Работа с 1С:ИТС: Знакомство с программой «1С:Архив» и передача документов из «1С:Документооборот»

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб, руководителям, делопроизводителям, работникам архивов.

Ведение документов — важный элемент деятельности любой компании. Мы подготовили новый большой выпуск, который рассказывает о преимуществах программы «1С:Архив» и интеграции с программой «1С:Документооборот».

Основные требования организации по длительному хранению

Каждая организация имеет большое количество документов. Это может быть:

• бухгалтерская отчетность,
• налоговая отчетность,
• кадровые документы,
• производственные документы и т. д.

Документы могут храниться в организации, государственных архивах или сторонних организациях, занимающихся хранением документов. Федеральные законы РФ устанавливают сроки хранения документов:

1. ФЗ от 22 октября 2004 года. № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:
   • Является основным законодательным актом, регулирующим архивное дело в РФ.
   • Требования обязательны для всех государственных и не государственных архивов, а также, для организаций и граждан, которые имеют отношение к архивным документам.
2. ФЗ от 06.04.2011 №63‑ФЗ «Об электронной подписи»:
   • Обеспечивает правовую защиту использования электронной подписи в РФ.
   • Регулирует использование электронной подписи как в гражданском, так и в государственном секторе.
3. ФЗ от 27.07.2006 №152‑ФЗ «О персональных данных»:
   • Обеспечивает защиту прав субъектов персональных данных в РФ.
   • Является важным законодательным актом сферы защиты персональных данных.
   • Устанавливает строгие правила обработки персональных данных, которые должны соблюдаться всеми организациями и государственными учреждениями.
4. ГОСТ Р ИСО 15489‑1‑2019, национальный стандарт РФ:
   • Устанавливает принципы, политику и процедуру управления документацией в организации, включая создание, управление, сохранение, утилизацию документов.
   • Регулирует организацию работы с документами, управление жизненным циклом и реализацию мер по обеспечению конфиденциальности, целостности и доступности документации.
5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526:
   • Должны соблюдаться при организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях в РФ.
6. Методические рекомендации Росархива по применению Правил от 2016 года:
   • Включают в себя рекомендации по формированию архивного фонда, порядку выдачи документов в архив и каталогизацию документов, организацию доступов к архивным документам, а также по вопросам электронного документооборота и электронного архивирования.
7. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные Приказом Росархива от 22.05.2019 №71 и регламентирующие на единой правовой основе правила создания документов, технологии работы с ними, организацию текущего хранения документов и подготовку к передаче в архив.

Обратите внимание: программа «1С:Архив» соответствует всем требованиям данных нормативных актов.

Правила хранения документов

1. Все документы должны храниться в соответствии с установленным сроком хранения, который определяется нормативными документами.
2. Документы должны храниться в безопасных условиях, которые исключают возможность порчи, уничтожения, кражи и других неблагоприятных последствий.
3. Документы должны храниться в четко организованных архивах или хранилищах, где они должны быть легко доступны для работы и контроля их сроков хранения.
4. Документы должны храниться в читаемом и понятном виде.
5. Документы должны быть защищены от несанкционированного доступа, как со стороны внешних лиц, так и со стороны внутренних пользователей.
6. При хранении документов необходимо учитывать особенности содержания степени конфиденциальности.
7. Для каждого документа необходимо указать срок его хранения, место хранения и ответственного за его сохранность.
8. При необходимости документы должны быть уничтожены в соответствии с установленными правилами и процедурами.

Виды архивов

1. Бумажный архив. Это наиболее классический и распространенный вид архива, в котором документы хранятся на бумажном носителе. Бумажный архив является наиболее уязвимым и требует дополнительных затрат на хранение и обеспечение безопасности документов.
2. Электронный архив. Это вид архива, в котором документы хранятся в электронном виде. Электронный архив может быть организован как на собственных серверах, так и на облачных платформах. Этот вид архива обеспечивает высокую степень сохранности, быстрый доступ к документам и удобство управления ими.
3. Гибридный архив. Это вид архива, в котором используются как бумажные, так и электронные носители для хранения документов. Гибридный архив позволяет организациям учитывать особенности работы с различными типами документов и использовать наиболее оптимальный способ их хранения.

Как обеспечить сохранность документов и сократить сроки издержек?

