Работа с 1С:ИТС: Работа с кадрами на удаленке

Новым сервисом для решения кадровых вопросов с сотрудниками стал «1С:Кабинет сотрудника».

Подробнее о сервисе

Основные функции сервиса

• Личные кабинеты сотрудников создаются в облачной части на серверах 1С.
• Возможность удаленной отправки заявки на изменение личных данных с прикреплением сканов подтверждающих документов.
• Запрос справок с выбором унифицированных форм или нового образца.
• Формирование расчетных листков и просмотр начислений за любой период.
• Отправка заявки на согласование, отражение графика отпусков и его остатков.
• Уведомление об отсутствии и оформление больничного или отпуска за свой счет.
• Согласование заявок руководителем по кадровым вопросам.
• Работа с запросами в программе.
• Доступ к данным, хранение и передача.

Какие преимущества имеет сервис?

1. Исполнять требования статьи 136 Трудового кодекса РФ стало проще:
   • Отправление сотрудникам расчетных листов в электронном виде.
   • Получение подписи от сотрудника удаленно с помощью усиленной неквалифицированной подписи.

     Обратите внимание: усиленная неквалифицированная электронная подпись создается для сотрудника бесплатно.

   • Информация и дата подписания будут отражены в программе 1С.
2. Заказ и выдача справок сотрудникам за несколько минут:
   • Сотрудник подает электронное заявление на выдачу справки.
   • Нужная справка создается нажатием одной кнопки.
   • Справка подписывается электронной подписью и направляется сотруднику в личный кабинет.
3. Возможность использования приложения на мобильном устройстве.
4. Передача документов в произвольных формах. Например, если организация имеет свои формы приказов.

   Обратите внимание: мы рекомендуем подключить тестовый период на 45 дней, чтобы попробовать весь функционал сервиса.

Виды ЭЦП

• Усиленная квалифицированная электронная подпись со стороны работодателя: такие подписи применяют ответственные сотрудники компании. Например, кадровая служба или бухгалтер. Подписи получают либо в ФНС, либо от спецоператоров связи.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись со стороны работника: такая подпись применяется рядовым сотрудников компании. Она создается в самом сервисе и выдается бесплатно.

  Обратите внимание: для получения сотрудником УНЭП необходимо перейти в «Профиль», нажать кнопку «Создать». ЭЦП появится у сотрудника в личном кабинете. Пароль на ЭЦП можно менять.

Подключение к сервису и работа с ним

1. Переходим в раздел «Кадры», затем «1С:Кабинет сотрудника».

   

2. В «Мастер подключения» указываем адрес сервиса в интернете.
3. Заполняем поле «Название предприятия».
4. Выбираем ответственного.
5. Нажимаем «Подключить».

   Обратите внимание: мы рекомендуем создать сотрудника с нейтральной почтой (например, «info»). Это необходимо для случая увольнения сотрудника. Тогда организации будет легко передать права администратора другому сотруднику.

   

6. Открывается окно создания личного кабинета.
7. На почту ответственного сотрудника придет письмо о том, что подключен сервис «1С:Кабинет сотрудника». Пройдя по ссылке в письме, пользователь перейдет в личный кабинет.

   Обратите внимание: для входа в личный кабинет необходимо подтвердить номер телефона с помощью SMS‑кода.

   

8. Вводим пароль.

   

9. Нажимаем «Продолжить».
10. Указываем сотрудников, которым нужно предоставить доступ в личный кабинет. Сотрудников можно выбрать по подразделениям или по отдельным представителям.

    Обратите внимание: у сотрудников обязательно должны быть указаны почта и телефон.

11. Нажимаем кнопку «Обновить публикацию».

    

12. Открывается облачная часть «1С:Кабинет сотрудника».
13. Нажимаем кнопку «Выполнить» и отправляем приглашение выбранному сотруднику на телефон и почту.

    Обратите внимание: по кнопке «Выполнить» можно отметить всех сотрудников, временно включить/отключить доступ к кабинетам, вернуть доступ к кабинетам, удалить кабинеты.

    

14. В личном кабинете переходим в раздел «Администрирование».
15. Устанавливаем флажок «Использовать кадровый ЭДО».
16. Сотрудник, который будет работать с облачной частью, устанавливает корневой сертификат, пройдя по ссылке «Скачать корневой сертификат», нажимает «Установить сертификат», затем «Далее», затем «Поместить сертификат в корневые доверенные центры сертификации».

    

17. Выбираем хранилище на основе типа сертификата.
18. Устанавливаем переключатель «Перенести сертификат в следующее хранилище».
19. По кнопке «Обзор» выбираем доверенные корневые сертификаты.
20. Нажимаем «ОК».

    

Работа с заявками

1. На вкладке «Отсутствия» сотрудник может выбрать причину: отпуск, болезнь, командировка и прочее.

   Обратите внимание: при необходимости можно приложить документ.

2. Нажимаем кнопку «Отправить на согласование».
3. Когда сотрудник заказывает справку, ответственному лицу в раздел «Мои задачи» придет заявка.
4. Переходим в конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом».
5. Переходим в раздел «Администрирование», затем «Органайзер».
6. Устанавливаем флажок «Бизнес‑процессы и задачи».

   

7. Переходим по гиперссылке «Роли и исполнители задач».
8. Назначаем ответственных сотрудников, которые будут отвечать за работу сервиса «1С:Кабинет сотрудника».
9. Координатор для обработки заявки переходит в раздел «Главное», затем «Мои задачи».
10. По заявке создается заявление, например, на оплачиваемый отпуск.
11. По кнопке «Печать» открывается печатная форма.
12. По кнопке «Передать в кабинет сотрудника» документ уходит сотруднику, который оставил заявку, чтобы он подписал его личной подписью.
13. Чтобы изменить личные данные, необходимо в личном профиле нажать «Изменить данные», ввести новую информацию и отправить заявку ответственному сотруднику.
14. Координатор принимает заявку к исполнению, меняет данные, нажимает кнопку «Выполнено».

Настройки отправки кадровых документов

1. Переходим в раздел «Настройки», затем «Кадровый учет».
2. Проставляем галочку «Используется интеграция с порталом „Работа в России“».

   Обратите внимание: в новых интерфейсах галочка «Используется интеграция с порталом „Кабинет сотрудника“». В будущем государство будет прослеживать увольнения и работу физических лиц через него.

   

3. Переходим в раздел «Отправка кадровых документов».
4. Открываем печатную форму. Пользователь может ее распечатать или передать в электронном виде в кабинет сотрудника.
5. В разделе «Кадры» сохраняются все кадровые документы. Их можно отправить оттуда.
6. После отправки приказа сотрудники, у которых есть ЭЦП, подписывают соответствующий приказ.

   Обратите внимание: данные доступны только сотрудникам и владельцам личного кабинета. Другие сотрудники не будут видеть посторонние документы. У руководителя подразделения есть доступ только к своим подчиненным, а документы сотрудников других подразделений он не может посмотреть.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропускать новые выпуски.