессы, представляющие как движение, так и обработку документов. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным, и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.
«Современные системы электронного документооборота — набор инструментов для осуществления всех возможных процессов работы с документами: структурирование информации, разделение прав доступа, шифрование, работа с электронными цифровыми подписями, определение поручений, согласований, реализации механизмов совместной работы, версионирования документов, полнотекстового поиска, контроля исполнительской дисциплины и анализа средней длительности согласования документов. — рассказывает Вячеслав САВЛЮК.
Всего на рынке представлено более пятидесяти решений этого класса. СЭД в первую очередь нацелены на повышение эффективности взаимодействия сотрудников организации при работе с документами, поэтому основные функции СЭД — управление взаимодействием (workflow) и поддержка жизненного цикла документа (docflow). «Задачи, решаемые СЭД, — это, как правило, автоматизация делопроизводства, создание электронного архива документов и автоматизация бизнес-процессов, — делится Михаил ЧЕРЕМНОВ. — Комбинированные СЭД решают все перечисленные задачи в рамках одной системы, поэтому подобные решения наиболее популярны. В настоящее время на рынке СЭД преобладают продукты российских разработчиков. Из последних разработок можно выделить решение «1С:Документооборот», созданное на платформе «1С:Предприятие 8» и представляющее комбинированную СЭД с широкими функциональными возможностями. Система привлекает не только низкой стоимостью, но и малыми сроками внедрения, ориентацией на российские стандарты делопроизводства, а также простотой поддержки и адаптации под нужды заказчика».
Если рассматривать экономический эффект от внедрения, то можно выделить следующие аспекты: увеличение производительности труда административно-управленческого звена до 20–25%, снижение стоимости архивного хранения электронных документов до 90%, появление возможности коллективной работы над документами, повышение уровня безопасности информации, ускорение процессов поиска и выборки документов, улучшение контроля за исполнением документов. Поэтому даже в период экономической стагнации внедрение СЭД — это всегда эффективное вложение в будущее организации.
КАК ПОДОБРАТЬ СЭД?
СЭД — это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота — регистрацию и ввод документов, поиск документов, маршрутизацию, создание отчётов, ведение архива, установление прав доступа в системе. Поэтому при выборе СЭД просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. «Так как основным видом работ при серьезном внедрении систем электронного документооборота являются формализация и описание бизнес-процессов, то и выбирать компанию интегратора и продукт нужно, прежде всего, по опыту и количеству внедрений продукта. Обязательно попробуйте демоверсию или посетите предприятие, где подобная система уже внедрена», — советует Вячеслав САВЛЮК.
Также при выборе СЭД стоит выяснить весь комплекс услуг, предоставляемых компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Однако услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. «При выборе системы необходимо исходить из целей автоматизации и потребностей компании, — отмечает Михаил ЧЕРЕМНОВ. — Если нужен архив документов — это одно семейство продуктов, если автоматизация делопроизводства, — то другое. Выбор поставщика решения и интегратора — задача всегда нетривиальная, но определенный набор критериев существует — это возможность презентации системы «вживую», расчет полной стоимости и срока внедрения, наличие реализованных проектов и т. д. При этом отечественные разработки в этой области зачастую не уступают по функциональным возможностям адаптированным зарубежным, и интерес к ним на рынке очень высок. Сейчас актуальны полнофункциональные, но доступные по цене продукты, и российские решения полностью удовлетворяют этим потребностям. Не секрет, что большинство предприятий малого и среднего бизнеса используют для автоматизации продукты «1С», и выход программного продукта «1С:Документооборот» способствует получению интегрированных решений на базе продуктов одного разработчика, что является неоспоримым преимуществом».
Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы.
«ПОДВОДНЫЕ КАМНИ»
Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария, необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. «В первую очередь компаниям, внедряющим СЭД, не стоит питать иллюзий относительно возможности внедрения своими силами, — говорит Михаил ЧЕРЕМНОВ. — Подобные внедрения, как правило, неудачны и не приводят к желаемому результату, поэтому при выборе системы следует руководствоваться не только функциональными преимуществами, но и наличием квалифицированного интегратора, обладающего необходимым портфелем компетенций для внедрения системы. В условиях «лоскутной автоматизации» важнейшим фактором являются возможности интеграции с другими системами, предлагаемыми в решении. На этот фактор следует обратить особое внимание».
Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Так, может возникнуть ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в своем головном офисе, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы. Поэтому важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. А результаты грамотного внедрения, которые получает компания, — экономия ресурсов, повышение прозрачности деятельности сотрудников и развитие корпоративной культуры, в целом приводят к росту стабильности операционной деятельности, что становится одним из её неоспоримых конкурентных преимуществ.
Кроме всего прочего, в настоящее время происходит совершенствование законодательной базы, регулирующей обмен электронными документами, что свидетельствует о внимании государства к сегменту СЭД и способствует развитию данных решений. Недаром интерес к СЭД стали проявлять не только крупные компании, но и небольшой бизнес, ведь повышение эффективности управления важно для любого предприятия, а СЭД является инструментом достижения этой цели.
Материал публикуется в сокращенном виде. Полная версия доступна в издании «Бизнес в Сибири».
