Работа с 1С:ERP: демонстрация возможностей программы на примере оптовой торговли

Вы уже знакомы с основными блоками меню в программе 1С:ERP и их функционалом?

Наш выпуск‑подсказка — специально для вас!

Система поддерживает полномасштабное ведение учета по одной или нескольким организациям по всем блокам учета:

• закупка и продажа товаров и услуг;
• производство;
• бюджетирование;
• казначейство;
• сдача отчетности по российским и международным стандартам.

НСИ и Администрирование

Блок предназначен для настройки НСИ и разделов. Также в нем находятся различные справочники для управления.

Создание организации

1. Переходим на вкладку «Администрирование», выбираем «Справочник организации». В него внесен весь список предприятий, с которыми ведется работа в данной программе.
2. В организации можно:
   • установить основные параметры (например, ИНН/КПП);
   • установить все регистрационные данные, касающиеся регистрации в налоговой, в пенсионном фонде и социальном страховании;
   • настроить учетную политику. В настройках учетной политики есть несколько блоков, касающихся системы налогообложения, финансового и бухгалтерского учетов, налога на прибыль;
   • установить, используется ли в системе международный учет;
   • прописать лица с правом подписи для установки в основных документа;
   • установить основные банковские счета и кассы предприятия.

Также основные настройки программы расположены в блоке «НСИ и Администрирование», более сложные настройки расположены в каждой подсистеме отдельно:

• Организации.
• Структура предприятия, где расписаны все управленческие подразделения, в которых ведется учет и которые необходимы для аналитики.



• Справочники «Партнеры». Справочник может вестись либо как справочник контрагентов, либо как два независимых справочника — партнеры и контрагенты. При независимом ведении справочника система дает возможность работать с сетями, когда одному партнеру подчиняются магазины, и к ним относится одно единственное юридическое лицо. Также есть возможность ведения работы с холдингами. Тогда организация работает с одним партнером, но он может выступать от различных юридических лиц. В таком случае система позволяет заводить для каждого партнера несколько контрагентов.



• Номенклатура. Справочник ведется с основной разбивкой по видам и свойствам номенклатуры. Каждый вид номенклатуры подразделяется и задает основные настройки. Это означает, что вид номенклатуры дает возможность ведения серийного учета, ведения дополнительных реквизитов, которые впоследствии попадут в создание номенклатуры. На номенклатуре может вестись учет в разрезе различных упаковок, учет по весу, учет по сериям и срокам годности, учет по импортному товару и ТН ВЭД. В реквизитах справочника номенклатуры много различных данных, которые пользователь может заполнять для ведения полноценной отчетности, аналитики и различных уровней данных.

Обратите внимание: Заполнение реквизитов позволит вести полноценную матрицу товаров.

Закупки

Для закупки товаров и материалов предназначен блок «Закупки». Система позволяет создать заказ, начиная от нашего намерения купить, заканчивая оформлением полноценных документов.

Заказ поставщикам

Это инструмент, позволяющий организовать процесс закупки и контролировать выполнение товарных операций. Система поддерживает закупку товаров у поставщика, закупки товаров через подотчетное лицо (когда используются авансовые отчеты), прием товаров на комиссию, на ответственное хранение с правом продажи, закупка импортных товаров с последующим оформлением ГТД по импорту и ввоз товаров из стран ЕС с последующим созданием заявления на ввоз.

1. Переходим в раздел «Закупки», затем «Заказы поставщикам».
2. В заказе указываем поставщика.
3. Заполняем строку контрагента.
4. Выбираем организацию.
5. Указываем соглашение, договор.

Соглашение — это элемент прикладного решения, соглашение об условии закупок с поставщиком. В нем можно указать соответствующую организацию, с которой ведется закупка, и все условия закупок (например, требуется ли указание договора, валюта ценообразования, вид цен поставщика, склад, на который приходит товар и соответствующий срок отгрузки).

Договор — это аналог юридического документа, в котором указываются конкретное наименование договора, как ведутся расчеты, как осуществляется приемка товара на склад, если он является ордерным, а также указывается основная статья для денежных средств и группы финансового расчета, используемого впоследствии для регламентированного учета.





6. Выбираем склад.
7. Указываем сроки оплаты, которые могут либо переноситься из соглашений, либо заполняться вручную.



8. Переходим на вкладку «Товары» и указываем номенклатуру, которую организация планирует купить.

Обратите внимание: Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщиков не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной системе. Для разрешения этой ситуации в конфигурации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика с номенклатурой, зарегистрированной в информационной базе. Для этого создается специальный элемент справочника номенклатуры поставщика, в котором прописывается соответствие номенклатуре.

