1С:Архив — новое решение для хранения и поддержания юридической значимости электронных документов

Для чего нужен новый продукт «1С:Архив»?

Электронный документооборот развивается, предприятия автоматизируют внутренний оборот и активно обмениваются с внешними контрагентами. Растет электронное взаимодействие государства с гражданами, бизнесом, на межведомственном уровне.

Документы обрабатываются в используемых компаниями информационных системах, некоторые из них не предназначены для долговременного хранения, а если таких систем несколько, то найти нужный документ становится затруднительно.

Ведение архива на предприятии позволяет создать единое структурированное место хранения документов. Также предприятиям необходимо соблюдать нормы хранения документов в соответствии с законодательством, контролировать сроки хранения и своевременно аннулировать документы, в том числе для разгрузки информационных систем.

«1С:Архив» — это новый универсальный продукт на рынке для надежного долговременного хранения документов, с сохранением достоверности, целостности, аутентичности и пригодности документов. В том числе при доказательстве в суде фактов, содержащихся в этих документах.

Продукт предназначен для малых, средних, крупных предприятий и учреждений, и будет полезен в деятельности руководителей, курирующих работу архивов на предприятиях, архивистам, сотрудникам служб делопроизводства, сотрудникам подразделений, ответственным за передачу документов в архив, ИТ‑специалистам предприятий.

Требования каких нормативных актов учтены в 1С:Архиве?

«1С:Архив» соответствует законодательству, стандартам хранения документов и сопутствующим нормативным актам об электронных подписях и персональных данных.

• ФЗ от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• ФЗ от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».
• ФЗ от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
• Приказ Федерального архивного агентства от 15.06.2020 №69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов».
• Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 №71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления».
• Методические рекомендации Росархива по применению Правил от 2016 г.
• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Национальный стандарт Российской Федерации. СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы».

Какие основные возможности «1С-Архива»?

Комплектование архива

• Загрузка документов из zip-контейнеров установленного формата.

  

  zip-контейнер

  Законодательно закреплено, что электронные документы должны быть переданы в систему хранения в виде «контейнера», содержащего контент и метаданные (реквизиты, даты действия, визы, резолюции, персданные и др.) электронного документа, файлы усиленных электронных подписей, а также визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

• Загрузка нормативно-справочной информации из систем-источников (организации, подразделения, сотрудники и другие справочники).
• Выгрузка данных из «1С:Документооборота 3.0.»

  

• Загрузка документов как с усиленной, так и с простой электронной подписью (ЭП). Поддерживаются квалифицированная и неквалифицированная ЭП.
• Загрузка карточек бумажных документов и их файлов.
• Загрузка связей между документами.
• Загрузка виз согласования, резолюций.
• Загрузка информации о персональных данных, содержащихся в документах.
• Предварительная проверка целостности пакета, проверка ЭП.
• Усовершенствование ЭП до формата архивного хранения CAdES-Av3.
• Два возможных варианта группировки передаваемых документов в принимаемых файлах:
• в виде готовых сдаточных описей со списком дел;
• в виде произвольных пакетов, без указания дел:
• автоматическое определение дел для переданных документов по настраиваемым правилам;
• оформление сдаточных описей для передачи документов на архивный контур.
• Автоматическое добавление в контейнеры копий файлов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи в случае их отсутствия (для файлов офисных форматов, для xml-форматов ФНС и CommerceML).
• Распознавание текстов файлов контейнера для полнотекстового поиска.
• Присвоение архивных шифров принятым документам и делам.
• Отправка файла-ответа для системы-источника.

  

Хранение документов в архиве

• Регулярная проверка документов: сверка файла метаданных xml с реквизитами карточки, проверка хеш-сумм файлов, проверка электронных подписей.
• Добавление в электронные подписи новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов предыдущих меток.
• Ведение списка фондов.
• Формирование сводных описей и их годовых разделов.
• Ведение журнала передачи документов.

Использование архива

• Доступ из карточки «1С:Документооборота» в соответствии с правами, установленными в программе «1С:Документооборот»:
  • возможность скачать контейнер с помощью веб-сервиса.
• Поиск документов.
• Выгрузка выбранных документов в каталог.
• Возможность просмотра документов в виде иерархии: «Фонд — Сводная опись — Годовой раздел описи — Дело».
• Формирование печатных форм: «Лист фонда», «Книга учета поступлений документов», «Годовой раздел сводной описи дел» и др.
• Протоколирование действий с документами.

Уничтожение дел

• Автоматический подбор документов/дел к уничтожению.
• Возможность оформления уничтожения вручную.
• Передача информации об уничтожении для системы-источника:
  • удаление файлов уничтоженного документа в «1С:Документообороте» и в «1С:Архиве».

Как поддерживать актуальность электронных подписей?

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год. По истечении этого времени подпись формата CAdES-BES, используемую платформой «1С:Предприятие», проверить невозможно.

Для решения этой проблемы «1С:Архив» использует подписи усовершенствованных форматов.

Для архивного хранения подходит формат CAdES-A v3, который позволяет продлевать «проверяемость» подписи на неограниченное время.

При приемке документов, если формат подписи отличается от CAdES-A v3, автоматически выполняется усовершенствование до этого формата. Новая подпись помещается в контейнер вместо старой с тем же именем.

Какие планы развития решения?

В первой версии «1С:Архив» интегрирован с «1С:Документооборотом 3.0», планируется интеграция с другими типовыми решениями 1С, и сторонними системами.

Ожидается более широкое использование возможностей архивного фонда: гибкая настройка прав доступа; обработка запросов на предоставление архивных копий, справок, выписок; читальный зал; определение форматов и требований по передаче в госархив; расширенные задачи для архивиста; доработка под новые пользовательские сценарии.