1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». Электронная трудовая книжка (ЭТК) это цифровой аналог бумажной трудовой, где будет отображаться та же информация, что и в сегодняшних бумажных книжках за исключением информации об образовании и награждениях. Данные о трудовой деятельности граждан будут собраны в информационной системе Пенсионного фонда, для этого работодатели с 2020 года начали передавать в ПФР сведения о кадровых изменениях — отчет СЗВ-ТД. Наши специалисты подскажут, какую программу выбрать для сдачи нового отчета, а также помогут корректно его настроит, если вы уже используете какую-либо программное обеспечение «1С». Информация о трудовом стаже работника до 2020 года уже отражена в базах ПФР. Правда, это стаж и название компании, а вот занимаемой должности в них нет. При устройстве на новую работу подтверждением занимаемых должностей будет служить бумажная трудовая.
Преимущества ЭТК
У работодателей и у работников возникает вопрос: «Что будет с бумажными трудовыми книжками?»
После 1 января 2021 года работодатели выдадут бумажные трудовые книжки на руки сотрудникам. Но только тем из них, кто выберет электронный вариант трудовой и напишет соответствующее заявление до конца 2020 года. Если сотрудник не захочет отказываться от бумажной трудовой, у него будет и бумажная, и электронная. Работодатели по-прежнему будут вести трудовую на бумаге, а параллельно будут подавать сведения обо всех кадровых изменениях в информационную базу ПФР. Если этот сотрудник сменит работу, новый работодатель также будет обязан продолжать вести его бумажную трудовую и хранить ее у себя. В любой момент человек, оставивший бумажную трудовую, сможет написать заявление и перейти только на электронный вариант, тогда старую ему выдадут на руки.
Для перехода на электронные трудовые книжки Правительство дало 1 год. В 2020 году организации начинают наполнять информационную базу ПФР сведениями о трудовой деятельности, с 2021 года бумажные трудовые на новых сотрудников заводить перестанут.
Давайте вместе разберемся, что же должен сделать каждый работодатель до конца 2020 года для корректного перехода на электронные трудовые книжки?
31 октября 2020 года можно назвать первой реперной точкой. Крайний срок уведомления работников об изменениях в порядке ведения трудовых книжек и об их праве выбрать между бумажной трудовой и ведением сведений о трудовой деятельности в электронном виде перенесен с 30 июня на 31 октября (постановление Правительства от 19.06.2020 № 887). Инициатива по переносу срока исходила от Минтруда и связана с коронавирусом. К указанной дате каждый работодатель обязан в письменном виде оповестить работающих сотрудников о предстоящих изменениях и их праве оставить бумажную трудовую. Соответствующее заявление от работника должно поступить до конца 2020 года. Уведомление необходимо вручить под роспись всем штатным сотрудникам (в том числе декретницам, работающим удаленно, «потеряшкам») с указанием даты получения. Если кто-то из работников не может прийти в офис, им следует направить заказное письмо с описью вложения.
#Лайфхак 1
Для удобства и оперативности можно разработать единый шаблон заявления от сотрудника о выборе и приложить его к уведомлению. Сотруднику остается только обозначить свой выбор и подписать.
Далее до конца 2020 года необходимо пересмотреть и доработать локальные нормативные акты компании с учетом новых требований по формированию сведений о трудовой деятельности. Это могут быть «Правила внутреннего трудового распорядка», «Положения о защите персональных данных», должностные инструкции кадровиков и бухгалтеров, инструкция по документообороту и другие документы, в которых упоминается трудовая книжка. В частности, необходимо указать, как работодатель будет получать, хранить и обрабатывать электронные сведения о трудовой деятельности сотрудников, как будет их сотрудникам выдавать, в том числе при увольнении. Обязательно надо согласовать изменения с профсоюзом, если он в организации есть.
До 31 декабря 2020 года работодателю необходимо собрать с сотрудников заявления с обозначением сделанного выбора. Если такого заявления нет, то автоматически считается, что сотрудник выбрал бумажную трудовую, и в связи с этим работодатель обязуется продолжать вести ее дальше. Отказаться от нее сотрудник может в любой момент и после 31 декабря 2020 года.
#Лайфхак 2
Начинайте выдавать бумажные трудовые на руки тем сотрудникам, которые выберут электронный вариант, только с 1 января 2021. До 31 декабря 2020 ответственность за хранение бумажных трудовых несет работодатель, даже если сотрудник уже сделал выбор. Перед выдачей трудовой в ней необходимо сделать последнюю запись о том, что работник подал заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ.
Срок передачи сотруднику бумажной трудовой в законе не обозначен. Если работник по каким-то причинам не может получить трудовую лично, нужно отправить ему письменное уведомление с просьбой явиться и получить, или дать разрешение направить ее по почте. Если сотрудник не явился лично и согласия на отправку по почте не дал, работодатель обязан хранить трудовую у себя.
Новые правила — новая отчетность
Ежемесячный отчет СЗВ-ТД нужен для наполнения электронной базы ПФР сведениями о трудовой деятельности. В 2020 году отчет нужно сдавать только тем работодателям, у которых в отчетном месяце появились одно из пяти оснований:
- Компания приняла нового сотрудника, уволила или перевела сотрудника внутри компании.
- Кто-то из сотрудников сдал заявление о выборе варианта ведения трудовой.
- Работодатель поменял название.
- Работнику установили (присвоили) вторую или последующую профессию, специальность или иную квалификацию.
- По решению суда работнику запретили занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.
Отчет сдается отдельно на каждого сотрудника, по которому есть основание, до 15 числа следующего месяца. Если за месяц оснований не возникло, организация не должна сдавать СЗВ-ТД. Если оснований не возникнет за весь 2020 год, то первый отчет СЗВ-ТД необходимо будет сдать только в феврале 2021 года. Нулевой формы СЗВ-ТД не предусмотрено.
#Лайфхак 3
Обратите внимание, что в самом первом отчете СЗВ-ТД на каждого сотрудника в табличной части нужно указать сведения о последнем кадровом мероприятии по данному сотруднику по состоянию на 01.01.2020 года. Другими словами — перенести туда последнюю запись из его бумажной трудовой. Более раннюю информацию переносить не нужно.
Порядок сдачи СЗВ-ТД. При увольнении или приеме сотрудника нужно сдавать отчет сразу — не позднее следующего дня после выхода приказа. А вот при переводе или получении заявления о выборе способа ведения трудовой срок определен до 15 числа следующего месяца. Например, 7 июля 2020 года сотрудник уволился. Уже 8 июля работодателю нужно отправить на него отчет СЗВ-ТД, где в табличной части первым пунктом будет идти последняя информация из трудовой по состоянию на 01.01.2020 г. (например, о приеме), а вторым — запись об увольнении. 10 июля 2020 года работник переведен на другую должность. Работодателю необходимо будет отправить на него отчет СЗВ-ТД в срок до 15 августа 2020 года, где в табличной части первым пунктом будет идти последняя информация из трудовой по состоянию на 01.01.2020 г. (например, о приеме), а вторым — запись о кадровом перемещении.
Отчет СЗВ-ТД сдают только в электронном виде. Поэтому заранее необходимо позаботиться о технической возможности отправлять отчеты по телекоммуникационным каналам связи и заключить соглашение об электронном документообороте с ПФР на случай, если его еще нет.
За нарушения в работе со сведениями о трудовой деятельности работодателя могут привлечь к административной ответственности как за нарушение трудового законодательства. За первое нарушение работодатель получит предупреждение, за повторное организацию оштрафуют на сумму до 50 тысяч рублей, предпринимателя — до 5 тысяч. Если ошибки или бездействие работодателя станут препятствием для трудоустройства человека, он сможет потребовать возместить неполученный заработок (статья 234 ТК РФ).
Наши эксперты с удовольствием проконсультируют вас по всем вопросам бухгалтерского и кадрового учета.
Авторы статьи
специалист по кадровому делопроизводству,
«1С-Рарус» в Новосибирске.
