Методология 1С:Документооборот: лучшие практики «1С-Рарус»

Статья будет полезна владельцам и директорам компаний, директорам по развитию, руководителям служб делопроизводства, руководителям ИТ-служб и ИТ-специалистам предприятий.

Для чего нужна ЕСМ/СЭД система?

ЕСМ-система — это система управления информацией, предназначенная для создания единого информационного пространства предприятия.

Решение «1С:Документооборот» — это не просто автоматизация делопроизводства в компании. Это полноценная ЕСМ-система, дающая возможность управлять информационными потоками, данными разного уровня формализации, доступа, типа и формы.

Основная цель ЕСМ/СЭД — структурирование и управляемость бизнес-процессов компании. Документ, как носитель юридически значимой информации, присутствует во всех сферах деятельности, а пользователями системы выступают практически все сотрудники предприятия.

Первичные потребности в автоматизации ДОУ

Потребности в автоматизации делопроизводства похожи у большинства заказчиков:

1. Систематизация и унификация процессов обработки документов:
   • анализ отклонения процессов от стандартной функциональности системы;
   • формирование решения с минимальными модификациями.
2. Обеспечение достоверности, безопасности и хранения данных:
   • наполнение НСИ;
   • определение и настройка структуры хранения документов и политики доступа.
3. Оптимизация, сокращение затрат на делопроизводство:
   • автоматизация процессов обработки документов;
   • уход от ручного труда, контроль исполнительской дисциплины.

Основные подходы к внедрению проектной деятельности

1. Типовой подход (или «быстрый старт»):
   • предполагает использование стандартных возможностей программы 1С:Документооборот;
   • помогает внедрить систему в короткие сроки.
2. Проектный подход (классическая схема)
   • позволяет учесть все этапы и зафиксировать точную дату завершения проекта;
   • подходит для проектов с четко установленными требованиями.
3. Гибридный подход
   • уделяет особое внимание первичному сбору и анализу требований, чем похож на Waterfall;
   • на следующем этапе характеризуется гибкостью, присущей подходу Agile, и быстрым внесением изменений.

От чего зависит выбор подхода к автоматизации?

1. цели и приоритеты заказчика;
2. масштаб предприятия;
3. сложность документационных процессов и уровень регламентированности;
4. гибкость и готовность адаптации под типовой функционал;
5. бюджет и сроки проекта.

Типовая автоматизация ДОУ

При использовании типового подхода:

• делается упор на использование стандартной функциональности системы через настройки, под задачи заказчика, без программирования;
• вместо предпроектного обследования проводится анализ отклонения процессов от стандартной функциональности, на базе которого формируется итоговое решение;
• тестовая эксплуатация заменяется на демонстрацию итогового решения и инструктажа (обучения) только ключевых пользователей.

Пример типового внедрения

Ситуация до внедрения:

• отсутствие четких требований к внедрению документооборота и понимания функционала системы;
• нерегламентированное делопроизводство, отсутствие внутренней нормативной документации (положения, регламенты, номенклатура дел и другие) и методологического сопровождения;
• ограниченный бюджет и сроки реализации.

Цели и задачи проекта:

1. Первоначальная настройка системы, загрузка НСИ:
   • настройка справочников, структуры предприятия, пользователей;
   • разграничение прав доступа.
2. Настройка поручений, входящей и исходящей корреспонденции:
   • определение видов документов;
   • настройка шаблонов документов, нумерации;
   • настройка автозаполнения файлов (фирменных бланков) по видам документов;
   • настройка базовых шаблонов процессов, типовых отчетов.
3. Определение и настройка структуры хранения документов:
   • описание структуры хранения документов;
   • настройка справочника «Файлы» в части иерархии;
   • настройка прав доступа.
4. Настройка модуля договорных документов:
   • определение видов документов;
   • настройка шаблонов документов, нумерации;
   • настройка шаблонов процессов.

Так выглядит типовая автоматизация. Под нужды заказчика могут устанавливаться дополнительные цели и задачи, а ненужные — исключаться.

Проектная автоматизация («Каскадная» методология)

Методология подходит для средних и крупных организаций со стабильным, устоявшимся набором бизнес-процессов, и, соответственно, конечным списком потребностей.

При проектной автоматизации:

• содержание, расписание, стоимость, потребности в ресурсах и риски можно в достаточной степени определить на ранних фазах жизненного цикла проекта, и они относительно стабильны;
• определяются проекты с конечным списком требований к целевой системе и проекты с одновременным запуском всех автоматизируемых функциональных областей;
• этапы выполняются последовательно, каждый последующий этап начинается после завершения предыдущего.

Пример проектной автоматизации

Гибридный подход к автоматизации

Метод подходит для малых, средних и частично крупных организаций с часто меняющимися бизнес-процессами.

При гибридном подходе:

• определяется длительность итерации, подбираются задачи к выполнению в итерации;
• используются проекты с размытым и постоянно расширяемым списком требований;
• после завершения итерации формируется список задач на следующую итерацию.

Пример гибридного подхода

1-я итерация

• входящая/исходящая корреспонденция;
• внутренние документы (служебные записки, заявки);
• интеграция с 1С:ЗУП.

2-я итерация

• организационно распорядительные документы (приказы, распоряжения);
• интеграция с 1С:Бухгалтерия.

3-я итерация

• договоры, документы первичного учета;
• настройка интеграции с 1C.ERP.

Результаты реализации:

1. Последовательное внедрение функциональных областей на одном проекте для оптимизации бизнес-процессов и снижения нагрузки на специалистов Заказчика.
2. Настройка интеграция с основными информационными системами Заказчика.
3. Сопровождение в рамках промышленной эксплуатации (может быть вынесено за пределы проекта).

Резюмируя

• Выбор конкретной методологии зависит от конкретного проекта, но обычно используется смесь методологий и инструментов.
• Адаптация должна отражать масштаб, длительность и сложность каждого отдельного проекта, а также проводится с учетом отрасли, организационной культуры и уровня зрелости управления проектами в организации.
• Инструменты и процессы, по которым ведется работа на проекте, все время меняются. «1С-Рарус» добавляет новые процессы, оптимизирует существующие, убирает ненужные, неэффективные процессы.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.