Нужно ли хранить электронные расчетные листки?
Нужно ли хранить электронные расчетные листки?

Нужно ли хранить электронные расчетные листки?

28.10.2024
4 мин
753

Статья будет полезна бухгалтерам, сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Организация, не использующая электронный кадровый документооборот, высылает всем сотрудникам расчетные листки по электронной почте. В новом выпуске линия консультаций «1С-Рарус» ответит на два вопроса:

  • Как осуществлять хранение расчетных листков: в бумажном или электронном виде?
  • Нужно ли подписывать электронный расчетный листок?

Нужно ли ознакомить сотрудника с расчетным листком?

Статья 136 Трудового кодекса РФ устанавливает, что в обязанности работодателя входит извещение работника:

  • о составных частях заработной платы;
  • размере начисленных работнику сумм;
  • о размерах и основаниях произведенных удержаний.

Исходя из этого положения Трудового кодекса РФ, работодатель должен ознакомить сотрудника с произведенными выплатами посредством предоставления ему расчетного листка.

Как отправлять расчетные листки: в бумажном или электронном виде?

Работодатель должен самостоятельно определить порядок выдачи работникам расчетных листков и закрепить его в локальных нормативных актах организации.

Организация может самостоятельно определить, в каком виде предоставлять сотрудникам расчетные листки — бумажном или электронном.

Обратите внимание: работодателю рекомендуется закрепить порядок отправки электронных расчетных листков в локальных нормативных актах.

При этом отмечается, что работодатели могут отправлять сотрудникам расчетные листки в электронной форме, только если в организации ведется кадровый электронный документооборот.

Обратите внимание: при этом уточняется, что трудовое законодательство не содержит запрета на применение электронных расчетных листков организациями, которые не перешли на КЭДО.

Как осуществлять хранение расчетных листков: в бумажном или электронном виде?

Если организация отправляет сотрудникам расчетные листки по электронной почте, то распечатывать их и хранить отдельно не требуется.

При этом работодателю не нужно знакомить сотрудника с расчетным листком под подпись. Следовательно, организации не нужно вести журнал выдачи расчетных листков и выдавать расчетные листки под подпись.

Нужно ли подписывать электронный расчетный листок?

Законодательство РФ не содержит требований к подписанию бумажных расчетных листков. Аналогичное правило относится и к электронным расчетным листкам: подписывать их электронной подписью не нужно.

Проконсультируйтесь со специалистом линии консультаций
Задать вопрос бесплатно

Резюмируя

  • Работодатель должен ознакомить сотрудника с произведенными выплатами посредством предоставления ему расчетного листка. При этом работодателю не нужно знакомить сотрудника с расчетным листком под подпись.
  • Организация может самостоятельно определить, в каком виде предоставлять сотрудникам расчетные листки — бумажном или электронном.
  • Трудовое законодательство не содержит запрета на применение электронных расчетных листков организациями, которые не перешли на КЭДО.
  • Работодатель может хранить расчетные листки в электронном виде.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.

Вы читаете статью из рубрики:
Ответы ЛК «1С-Рарус»

Есть вопросы по статье? Задайте их нам!

Рассылка «Новости компании»: узнавайте о новых продуктах, услугах и спецпредложениях

Посмотреть все рассылки «1С‑Рарус»

Поле не должно быть пустым
Электронная почта указывается только латиницей, обязательно должен присутствовать знак @, доменное имя не может быть короче двух символов

Посмотреть все рассылки «1С-Рарус»

Иконка «Предупреждение» Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфидециальности и даете согласие на обработку персональных данных компанией «1С-Рарус»

Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!