Правила хранения документов в архивах

Статья будет полезна сотрудникам архивов, руководителям и бухгалтерам.

Организации хранят документы организации в своих архивах или отдают документы на хранение в сторонние организации. Линия консультаций «1С‑Рарус» подготовила статью о том, какие документы можно уничтожать, как правильно выполнять уничтожение и как отражать такие действия.

С какого момента считать срок годности документа?

Период хранения документа начинается с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован организацией. Например, для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога.

Какие сроки установлены для хранения документов?

Общее правило — документы должны храниться 5 лет, если иное не предусмотрено законодательством. Рассмотрим наиболее часто встречаемые сроки хранения документов.

5 лет

• Документы бухгалтерского учета.
• Документы налогового учета.
• Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов.
• Счета-фактуры.

Не менее 5 лет

Обратите внимание: если более продолжительный срок не установлен.

• Первичные учетные документы.
• Регистры бухгалтерского учета.
• Бухгалтерская отчетность.
• Аудиторские заключения.
• Документы учетной политики.
• Стандарты экономического субъекта.
• Другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.

50–75 лет

• Лицевые счета работников.
• Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении.
• Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг.
• Личные карточки работников.

Обратите внимание: мы рекомендуем ориентироваться на максимальный срок хранения документов, чтобы у организаций не возникали ошибки с соблюдением срока.

О том, как автоматически вести учет, мы писали здесь.

Как уничтожить документы организации по истечению срока годности?

Организация должна оформить процедуру уничтожения документов.

Так, нужно выполнить следующие действия:

1. Организация должна создать постоянно действующую экспертную комиссию. Она создается для инвентаризации документов, у которых уже истек срок хранения.

   Обратите внимание: членов комиссии нужно указать в приказе руководителя.

2. После выявления соответствующих документов необходимо утвердить с руководителем организации акты по документам на уничтожение.
3. Передать документы на утилизацию.
4. Оформить приемо-сдаточную накладную.
5. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить акт об уничтожении документов.
6. Передать акт на уничтожение руководителю.

Обратите внимание: документы по утилизации организация должна хранить в архиве.

Подписывайтесь на Telegram-канал « ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.