9. Указываем количество закупаемого товара, вид цены от поставщика, ручные скидки, которые предоставлены поставщиком.
10. Заполняем сумму и ставку НДС.

Обратите внимание: НДС может как включаться в цену, так и учитываться поверх нее. Это можно указать на вкладке «Дополнительно».

11. Пользователь может отменить определенные строки заказа и выбрать причину отмены, нажав на соответствующий флажок:
    • товара отсутствовал в наличии у поставщика;
    • задержка срока поставки товара;
    • отклонение при приеме мерных товаров;
    • покупатель отказался от товара;
    • поставщик поставил некачественный товар.

Склад и доставка

Для получения заказа на склад, если склад ордерный, предусмотрено специальное создание приходных ордеров на склад.

1. Переходим в раздел «Склад и доставка», затем «Приемка».
2. Выбираем склад. Система показывает заказы на приобретение товаров и созданные документы по другим заказам.
3. Нажимаем на приходный ордер.
4. На вкладке «Товары» указывается входящий номер документа, номенклатуры, а вес и объем идут из справочника номенклатуры.
5. На вкладке «Основное» можно указать статус:
   • к поступлению,
   • в работе,
   • принят,
   • требуется обработка. Используется, если что‑то идет не так.
6. Переходим в заказ поставщика и нажимаем «Создать на основании», затем «Приобретения товаров и услуг». Этот документ потом появится в связанных документах.

Обратите внимание: Приобретение товаров и услуг — это фактический документ поступления с фактически поступившими к нам товарами.











7. На основании документа можно зарегистрировать счет‑фактуру, которая пойдет в регламентированную отчетность по НДС. Для этого нужно нажать соответствующую кнопку.
8. При расхождении заказа с реальным поступлением система позволяет создать акты расхождения после поступления. Для этого нажимаем значок документов, затем на соответствующий акт.

Продажи

Блок предназначен для упрощения работы сотрудников отдела продаж. Предусмотрена возможность фиксации истории переговоров, что существенно упрощает обработку заказов.

Продажа товаров

В системе поддерживается ведение соглашений и договоров с клиентами. Соглашения с клиентами могут быть двух типов: индивидуальные и типовые.

Типовые условия

Типовые соглашения подходят для работы с неограниченным количеством клиентов.

1. Переходим на вкладку «Основное».
2. Для регистрации предусмотрены типовые соглашения с клиентами.
3. В нем может указываться организация, в которой мы осуществляем реализацию.
4. Переходим на вкладку «Условия продаж».
5. Использование этих соглашений позволяет установить ценовые условия, т. е. валюту, и общий вид цен.
6. При необходимости проставить флажок «Цена включает НДС».
7. Если нужно, то можно установить флажок «Ограничивать включение ручных скидок».
8. Проставим график оплаты. В нем проставляются сроки — контроль платежа.
9. Укажем логистические условия, т. е. склады отгрузки, сроки поставки.

Индивидуальные условия

Они подходят для тех клиентов, работа с которыми осуществляется на особых условиях.

1. Регистрируются с помощью индивидуальных соглашений для индивидуальных клиентов.
2. Можно создать или уточнить конкретного клиента, указать ему свой собственный вид цен номенклатуры и все условия работы с клиентом.

Заказ клиента

Для отражения предварительной договоренности с клиентом на поставку товара предусмотрен документ «Заказ клиента», использование которого позволяет решить несколько задач.

1. Для отражения конкретных юридических документов предусмотрено ведение договора:
   • Переходим в него.
   • Договор заключается между конкретной организацией и конкретным покупателем.
   • Управление договором также осуществляется при помощи соответствующего статуса.
2. Также программа позволяет установить в виде цен различные скидки — как автоматические, так и ручные. Он отражаются на вкладке «Товары».
3. По графе «Действия» можно определить вариант обеспечения товаров.
4. Возможно спланировать даты отгрузки.
5. Можно спланировать график оплаты. Пользователь может планировать поступление выручки по дням, соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты и выделять просроченную дебиторскую задолженность.
6. Расчеты могут вестись как по договору с клиентом, так и по конкретным заказам или накладным.
7. Из заказа также можно распечатать стандартный счет на оплату клиенту.
8. Для отражения операции «Продажи» предусмотрен документ «Реализация товаров и услуг».
9. Если склад ордерный, то в разделе «Склад и доставка» предусмотрено рабочее место «Отгрузка», в котором указывается, что по конкретному складу ожидается отгрузка товара.
10. В расходном ордере указываются товары по распоряжениям. Распоряжением может выступать заказ, а может быть накладная реализации и отгружаемые товары.



















11. Переходим в «Отчеты», затем «Связанные документы».
12. На основании расходного ордера может быть создан отбор товаров из конкретных ячеек.
13. После того, как отбор выполнен без ошибок, расходный ордер может быть переведен в статус «Отгружен».
14. Из связанных документов заказа клиента можно создавать реализацию товаров и услуг.
15. Можно указать конкретную счет‑фактуру, оформить ТТН.
16. Можно распечатать комплект документов, таких как: ТОРГ‑12 или акт на передачу прав.
17. Для отражения расхождений также предусмотрены корректировки реализации, возврат товаров от клиентов.

Внутреннее товародвижение

1. Перейдем на вкладку «Склад и доставка», затем «Внутренние документы».
2. Система позволяет выполнять перемещение между двумя складами.
3. Тогда в форме указываются склад‑отправитель и склад‑получатель.
4. Если склад является ордерным, то на основании данного перемещения может оформляться расходный и приходный ордеры на товары.
5. На вкладе «Товары» указываются номенклатура и назначение.

Списание на расходы

Когда на расходы списываются определенные материалы, то в форме указываются конкретное подразделение и статья списания:

• Это может быть списание на финансовый результат.
• Может быть также и списание, например, на себестоимость товаров.

Отражение услуг

Если мы хотим отразить определенные услуги, предоставляемые нашей организацией, такие как аренда, то мы можем использовать документ «Закупки приобретения услуг и прочих активов».

1. Он создается без заказа поставщику.
2. Выражается по принципу отсутствия номенклатуры, т. е. в нем есть только текстовое содержание.
3. Указаны цена и стоимость данной услуги.
4. Отражается статья списания.

Финансовый результат и контроллинг

Блок предназначен для запуска регламентных операций для закрытия месяца и формирования соответствующих регламентных документов.

Статья расходов

В статье расходов существует отдельный справочник, в котором полностью указаны все статьи расходов, ведущихся в данной организации. В них указан характер затрат: например, если это производственная организация, то затраты могут распределяться на производство.

Казначейство

Для работы с платежами предусмотрена отдельная подсистема казначейство.

В данной подсистеме можно:

• Создавать заявки на расходование денежных средств с последующим их согласованием и использованием лимитов.
• В зависимости от настроек системы поддерживается ведение лимитов по бюджетам, заведенным в системе, отсутствие лимитов и специальные документы «Лимит расходов денежных средств»:
  • указывается период, на который устанавливается лимит;
  • выбирается организация, также возможно указание подразделения;
  • указывается статья движения денежных средств и лимит по этой статье.

  

  

Платежный календарь

Для работы с созданием платежей в казначействе предусмотрено основное рабочее место — платежный календарь.

В платежном календаре можно увидеть остатки денежных средств по банковским счетам и кассам, а также заявки, которые не являются оплаченными, но числятся согласованными.

В данном АРМе позволяется создавать списание с расчетного счета, а также переносить заявки на другие дни и разбивать оплату заявок на несколько частей.

Обратите внимание: На основании этих документов можно сформировать списание денежных средств.

Касса

Система позволяет вести полноценный учет касс с подключением кассовых аппаратов и созданием документов «Приходные и расходные кассовые ордера».

Эквайринг

В системе также существует подраздел «Эквайринг», позволяющий смотреть эквайринговые операции, создавать отчеты банков, создавать договоры.

Подотчетники

В этом подразделе производятся расчеты с подотчетниками.

Финансовые инструменты

Система поддерживает ведение договоров‑депозитов, реквизитов и займов.

Безналичные платежи

Для загрузки и выгрузки банковских платежей и работы с клиент‑банком предназначено рабочее место «Безналичные платежи», в котором указаны все документы поступления и списания денежных средств с возможностью их выгрузки и загрузки из банка.

Бюджетирование и планирование

Система предназначена для ведения полноценного бюджетного процесса и составления план‑фактного анализа.

Настройка бюджетов представляет собой набор справочников:

• Модель для демонстрации СКД в НФП.
• Модель для контроля лимитов и др.

Также используется сценарий бюджетирования. Это могут быть фактические данные исполнения бюджета, основной план — пессимистический и оптимистический.

Статьи бюджета

В статьях бюджета задаются аналитики. Система позволяет вести бюджет из детализации до шести аналитик. Например, статьи расходов, контрагенты, договор. Если учет ведется по номенклатуре, то также позволяется вести учет по количеству. В статьях о показателях бюджета также настраиваются правила получения фактических данных для последующего план-фактного анализа.

Нефинансовые показатели бюджета

Кроме того, в системе есть возможность ведения нефинансовых показателей бюджета. Чаще всего нефинансовые показатели бюджета используются для различных коэффициентов роста или сезонности, которые могут быть внесены как одним значением для всего бюджета, так и лидировать по аналитикам. Сюда также вносятся аналитики и периодичность самого коэффициента.

Виды бюджетов

Для настройки определенных бюджетов предназначены «Виды бюджетов», представляющие собой конструктор, в котором указывается, используется ли бюджет для ввода плана.

Обратите внимание: если такого флага не стоит, то предполагается, что вид бюджета используется для отчета и построения план‑фактного анализа.

В виде бюджета задаются способ планирования, дополнительные аналитические разрезы и период составления бюджета.

В колонках обычно указывается период, в строчках указываются группы (например, доходов и расходов).

На основании созданного вида бюджета для внесения плана создается специальный документ — «Экземпляр бюджета». В нем указываются статусы подготовки (утвержден/не утвержден), вид бюджета, который мы создаем, сценарий и организация, по которой ведется бюджет. На вкладке «Бюджет» появляется соответствующая таблица. Данные в этой таблице могут быть рассчитаны по формулам, вноситься вручную, загружаться или выгружаться из системы Excel.

Ведение регламентированного учета в подсистеме 1C:ERP

Ведение регламентированного учета в 1С:ERP отличается от классического вида в системах 1С:УПП или «1С:Бухгалтерия». Здесь первичными данными для бухгалтерских проводок являются данные оперативного учета, т. е. данные внесенных нами документов, на основании которых создаются настройки отражения.

Для многих блоков в системе создаются группы финансового учета, в которых указываются счета‑отражения.

Отражение документов в 1С:ERP, в отличие от других программ, происходит не в моменте, а тремя разными способами:

• Можно создать проводки и отразить документ по специальной кнопке «ДТ/КТ». После нажатия данной кнопки появляются необходимые проводки документов.



• Существует специальное рабочее место в подсистеме «Регламентированный учет», которое называется «Отражение документов в регламентированном учете». В нем может быть настроено специальное регламентное задание, в котором задается расписание запуска для расчета данных проводок.
• Отражение всех документов в проводках во время выполнения операции закрытия месяца.

Еще одним отличием является ведение расходов будущих периодов. В программе создается специальный документ «Распределение РБП». Данный документ показывает остаток, который можно распределить; в нем указывается статья РБП, аналитика и тип распределения.

Для выполнения операций закрытия месяца также предусмотрена специальная обработка, находящаяся в «Финансовый результат и контроллинг». Закрытие месяца может выполняться в контролируемом пошаговом режиме или автоматически по расписанию. На текущий момент существуют два типа закрытия месяца:

• Предварительное закрытие. Процедура предварительного закрытия включает в себя только регламентные и необходимые для расчета себестоимости за указанную часть месяца операции, т. е. оно может выполняться не по конец месяца. Оно предусмотрено для расчета себестоимости и отражения результатов данного расчета.

Обратите внимание: при закрытии месяца в таком предварительном режиме не выполняется расчет себестоимости выпущенной продукции.



• Окончательное закрытие. Окончательное закрытие позволяет выполнить отражение документов в регламентированном учете, сформировать все движения по НДС, сдать все отчеты и сформировать данные по налогу на прибыль. Также сюда входят три блока:
  • ручные операции, которые система не может выполнить самостоятельно и предоставляет эту возможность только пользователю;
  • все, что касается взаиморасчетов;
  • все, что относится к формированию затрат.

Международный финансовый учет

В системе предусмотрено ведение международного финансового учета со специальным построением финансовых форм и сдачей и выгрузкой отчетности по международным стандартам. Помимо этого, система позволяет вести кадровый учет и учет зарплаты. Эти блоки включены по аналогии с версией 1С:ЗУП ПРОФ, т. е. они позволяют вести всю работу с кадрами и выплатой зарплаты.

Для управленческой отчетности в системе предусмотрен финансовый результат и контроллинг, который позволяет построить управленческий баланс организации и собрать все необходимые отчеты.

В данной подсистеме предусмотрен помощник по формированию НДС для бухгалтерии и всего, что касается закрытия месяца и монитора целевых показателей, которые чаще всего используются директорами или финансовыми аналитиками. В нем представлен полный спектр отчетов. Пользователь может настроить его под себя и вывести некоторые показатели в приложение на телефоне.

CRM и маркетинг

Блок «CRM и маркетинг» позволяет вести более подробный учет продаж с формированием от интереса и коммерческого предложения до все тех же заказов клиентов и реализации.

Не пропустите анонсы новых выпусков в Telegram‑канале «ЛК 1С‑Рарус отвечает».