Программа «1С:Архив» обеспечивает всю необходимую сохранность документов:

• Надежное долговременное хранение электронных документов в формате PDF/A с визуализацией электронной подписи.
• Сохранение юридической значимости на протяжении всего срока хранения.
• Сохранение реквизитов, связей, виз, резолюций, бумажных документов и их файлов.
• Добавление электронной подписи новых архивных меток времени по мере истечения срока действия сертификатов.

Программа «1С:Архив» позволяет сократить издержки хранения бумажных документов:

• На содержание зданий и помещений архива, так как здание следует держать при особых условиях.
• На оборудование для хранения архивных документов.
• На трудоемкость архивных процессов с помощью автоматических процедур. Например, формирование описи дел, актов на уничтожение и проверка физического состояния.

Кому подходит хранение документов в электронном виде?

• Компании, которые работают с большим объемом документов или обладают значительными объемами архивной документации.
• Организации, которые должны соблюдать требования законодательства в области архивного дела.
• Компании, которые нуждаются в быстром доступе к документам, независимо от времени и места, где они находятся.

Почему организацию архива необходимо вести отдельно от системы документооборота?

• Существуют разные требования к хранению. Некоторые документы могут иметь различные сроки хранения и требования к их хранению в зависимости от законодательства или внутренних правил организации. Организация архива отдельно от системы документооборота позволяет учитывать различия и обеспечивать соответствие требованиям.
• Отсутствие необходимости в постоянном доступе. Некоторые документы могут не требоваться в рамках текущей работы организации и могут храниться только для архивных целей. Отдельный архив позволяет уменьшить нагрузку на систему электронного документооборота и обеспечить более эффективное управление документами.
• Безопасность. Документы, которые хранятся в архиве, могут содержать конфиденциальную информацию, которая должна быть дополнительно защищена. Отдельный архив позволяет лучше контролировать доступ к этим документам и обеспечивать их безопасность.

Способы приема документов в архив

1. В виде готовых сдаточных описей.

Этот вариант используется в том случае, если источник комплектования поддерживает списание документов в дела и формирование сдаточных описей. Тогда документы поступают сразу в архивный контур хранения в составе сдаточных описей.

2. В виде произвольных пакетов документов без дел и сдаточных описей.

Такой вариант подходит для других источников комплектования. Документы поступают на оперативный контур, дела и сдаточные описи оформляются уже в 1С:Архиве, и только после этого документ попадает в архивный контур.

Интеграция программы «1С:Документооборот» с программой «1С:Архив»

Обратите внимание: при настроенной интеграции с 1С:Документооборотом ред. 3.0 передача документов осуществляется автоматически в 1С:Архив.

Передача документов в архив ответственным сотрудником

Для этого в 1С:Документообороте необходимо вести номенклатуру дел.

1. Переходим в раздел «НСИ», затем «Номенклатура дел».
2. Номенклатура настроена по разделам. В каждом разделе существуют подразделы, и каждая карточка номенклатуры дел обладает своими реквизитами.

3. Нажимаем на карточку.
4. На вкладке «Основные» указаны основные реквизиты дел:
   • индекс;
   • организация;
   • заголовок;
   • раздел;
   • форма, в которой будут храниться дела;
   • категория хранения;
   • срок хранения;
   • срок оперативного хранения;
   • номер статей.

5. Переходим на вкладку «Настройки».
6. Указываем, с каким видом хранить документы в деле.
7. Нажимаем «Записать и закрыть».

В архив попадают только закрытые дела.

Ответственный сотрудник должен выполнить следующие действия:

1. Переходим в раздел «Документы», затем «Дела (тома)».
2. Выбираем фильтр «Все» документы. Здесь хранятся все документы, которые уже не в работе.

3. Выбираем дело, которое необходимо передать в архив.
4. Открываем карточку.
5. Ставим галочку, что дело закрыто. Таким образом, дело закрывается и у него появляется значок в виде замка.

6. Переходим в раздел «Документы», затем «Передача дел в архив». С помощью этой функции выгрузка выполняется на стороне программы «1С:Документооборот» в программу «1С:Архив».
7. Создаем новую карточку «Передача дел в архив».

8. Выбираем форму.
9. Указываем организацию, если это необходимо.
10. Нажимаем кнопку «Заполнить». Программа автоматически формирует дела, которые готовы к передаче в архив.
11. При необходимости можно добавить документы вручную по кнопке «Добавить».

12. В нижней части экрана устанавливаем статус обмена с 1С:Архивом «Готов к выгрузке».
13. Нажимаем «Записать и закрыть».
14. Выгрузка выполняется автоматически.

