Нужно ли хранить электронные расчетные листки?

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Организация, не использующая электронный кадровый документооборот, высылает всем сотрудникам расчетные листки по электронной почте. В новом выпуске линия консультаций «1С-Рарус» ответит на два вопроса:

• Как осуществлять хранение расчетных листков: в бумажном или электронном виде?
• Нужно ли подписывать электронный расчетный листок?

Нужно ли ознакомить сотрудника с расчетным листком?

Статья 136 Трудового кодекса РФ устанавливает, что в обязанности работодателя входит извещение работника:

• о составных частях заработной платы;
• размере начисленных работнику сумм;
• о размерах и основаниях произведенных удержаний.

Исходя из этого положения Трудового кодекса РФ, работодатель должен ознакомить сотрудника с произведенными выплатами посредством предоставления ему расчетного листка.

Как отправлять расчетные листки: в бумажном или электронном виде?

Работодатель должен самостоятельно определить порядок выдачи работникам расчетных листков и закрепить его в локальных нормативных актах организации.

Организация может самостоятельно определить, в каком виде предоставлять сотрудникам расчетные листки — бумажном или электронном.

Обратите внимание: работодателю рекомендуется закрепить порядок отправки электронных расчетных листков в локальных нормативных актах.

При этом отмечается, что работодатели могут отправлять сотрудникам расчетные листки в электронной форме, только если в организации ведется кадровый электронный документооборот.

Обратите внимание: при этом уточняется, что трудовое законодательство не содержит запрета на применение электронных расчетных листков организациями, которые не перешли на КЭДО.

Как осуществлять хранение расчетных листков: в бумажном или электронном виде?

Если организация отправляет сотрудникам расчетные листки по электронной почте, то распечатывать их и хранить отдельно не требуется.

При этом работодателю не нужно знакомить сотрудника с расчетным листком под подпись. Следовательно, организации не нужно вести журнал выдачи расчетных листков и выдавать расчетные листки под подпись.

Нужно ли подписывать электронный расчетный листок?

Законодательство РФ не содержит требований к подписанию бумажных расчетных листков. Аналогичное правило относится и к электронным расчетным листкам: подписывать их электронной подписью не нужно.

Резюмируя

• Работодатель должен ознакомить сотрудника с произведенными выплатами посредством предоставления ему расчетного листка. При этом работодателю не нужно знакомить сотрудника с расчетным листком под подпись.
• Организация может самостоятельно определить, в каком виде предоставлять сотрудникам расчетные листки — бумажном или электронном.
• Трудовое законодательство не содержит запрета на применение электронных расчетных листков организациями, которые не перешли на КЭДО.
• Работодатель может хранить расчетные листки в электронном виде.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.