Работа с 1С:ЭДО: знакомство с функционалом блока

Электронные документы имеют визуальный оттиск электронной цифровой подписи и по юридической значимости ничем не отличаются от бумажного документооборота.

Блок электронного документооборота реализован в большинстве типовых конфигураций, выпускаемых фирмой «1С»:

1. 1С:Бухгалтерия 8;

2. 1С:Управление торговлей 10.3, 11;

3. 1С:Управление производственным предприятием;

4. 1С:ERP;

5. 1С:Розница и другие.

Преимущества ЭДО

1. Скорость передачи документов.

Обратите внимание: после отправки документа в электронном виде пользователю необходимо связаться с контрагентом, попросить его акцептировать документ на своей стороне. ЭДО встроен в базу, поэтому контрагент заходит в базу 1С и акцептирует в блоке ЭДО полученный документ.

2. Удобное хранение документов. Все документы хранятся в архиве ЭДО. Документ можно предоставить в налоговый орган электронно, выбрав его из базы и отправив для проверки в налоговую службу или по месту требования.
3. Ускорение ввода документов. Данные не вводятся вручную, что позволяет ускорить процесс заполнения документов.
4. Снижение затрат на офисную оргтехнику, ее обслуживание и расходные материалы.
5. Снижение рисков начисления пени и штрафов за ошибки в оформлении. Ввиду автоматического ввода данных, сокращается риск появления ошибок ручного ввода.
6. Повышение производительности труда бухгалтеров и операторов.
7. Автоматическое заполнение журналов и реестров входящих/исходящих электронных документов.

Механизм работы ЭДО

1. Продавец создает документ.
2. Документ приходит оператору по ЭДО.
3. Оператор дает отбивку, что документ получен, создавая подтверждение даты отправки.
4. Дата отправки, что документ был получен, приходит продавцу.
5. Покупателю уходит пакет электронных документов.
6. В базе продавца появляется надпись, что документ доставлен получателю.
7. Получатель со своей стороны либо акцептирует, либо отправляет на исправление документ, либо отправляет запрос на аннулирование, что его не устраивает этот документ.
8. Покупатель подписывает документ ЭЦП.
9. Подписанный документ через спецоператора уходит продавцу.
10. Все это укладывается в электронный архив.

Обратите внимание: электронные архивы хранятся в базе контрагента, у самого спецоператора связи документы не хранятся.

Устранение риска потери

Спецоператор связи не хранит документы организации. Он видит, что документ проходил, и может «протолкнуть» его в случае задержки, но открыть сам документ и посмотреть, что в нем находится, спецоператор связи не может. Документы хранятся только в базе контрагентов.

Чтобы надежно защитить все данные, мы рекомендуем вам систематически делать резервные копии по договору ИТС. Тогда риск потери будет минимальным.

Подключение ЭДО

Для подключения электронного документооборота нужен сертификат электронной цифровой подписи:

• Для руководителя. Сертификат электронной цифровой подписи выдает только федеральная налоговая служба.
• Для сотрудника. ЭЦП можно выпустить в сервисе «1С:Подпись».

Обратите внимание: в рамках договора ИТС выпуск ЭЦП для сотрудника производится бесплатно.

В ЭДО можно настроить маршрут подписания, если организации требуется подпись нескольких сотрудников:

• В хаотичном порядке. В таком случае порядок подписания каждым из сотрудников не важен.
• По порядку. В этом случае документ будет последовательно отправляться на согласование каждому сотруднику, стоящему в цепочке алгоритма.

Обратите внимание: по умолчанию в программе стоит маршрут «Подписывать одной подписью».

Шаги по подключению ЭДО

1. Переходим в регулирование обмена документами.
2. Проверяем в настройках подписи и шифрования наличие сертификата электронной цифровой подписи.
3. Раскрываем блок «Обмен с контрагентами» и переходим по ссылке «Учетные записи ЭДО».
4. Нажимаем «Создать».
5. Включается мастер.
6. Далее почти все данные проставляются автоматически.
7. Выбираем, для чего будет использоваться учетная запись — «Для целей ЭДО».
8. Нажимаем «Сохранить».
9. Автоматически выдается уникальный идентификатор участника обмена электронными документами, которым в дальнейшем пользователь будет обмениваться с контрагентами.
   • Базовый тариф договора ИТС позволяет отправлять 50 комплектов документов.
   • Тариф ПРОФ договора ИТС предоставляет возможность отправлять до 100 комплектов документов ежемесячно.

Обратите внимание: такие установки касаются только исходящих документов. Все входящие документы — бесплатные. Если лимит будет превышен, то пользователь платит по 10 рублей за каждый отправленный пакет при отправке документов.

Если организация ведет не одну организацию, а договор ИТС ПРОФ привязан к регистрационному номеру продукта, то можно настроить ЭДО для всех них, так как количество подключаемых к ЭДО фирм не регламентировано.

Обратите внимание: если подключить 5 организаций, то 100 документов будут распространяться на все 5 организаций.

Знакомство с сервисами

Сервис «1С:Облачный архив»

Этот сервис можно использовать для архивации. Пользователь задает расписание, когда архивировать данные. Архивы баз данных, выделенные на архивацию, будут попадать в папку «Мои архивы».

Сервис «1С:Предприятие через Интернет»

Ранее сервис назывался «1С:Фреш». В нем базы хранятся непосредственно на серверах 1С. Подключиться к ним можно с любого устройства, у которого есть выход в Интернет — планшет, смартфон, компьютер. Очень удобно, что пользователь может подключиться и работать в сервисе из любого места.

Обратите внимание: ЭЦП для ЭДО в «1С:Фреш» должна храниться на локальной машине или через тонкого клиента, чтобы отправлять и получать документы. Хранение подписи для целей электронного документооборота в Облаке запрещено законодательством.

Сервис «1С:Линк»

Сервис позволяет удаленно подключаться тем, кто не перешел в «1С:Предприятие через Интернет» и не перенес свои базы.

Если пользователь хочет удаленно подключаться к базе, то нужно поставить сервис «1С:Линк». Через этого агента пользователь задает некоторый адрес в Интернете, благодаря которому сможет попадать в базу и работать с ней.

Обратите внимание: пользователь может безвозмездно транслировать до двух баз в рамках ИТС.

Сервис «1С-Отчетность»

Данный сервис предоставляет возможность отправлять отчеты в контролирующие органы непосредственно из программных продуктов 1С.

Сервис «1С:Контрагент»

Сервис используется для автоматического заполнения реквизитов контрагентов и проверки юридических лиц. Пользователь может занести ИНН, тогда все остальные данные подтянутся автоматически.

Сервис «Отвечает аудитор»

Здесь находится более 340 справочных операций. Также пользователю доступен сайт разработчика 1СЭДО.ру. На закладке «Техподдержка» тоже много информации о том, как пользоваться, как приглашать, отправлять заявки.

«Инструкция по разработке» предназначена для программистов и системных администраторов — как базу переносить, обновлять, переставлять платформы, назначать пользователя и его права и тд. «Ответы аудиторов» дает возможность находить ответы на часто задаваемые вопросы, изменения в законодательстве и другое. Здесь также есть поисковая строка, по которой удобнее находить ключевые слова запроса.

Сервис «1С:Лекторий»

Здесь представлены лекции и расписание лекций. Те, у кого действует договор ИТС, могут зарегистрироваться на бесплатные лекции. У кого нет договора, лекции будут платные. Если лекции уже прошли, они сохраняются в архив видеозаписей.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С-Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.