1С:Архив — новое решение для хранения и поддержания юридической значимости электронных документов
1С:Архив — новое решение для хранения и поддержания юридической значимости электронных документов

1С:Архив — новое решение для хранения и поддержания юридической значимости электронных документов

24.11.2022
11 мин
3769

Выпущена финальная версия конфигурации «Архив» и программного продукта «1С:Архив». Сегодня мы расскажем о новом продукте и ответим на вопросы, какие задачи он закрывает и как его использовать.

Для чего нужен новый продукт «1С:Архив»?

Электронный документооборот развивается, предприятия автоматизируют внутренний оборот и активно обмениваются с внешними контрагентами. Растет электронное взаимодействие государства с гражданами, бизнесом, на межведомственном уровне.

Документы обрабатываются в используемых компаниями информационных системах, некоторые из них не предназначены для долговременного хранения, а если таких систем несколько, то найти нужный документ становится затруднительно.

Ведение архива на предприятии позволяет создать единое структурированное место хранения документов. Также предприятиям необходимо соблюдать нормы хранения документов в соответствии с законодательством, контролировать сроки хранения и своевременно аннулировать документы, в том числе для разгрузки информационных систем.

«1С:Архив» — это новый универсальный продукт на рынке для надежного долговременного хранения документов, с сохранением достоверности, целостности, аутентичности и пригодности документов. В том числе при доказательстве в суде фактов, содержащихся в этих документах.

Продукт предназначен для малых, средних, крупных предприятий и учреждений, и будет полезен в деятельности руководителей, курирующих работу архивов на предприятиях, архивистам, сотрудникам служб делопроизводства, сотрудникам подразделений, ответственным за передачу документов в архив, ИТ‑специалистам предприятий.

Требования каких нормативных актов учтены в 1С:Архиве?

«1С:Архив» соответствует законодательству, стандартам хранения документов и сопутствующим нормативным актам об электронных подписях и персональных данных.

  • ФЗ от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
  • ФЗ от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».
  • ФЗ от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных».
  • Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».
  • Приказ Федерального архивного агентства от 15.06.2020 №69 «Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов».
  • Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 №71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления».
  • Методические рекомендации Росархива по применению Правил от 2016 г.
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Национальный стандарт Российской Федерации. СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы».

Какие основные возможности «1С-Архива»?

Комплектование архива

  • Загрузка документов из zip-контейнеров установленного формата.

    Комплектование архива

    zip-контейнер

    Законодательно закреплено, что электронные документы должны быть переданы в систему хранения в виде «контейнера», содержащего контент и метаданные (реквизиты, даты действия, визы, резолюции, персданные и др.) электронного документа, файлы усиленных электронных подписей, а также визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A.

  • Загрузка нормативно-справочной информации из систем-источников (организации, подразделения, сотрудники и другие справочники).
  • Выгрузка данных из «1С:Документооборота 3.0.»

    Передача дел в архив (создание)

  • Загрузка документов как с усиленной, так и с простой электронной подписью (ЭП). Поддерживаются квалифицированная и неквалифицированная ЭП.
  • Загрузка карточек бумажных документов и их файлов.
  • Загрузка связей между документами.
  • Загрузка виз согласования, резолюций.
  • Загрузка информации о персональных данных, содержащихся в документах.
  • Предварительная проверка целостности пакета, проверка ЭП.
  • Усовершенствование ЭП до формата архивного хранения CAdES-Av3.
  • Два возможных варианта группировки передаваемых документов в принимаемых файлах:
    • в виде готовых сдаточных описей со списком дел;
    • в виде произвольных пакетов, без указания дел:
      • автоматическое определение дел для переданных документов по настраиваемым правилам;
      • оформление сдаточных описей для передачи документов на архивный контур.
  • Автоматическое добавление в контейнеры копий файлов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи в случае их отсутствия (для файлов офисных форматов, для xml-форматов ФНС и CommerceML).
  • Распознавание текстов файлов контейнера для полнотекстового поиска.
  • Присвоение архивных шифров принятым документам и делам.
  • Отправка файла-ответа для системы-источника.

    Форма «О предоставлении служебного жилья»

Хранение документов в архиве

Хранение документов в архиве

Хранение документов в архиве

  • Регулярная проверка документов: сверка файла метаданных xml с реквизитами карточки, проверка хеш-сумм файлов, проверка электронных подписей.
  • Добавление в электронные подписи новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов предыдущих меток.
  • Ведение списка фондов.
  • Формирование сводных описей и их годовых разделов.
  • Ведение журнала передачи документов.

Использование архива

Использование архива

  • Доступ из карточки «1С:Документооборота» в соответствии с правами, установленными в программе «1С:Документооборот»:
    • возможность скачать контейнер с помощью веб-сервиса.
  • Поиск документов.
  • Выгрузка выбранных документов в каталог.
  • Возможность просмотра документов в виде иерархии: «Фонд — Сводная опись — Годовой раздел описи — Дело».
  • Формирование печатных форм: «Лист фонда», «Книга учета поступлений документов», «Годовой раздел сводной описи дел» и др.
  • Протоколирование действий с документами.

Уничтожение дел

Уничтожение дел

  • Автоматический подбор документов/дел к уничтожению.
  • Возможность оформления уничтожения вручную.
  • Передача информации об уничтожении для системы-источника:
    • удаление файлов уничтоженного документа в «1С:Документообороте» и в «1С:Архиве».

Как поддерживать актуальность электронных подписей?

Как поддерживать актуальность электронных подписей?

Срок действия сертификата электронной подписи составляет один год. По истечении этого времени подпись формата CAdES-BES, используемую платформой «1С:Предприятие», проверить невозможно.

Для решения этой проблемы «1С:Архив» использует подписи усовершенствованных форматов.

Для архивного хранения подходит формат CAdES-A v3, который позволяет продлевать «проверяемость» подписи на неограниченное время.

При приемке документов, если формат подписи отличается от CAdES-A v3, автоматически выполняется усовершенствование до этого формата. Новая подпись помещается в контейнер вместо старой с тем же именем.

Какие планы развития решения?

В первой версии «1С:Архив» интегрирован с «1С:Документооборотом 3.0», планируется интеграция с другими типовыми решениями 1С, и сторонними системами.

Ожидается более широкое использование возможностей архивного фонда: гибкая настройка прав доступа; обработка запросов на предоставление архивных копий, справок, выписок; читальный зал; определение форматов и требований по передаче в госархив; расширенные задачи для архивиста; доработка под новые пользовательские сценарии.

8 ноября 2022 г. фирма «1С» совместно с компанией «1С-Рарус», участником сети 1С:Центры компетенции по документообороту, провела вебинар, целью которого было знакомство с возможностями программы «1С:Архив».

Ознакомиться с ответами на вопросы участников вебинара можно по ссылке.

Есть вопросы по статье? Задайте их нам!

Рассылка «Новости компании»: узнавайте о новых продуктах, услугах и спецпредложениях

Посмотреть все рассылки «1С‑Рарус»

Поле не должно быть пустым
Электронная почта указывается только латиницей, обязательно должен присутствовать знак @, доменное имя не может быть короче двух символов

Посмотреть все рассылки «1С-Рарус»

Иконка «Предупреждение» Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфидециальности и даете согласие на обработку персональных данных компанией «1С-Рарус»

Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!