Принятие документа в программе «1С:Архив»

Сотрудник архива должен выполнить следующие действия:

1. Переходим в раздел «Архив документов», затем «Сдаточные описи».

2. Полученный документ автоматически появляется в общем списке документов и имеет статус не проведенного.
3. Открываем документ.

4. Проверяем полученные дела.
5. Если ошибок нет, то нажимаем на кнопку «Да, ошибок не обнаружено».

6. Сразу появляется статус проверки — «Проверка выполнена успешно». Также указывается дата проверки и ответственный, кто принял эту сдаточную опись.

7. Если опись принята, то в программу «1С:Документооборот» отправляется отчет о пройденной проверке, и в карточке в строке «Передача дел в архив» статус обмена с 1С:Архивом меняется на «Принят в архив». Если нажать на кнопку «Подробнее», то можно увидеть, когда и кто принял опись в архив.

Обратите внимание: в карточке дела будет указано число и статус, что дело передано в архив. Аналогичная подпись появляется в самих документах, которые переданы в архив.

8. Сделаем распределение дел по описи. Переходим в раздел «Архив документов», затем «Распределение дел по описи».

9. Указываем категорию, которую необходимо распределить.
10. Выбираем организацию.
11. Нажимаем «Заполнить дела».
12. Выбираем нужные дела.
13. Указываем сводную опись.
14. Нажимаем кнопку «Включить дела в опись».

Как смотреть документы по годовым разделам описи?

1. Переходим в раздел «Архив», затем «Документы».
2. Здесь хранятся все документы, которые приняты в архив и не распределены в опись. Их можно смотреть общим списком, как они хранятся по описи, а можно выбрать просмотр по годовым разделам описи.

3. Нажимаем кнопку «Еще», затем «Просмотр».
4. Выбираем «По годовым разделам описей».

5. Здесь можно выбрать необходимые критерии для отбора, организацию, год и том.

6. В карточке самого документа на вкладке «Основное» указаны:
   • Контейнеры документов, содержащие контент и метаданные электронного документа, файлы и усиленные электронные подписи, а также визуализацию копии тестового электронного документа в формате PDF/A.
   • Подписи. Открыв, можно увидеть, что все подписи архивны, срок действия последней метки времени, дата установки следующей метки.

Обратите внимание: программа следит за продлением подписи и автоматически ее продлевает.

• Реквизиты документа.

Обратите внимание: архивный шифр присваивается автоматически в программе «1С:Архив».

7. Переходим на вкладку «Визы». Используется, если в программе «1С:Документооборот» данный документ согласовывался.
8. Переходим на вкладку «Журнал передачи». Документ можно передать кому‑либо.
9. Переходим на вкладку «Протокол работы». Здесь можно посмотреть всю историю: кто работал с данным документом, что он загрузил, когда, каким пользователем и что пользователь в дальнейшем с ним делал.
10. Документы можно выгрузить в формате для предоставления в ФНС или все файлы, нажав на соответствующую кнопку.

Процедура уничтожения дел

1. Переходим в раздел «Архив документов», затем «Уничтожение дел».

2. Указываем форму.
3. Выбираем организацию.
4. Нажимаем «Заполнить».
5. Программа автоматически формирует дела, которые необходимо уничтожить — у которых истек срок хранения.
6. В нижней части экрана автоматически указывается ответственный, кто эту процедуру производит — текущий пользователь.
7. Нажимаем кнопку «Записать».
8. При необходимости можно сформировать и распечатать акт об уничтожении, нажав на соответствующую кнопку.

Обратите внимание: уничтожение дел отражается также в карточке дела в программе «1С:Документооборот». Документы, которые находились в этом деле, также помечаются статусом «Уничтожен» и датой уничтожения.

Управление документами и архивирование

В программе «1С:Архив» происходят регулярные процедуры по управлению документами и архивированию:

• регулярное обновление индексов;
• актуализация электронных подписей документов;
• подготовка к передаче документов на хранение в архивное учреждение;
• регулярное резервирование, копирование данных, проверка их целостности;
• уничтожение документов с истекшим сроком давности.

Настройка прав доступа

В программе «1С:Архив» можно настроить права доступа к документам на уровне пользователя. Полномочия распространяются:

• на архивиста,
• на пользователя,
• на администратора.

В следующем выпуске ответим на вопросы пользователей по работе с сервисом «1С:Архив». Чтобы не пропустить, подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает».