Можно ли подписывать транспортную накладную и на бумаге, и в электронном виде?

Статья будет полезна бухгалтерам и руководителям.

Линия консультаций «1С-Рарус» подготовила интересный выпуск о транспортных накладных и ответила на несколько вопросов:

• Можно ли в 2025 году оформить и подписать транспортную накладную в бумажном виде?
• Можно ли сделать копию бумажной накладной и подписать ее электронной цифровой подписью через ЭДО?
• В каком виде отправлять транспортную накладную грузополучателю?

В какой форме может составляться транспортная накладная?

Транспортная накладная может оформляться и подписываться одним из следующих вариантов:

• На бумажном носителе: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика (в трех или четырех экземплярах).
• В электронном виде.

Из этого положения следует, что одна транспортная накладная не может составляться и в бумажной, и электронной форме.

Рассмотрим каждую из них подробнее.

Если транспортная накладная составляется на бумаге

В этом случае все экземпляры оформляются на бумажном носителе и утверждаются собственноручными подписями.

Обратите внимание: все бумажные экземпляры являются идентичными и равнозначными.

Бумажная транспортная накладная передается грузополучателю вместе с грузом.

Если транспортная накладная составляется в электронном виде

Если накладная оформляется в электронном виде, то все ее экземпляры также должны быть электронными.

Напомним, что транспортная накладная, отправляемая при помощи ЭДО, является электронным документом и должна быть сформирована в установленном Законодательством РФ формате.

Изменения 2026 года

С 01 сентября 2026 года экспедиторские документы и транспортные накладные должны оформляться исключительно в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи. Это правило касается всех участников перевозки (отправитель, получатель, перевозчик, экспедитор).

Резюмируя

• Транспортная накладная может оформляться и подписываться на бумажном носителе или в электронном виде.
• Одна транспортная накладная не может составляться и в бумажной, и электронной форме.
• Если транспортная накладная составляется на бумаге, то все экземпляры оформляются на бумажном носителе и утверждаются собственноручными подписями.
• Если транспортная накладная оформляется в электронном виде, то все ее экземпляры также должны быть электронными.
• С 01 сентября 2026 года экспедиторские документы и транспортные накладные должны оформляться исключительно в электронной форме с использованием усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.