Должен ли сотрудник уведомлять работодателя о смене персональных данных?

Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Сотрудник организации сменил адрес проживания и получил паспорт с новой фамилией. Входит ли в его обязанности уведомление работодателя о таких изменениях? Какая ответственность грозит работодателю за наличие неактуальных данных по сотруднику? — ответим в статье линии консультаций «1С‑Рарус».

Должен ли сотрудник уведомлять работодателя о смене паспортных данных?

Персональными данными сотрудника являются следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество;
• адрес работника;
• другая личная информация.

Часть 1 статьи 65 Трудового кодекса РФ устанавливает, что в обязанности сотрудника входит предоставление паспортных данных только при приеме на работу. При этом в ТК РФ нет правил, согласно которым работник должен заново предоставлять работодателю паспортные данные, если они изменились.

Закон №152-ФЗ устанавливает, что в обязанности сотрудника не входит уведомление работодателя об изменении персональных данных.

Может ли работодатель обязать сотрудника уведомлять об изменениях?

В соответствии со статьей 87 ТК РФ, в обязанности работодателя входит установка и утверждение порядка хранения и использования персональных данных работника.

Так, в любом локальном нормативном акте или трудовом договоре работодатель может отразить следующую информацию:

• Обязанность работника сообщить об изменении персональных данных.
• Срок, в который работник должен уведомить работодателя о смене персональных данных.

Линия консультаций «1С‑Рарус» рекомендует установить в ЛНА обязанность работников уведомлять о смене персональных данных, чтобы избежать ответственности со стороны контролирующих органов.

Можно ли привлечь сотрудника к ответственности за отсутствие уведомления об изменениях?

Если работодатель закрепил в ЛНА требование к сотруднику об уведомлении в случае изменения персональных данных, то работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за несообщение новых паспортных данных.

Какая ответственность грозит работодателю за наличие неактуальных данных по сотруднику?

Если работодатель представляет недостоверные сведения о работниках, то его могут привлечь к ответственности.

Так, если работодатель предоставил неактуальные сведения о сотруднике, ему грозит штраф:

• 500 рублей за каждый документ: за представление налоговым агентом документов, содержащих недостоверные сведения.
• 500 рублей за каждое застрахованное лицо: за представление неполных и (или) недостоверных сведений о застрахованных лицах.

Резюмируя

• В обязанности сотрудника входит предоставление паспортных данных только при приеме на работу. При этом в ТК РФ нет правил, согласно которым работник должен заново предоставлять работодателю паспортные данные, если они изменились.
• Линия консультаций «1С‑Рарус» рекомендует установить в ЛНА обязанность работников уведомлять о смене персональных данных, чтобы избежать ответственности со стороны контролирующих органов.
• Если работодатель закрепил в ЛНА требование к сотруднику об уведомлении в случае изменения персональных данных, то работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за несообщение новых паспортных данных.
• Если работодатель представляет недостоверные сведения о работниках, то его могут привлечь к ответственности и наложить штраф.

Подписывайтесь на Telegram-канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает» , чтобы не пропустить новые выпуски.