Единая информационная система объединила 1 700 офисов продаж «Билайн»

Резюме проекта

Компания «Билайн» построила единую централизованную информационную систему, которая объединила 1 700 офисов продаж. Особенности проекта: большое количество торговых точек, их территориальная распределённость и высокая нагрузка на систему — в ней одновременно работают около четырёх тысяч сотрудников. В результате построения единой информационной системы офисов продаж «Билайн» появилась возможность мгновенно получать дданные по остаткам из каждого офиса продаж. Выстроен единый процесс движения товаров, снижены трудозатраты на операции по движению и продажам товара, ликвидирован разрыв между товарным и кассовым учётом. Ускорилось обслуживание покупателей, время регистрации торговых операций сократилось на 30%. Выгрузка всех остатков в каждом офисе продаж в разрезе уникального артикула позиции занимает всего около 15 минут. Три минуты уходит на сбор первичной документации со всех офисов продаж в полностью автоматизированном режиме и формирование отчёта о текущих чеках за день.

Цели и задачи проекта

Цели проекта:

• Построение единой информационной системы офисов продаж «Билайн».
• Создание дополнительных возможностей в системе товарных операций, продаж, закупок, финансов и логистики.
• Оптимизация механизмов прогнозирования и распределения товаров.
• Привлечение новых и сохранение существующих покупателей.

Задачи проекта:

• Создать «единое окно» для учёта и контроля всех ключевых процессов.
• Обеспечить оперативный учёт целевых запасов центрального склада и складов точек продаж.
• Наладить оперативный контроль движения товаров.
• Перейти на единый стандарт работы для всех офисов продаж.
• Обеспечить оперативную работу с бракованным товаром.

Особенности проекта:

• Большое количество торговых точек — 1 700 офисов продаж.
• Территориальная распределённость торговых точек, расположение в разных часовых поясах.
• Высокая нагрузка на систему: все офисы продаж «Вымпелком» сейчас работают в единой информационной системе, она поддерживает порядка 3 900 одновременных сессий.
• Более 50 систем интегрированы в среду, построенную на системе «1С:Управление торговлей 8» и платформе «1С:Предприятие 8», через сервисы.

Результаты проекта:

• Мгновенное получение данных по остаткам из каждого офиса продаж. Особенно актуально при переходе клиента из офлайн-ритейла «Билайн» в онлайн.
• Время регистрации торговых операций сократилось на 30%, ускорилось обслуживание покупателей.
• До 15 минут сократилась выгрузка данных по всем офисам продаж управленческой отчётности. Обеспечен контроль работы каждого салона и каждого сотрудника в режиме онлайн.
• До пяти минут сократилась подготовка данных для открытия нового офиса продаж в системе «1С:Управление торговлей».
• До трёх минут сократилось время регистрации нового абонента.
• До трёх минут сократилось время полностью автоматизированного сбора первичной документации со всех офисов продаж.
• Не более одной минуты занимает обработка онлайн-заказа от интернет-магазина.
• До 15 секунд сократилось время пополнения баланса абонента.

Ситуация до старта проекта

Собственная сеть офисов продаж компании «Вымпелком» насчитывает более 1 700 офисов по всей России и обслуживает миллионы покупателей. До старта проекта в офисах продаж использовался ограниченный функционал решения «1С:Розница 8» исключительно в части кассовых операций, учёт движения товаров осуществлялся в сторонней системе, не имеющей возможности развития под требования бизнеса.

Одной из главных предпосылок для запуска проекта стала необходимость оперативно собирать и анализировать данные о работе удалённых подразделений. Без этого было сложно планировать и контролировать работу точек продаж. Для повышения уровня сервиса и консолидации всех данных при принятии управленческих решений компании «Вымпелком» требовалась единая система учёта, которая помогла бы автоматизировать основные бизнес-процессы.

«В нашей компании около 700 информационных систем. Примерно половину из них офисы продаж ежедневно используют в работе, — отметил Дмитрий Ларионов, руководитель службы развития систем дистрибуции компании „Вымпелком“. — Требовалось организовать единый интерфейс для работы сотрудников офисов продаж. Поэтому мы хотели реализовать подход „единого окна“».

Кроме того, обучение новых сотрудников обычно занимало от двух до трёх недель, а полностью они адаптировались к работе только на второй-третий месяц. Было необходимо сократить это время путём унификации и стандартизации работы в офисах продаж.

Портрет компании-заказчика

Торговая марка «Билайн» компании «Вымпелком» является одним из самых ценных и узнаваемых брендов России. «Вымпелком» обслуживает 205 миллионов абонентов в 13 странах мира. Вот уже 25 лет компания оказывает услуги сотовой связи, домашнего и мобильного интернета, предоставляет современные цифровые сервисы. Имеет 1 700 собственных офисов продаж по всей России, обслуживающих миллионы покупателей.

Портрет компании-подрядчика

«1С-Рарус» — совместное предприятие фирм «1С» и «Рарус», ведущий партнёр фирмы «1С». Имеет 17 офисов в России, Германии и на Украине и 2 700 квалифицированных сотрудников. Успешно реализовала более 500 корпоративных проектов. Специалисты «1С-Рарус» разработали свыше 90 типовых решений для 17 отраслей бизнеса. Система менеджмента «1С-Рарус» соответствует международному стандарту качества ISO 9001:2015.

Единая информационная система офисов продаж «Билайн»

Единая система работы офисов продаж разработана на основе системы «1С:Управление торговлей 8» и платформы «1С:Предприятие 8». Все пользователи работают в единой централизованной системе, обеспечен оперативный обмен информацией между точками продаж и центральным офисом.

Более подробно остановимся на реализованном в системе функционале. Его выбор был обусловлен задачами, стоящими перед компанией «Вымпелком»:

• Оперативный контроль товародвижения:
  • Регистрация в системе «1С:Управление торговлей» в онлайн-режиме всех перемещений товаров.
  • Планирование закупок и управление ожидаемыми поступлениями.
  • Процессы логистики: распределение товара по сети, перемещение и отгрузка товара, обработка расхождений при перемещении.
  • Обмен данными с WMS-системой 3PL-оператора.
• Складской учёт:
  • Складские операции — инвентаризация, серийный учёт товаров и SIM-карт, резервирование товара в интернет-магазине.
  • Серийный учёт техники по IMEI-номерам.
• Товарный учёт:
  • Приём техники и SIM-карт;
  • Оформление продаж;
  • Подключение пакета услуг;
  • Приём платежей.
• Работа с бракованной продукцией (аппаратами):
  • Возврат от клиента и оперативный приём оборудования в ремонт.
  • Выдача и возврат подменного фонда.
  • Классификация б/у аппаратов.
  • Контроль за движением бракованной техники.
  • Процессы категоризации и уценки брака.

Около 50 информационных систем интегрированы в программную среду «1С:Управление торговлей 8» в качестве внешних сервисов. Это позволило любому сотруднику офиса продаж использовать „единое окно” для обслуживания биллинга, подключения абонентов и для CRM-функций. По регламентным заданиям все данные по системам «1С» выгружаются в BI — плоские таблицы — и предоставляются для использования другими информационными системами, которых в компании около 700. Проект выполнен специалистами «Вымпелком» совместно с компаниями «1С» и «1С:Рарус».

Особенности проекта

Уникален масштаб построенной информационной системы: централизованное решение реализовано в единой информационной системе и может поддерживать до 4 000 одновременно работающих точек продаж. «Уникальность проекта заключается в том, что в отличие от конкурентов все офисы продаж компании «Вымпелком» работают в единой базе, — рассказал Дмитрий Ларионов. — В офисах продаж стоят «тонкие» клиенты. Около 4 тыс. сотрудников по всей России работают в этой единой базе. По результатам нашего мониторинга, когда сотрудники активно пробивали чеки, в базе одновременно было запущено около 3 900 сессий. При том что пробивание чека в каждом офисе продаж занимает не более двух секунд».

Ещё одна особенность проекта — сроки реализации. Используя опыт и наработки предыдущих проектов, решение удалось разработать и интегрировать с большим количеством внутренних ИТ-систем менее чем за три месяца. Внедрение системы в 1 400 магазинах заняло всего лишь четыре месяца, ещё четыре месяца перед этим ушло на предварительную подготовку.

Обеспечена поддержка в режиме 24/7/365 почти четырёх тысяч работающих пользователей. При этом вторую линию поддержки обеспечивают 18 специалистов «1С:Рарус» в режиме 24/7, а третью линию — шесть специалистов «1С:Рарус» в режиме 5/2. Специалисты «1С:Рарус» разрешают порядка 10 тыс. инцидентов за месяц (из всех офисов продаж), на решение инцидента уходит от 1 до 48 часов.

Сокращение операционных затрат и перевод разработки в капитальные затраты

«Совет тем, кто внедряет сложные системы: тщательно выбирайте команду-партнёра», — подчеркнул Дмитрий Ларионов. На данный момент за специалистами компании «Вымпелком» осталось только отслеживание контрольных точек проекта, большинство экспертиз по бизнес-анализу сконцентрированы в компании «1С:Рарус». «В области продуктов „1С“ этим проектом в штате „Вымпелкома“ занимались всего лишь 18 сотрудников», — уточнил Дмитрий Ларионов. — Все остальные ресурсы — программистов, бизнес-аналитиков и специалистов технической поддержки — предоставила компания-партнёр «1С:Рарус». Это позволило владельцам бизнеса сократить операционные затраты и перевести всю разработку в капитальные затраты. Что неплохо для бизнеса, так как теперь руководство видит, во что оно вкладывается и какие выгоды, преимущества и деньги несёт ему каждая новая разработка. На данный момент в «Билайн» используется именно такой подход. Теперь рассчитываются все затраты на пожелания, и оценивается та выгода, которая будет получена от реализации этого пожелания. Это позволяет не воплощать в жизнь все идеи и проекты, а выбирать лишь те, которые имеет смысл реализовывать. «Это хороший подход, — резюмировал Дмитрий Ларионов, — и я рекомендую всем его использовать».

Результаты

В результате построения единой информационной системы офисов продаж «Билайн» можно мгновенно получать данные по остаткам из каждого офиса продаж. Как подчеркнул Дмитрий Ларионов, это особо актуально при переходе клиента из оффлайн-ритейла «Билайн» в онлайн. Например, появилась возможность быстро подобрать пункт выдачи заказа в интернет-магазине.

Выстроен единый процесс движения товаров, снижены трудозатраты на операции по движению и продажам товара, ликвидирован разрыв между товарным и кассовым учётом. Оптимизирована архитектура предоставления информации для задач прогнозирования и распределения товара:

• Достигнута высокая точность планирования закупок и распределения товаров в офисы продаж.
• Повысился показатель достаточности товара.
• Обеспечено управляемое прогнозирование продаж по сети и в салонах.

Обслуживание покупателей происходит в едином окне «1С:Управление торговлей», что упростило работу действующих сотрудников. Интуитивно понятный единый интерфейс системы ускорил обучение новых сотрудников. Ускорилось обслуживание покупателей, время регистрации торговых операций сократилось на 30%. Временные показатели, которые обеспечила новая система:

• Всего около 15 минут занимает выгрузка всех остатков в каждом офисе продаж в разрезе уникального артикула позиции.
• Около пяти минут занимает подготовка данных для открытия нового офиса продаж в системе.
• Три минуты — на регистрацию нового абонента.
• Три минуты занимает сбор первичной документации со всех офисов продаж в полностью автоматизированном режиме и формирование отчёта о текущих чеках за день (пробитых и не пробитых).
• Обработка заказа, сформированного на сайте «Билайн», занимает не более минуты.
• Около 15 секунд занимает пополнение баланса абонента.

Благодаря работе единой информационной системы появилась возможность:

• Ввести единый для всех офисов продаж стандарт работы, что сокращает время вхождения в роль каждого нового сотрудника.
• Реализовать централизованную политику управления лояльностью и удержанием существующих клиентов.
• Проводить общие для всей сети и собственные маркетинговые акции.