Работа с 1С:ИТС: Как с помощью 1С‑ЭДО устранить риск потери документов

На территории РФ все хозяйственные операции должны отображаться документально. В новом выпуске посмотрим, как быстро передавать документы контрагентам и «1С:Электронный документооборот» помогает устранять риски потери документов.

Почему лучше использовать электронный документооборот?

Скорость передачи электронных документов.
Ведение учета в информационной системе.
Экономия на бумажных носителях.
Экономия на архивных помещениях.
Возможность прикрепления документов.
Сокращение рисков потери документов.
Автоматизация ручного труда.
Сокращение ошибок ручного ввода.

Обратите внимание: «1С:Электронный документооборот» уже встроен в программные продукты 1С. Пользователю не нужно ничего дополнительно покупать и устанавливать.

Алгоритм работы с 1С‑ЭДО

Продавец создает первичный документ.
Нажимает кнопку «ЭДО».
Документ выходит на сервера спецоператоров.
Продавец получает сопроводительные документы: подтверждение даты отправки и извещение о получении покупателем документов.
Через защищенные каналы телекоммуникационной связи (с помощью спецоператора) данный документ переходит покупателю.
Покупатель проверяет и подписывает документы.
Документы уходят продавцу.
Документы будут храниться у обеих сторон сделки. При этом у спецоператора связи сохраняются только сопроводительные документы, а не оригиналы документов.

Что входит в сервис 1С‑ЭДО?

Отправка до 100 пакетов документов ежемесячно.
Обратите внимание: по истечении лимита на отправку документов, пользователь должен будет платить по 10 рублей за каждый отправленный пакет.
Отсутствие ограничений по организациям. Количество организаций, которые могут быть подключены к 1С‑ЭДО, не регламентировано.
Бесплатные входящие документы.
Отсутствие «роуминга». Если ваши контрагенты работают с одними спецоператорами связи, то организация не должна устанавливать аналогичные на свой компьютер.

Особенности работы с 1С‑ЭДО

Если вы ранее пользовались услугами других спецоператоров, в частности Сбис++, то есть некоторые сложности при переходе на 1С‑ЭДО.
Подробнее эту информацию можно почитать на сайте разработчика edo.1c.ru:

1. Заходим на вкладку «Техподдержка».

2. В поисковой строке набираем слово «Особенности», и сайт предложит варианты статей.

3. Находим статью «Особенности обмена с 1С:Тензер». Там указано, что если ранее использовался электронный документооборот в Тензере, то необходимо отказаться от учетной записи в Сбис++, чтобы корректно работал 1С‑ЭДО.

Обратите внимание: с другими операторами таких вопросов не возникает.
Когда будете создавать учетную запись, желательно создать одну, чтобы контрагенты не путались при отправке сообщений.
При работе в ЭДО есть нюансы с Контуром и Диадоком. Из 1С документы уходят в формате XML, а Диадок бывает настроен на формат PDF.
Необходимость ежедневной архивации баз.
Раньше, чтобы обменяться документами, нужно было отправить контрагенту приглашение через 1С‑ЭДО, произвести настройку. Сейчас процесс значительно упростили:
1. Заходим в справочник «Контрагенты».

2. Выбираем контрагента.
3. Нажимаем кнопку «ЭДО» в верхней части экрана.

4. Отправляем приглашение. Если его идентификатор уже зафиксирован в системе, то программа будет предлагать либо один уникальный идентификатор, либо несколько.

Сервисы, которые работают с 1С‑ЭДО

Обратите внимание: большинство сервисов включены в состав договора ИТС.

Сервис «1С‑Отчетность»

«1С‑Отчетность» — это тоже электронный документооборот, который тоже входит в состав договора ИТС ПРОФ. Есть одно существенное отличие. «1С‑Отчетность» — это электронный документооборот с контролирующими органами в разрезе регламентированной отчетности.

Обратите внимание: с января 2022 года сертификат электронной цифровой подписи могут получить в налоговой только руководители организаций. При этом контейнер ЭЦП, который выдается в налоговой, не копируется.

В нашем случае можно настраивать электронный документооборот и с подписями от 1С‑Отчетности, и с сертификатами от других спецоператоров.

Сервис «1С:Подпись»

Этот сервис необходим пользователю для получения электронной цифровой подписи, чтобы работать в 1С‑ЭДО.

Сервис «1С:Облачный архив»

Поскольку сами документы не хранятся спецоператором, для устранения потери документов необходимо делать резервные копии информационной базы 1С.

Фирма «1С» предоставляет на своих серверах до 20 Гб памяти.

Чтобы подключить сервис, нужно выполнить следующую процедуру:

Скачиваем сервис на портале «1С».
Скачиваем обработку.
Открываем файл.
Указываем обработку, которую скачали.
Проходим процедуру предохранителей. Предохранители ставит фирма «1С» для безопасности. Программа спрашивает, действительно ли пользователь хочет открыть обработку. После подтверждения установка запускается.
Устанавливаем расширение.
Вводим логин и пароль от портала в этой обработке.
Задаем расписание на второй странице, когда пользователь хочет делать резервную копию базы.

Обратите внимание: копирование будет выполняться автоматически. Например, пользователь установил архивацию на 20:00. Утром, придя на работу, он уже обнаружит выполненное резервное копирование. На портале ИТС заходим в облачный архив, на вкладке «Мои архивы» будут лежать архивы баз данных.

Сервис «1С:Предприятие через Интернет»

Этот сервис уникален, потому что включает в себя все плюсы, которые предоставляются по договору «ИТС ПРОФ». Здесь базы хранятся на серверах фирмы «1С» в Data‑центре.

Сервис «1С:Фреш»

Очень удобный сервис, представляющеий собой облачное решение для индивидуальных предпринимателей и небольших компаний. Сервис ориентирован на предпринимателей, бухгалтеров и специалистов отдела кадров. Туда же можно переносить локальные базы.

В сервисе можно арендовать продукт. Т. е. если у пользователя официально куплена лицензия на одно рабочее место в «1С:Бухгалтерия», то его можно перенести в «1С:Фреш». Тогда одновременно к одной базе смогут подключаться до 5 пользователей.

Сервис «1С:Линк»

Этот сервис подходит для доработанных баз или каких-то информационных баз, в которых добавлены настройки. Например, добавлено внешнее оборудование или дописана конфигурация базы данных. Механизм работы такой: сама база остается на удаленном сервере, но с сервисом «1С:Линк» идет трансляция через интернет информационных баз. Для этого задается конкретный путь в адресной строке, а пользователь по нему переходит и попадает в базу, с которой можно легко работать.

Сервис «Сайт разработчиков»

Здесь расписано все, что нужно при работе с ЭДО. Например:

Как отправить электронный документ (видеоинструкция и текстовая пошаговая инструкция).
Отправка нескольких документов и многое другое.

Работа с информационной системой 1С:ИТС

Здесь пользователь найдет:

Инструкцию по учету в программах.
Справочник хозяйственных операций. Например, покупка материалов, поступление, приобретение сырья и многое другое.
Вкладка «ЭДО». Здесь есть все инструкции по обмену, настройке ЭДО. Рассказывается, как все происходит, где в настройках указать, чем обменивались акт и счет-фактура. Идентификаторы от учетной записи 1С:ЭДО можно указать на честном знаке.

Таким образом, существует много сервисов, помогающих избежать риски потери документов: