Организация процесса закупок в государственном секторе с использованием решений 1С

Статья будет полезна ИT-менеджерам, системным администраторам, сотрудникам бухгалтерии, планово-финансовых подразделений и специалистам по организации закупок, директорам и управляющим государственными организациями.

В современных условиях ужесточаются требования к прозрачности и эффективности закупочной деятельности в государственных учреждениях. Соблюдение законодательства, четкое финансовое планирование и оперативное согласование всех этапов — залог стабильной работы и снижения рисков для организации.

Автоматизация процесса закупок и финансового планирования в учреждениях государственного сектора возможна благодаря программным продуктам линейки 1С.

Специалисты «1С-Рарус» подготовили подробный выпуск о том, как выстраивается процесс закупок на базе 1С, как происходит процесс гибкой настройки и с какими сложностями может столкнуться учреждение при организации процесса закупок.

Читайте статьи по теме:

Решения 1С для автоматизации процесса закупок и финансового планирования

В зависимости от задач и уровня автоматизации для выстраивания процесса закупок и финансового планирования в государственном секторе могут использоваться следующие решения 1С:

1С:Государственные и муниципальные закупки — специализированное решение для комплексного сопровождения всех этапов закупочной деятельности.
Закупки. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» — модуль, расширяющий функциональные возможности учетной системы.
Финансовое планирование. Дополнение к «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2.0 — универсальный инструмент, позволяющий не только управлять закупками, но и планировать финансы с учетом структуры бюджета учреждения.

Наиболее функциональным решением для большинства организаций является использование модуля «Финансовое планирование», который бесшовно интегрируется с «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8». Объединение модулей позволяет создавать единое информационное пространство для закупочной деятельности, финансового планирования и бухгалтерского учета. Например, пользователи могут оперативно получать данные о фактическом исполнении контракта, контролировать лимиты обязательств и учитывать изменения финансовых планов в режиме реального времени.

Закажите демонстрацию программы «Финансовое планирование.
Дополнение к „1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8“».

Заказать демонстрацию

Как может быть выстроен процесс закупок на базе 1С?

Использование модулей «Финансовое планирование» и «1С:Документооборот государственного учреждения 8» позволяет автоматизировать ключевые этапы закупочного процесса и повысить его управляемость.

Рассмотрим один из типовых сценариев работы:

Формирование планов и заявок

Закупочный процесс начинается с подготовки плана деятельности учреждения и планов финансово-хозяйственной деятельности в модуле «Финансовое планирование».
После утверждения документов через систему «1С:ДГУ» создаются задачи для подразделений по формированию заявок на потребность. Система позволяет гибко адаптировать формы заявок под конкретные требования учреждения и организовать их последовательное согласование.

Подготовка документации и согласование ТЗ
После утверждения заявок специалисты закупочного подразделения формируют техническое задание и комплект необходимых документов.

Обратите внимание: в системе предусмотрен контроль полноты пакета документов. Например, можно настроить систему так, что переход к следующему этапу невозможен, если не приложено обоснование начальной цены контракта, минимум три коммерческих предложения и другие обязательные материалы.

Проведение комиссии и согласование закупки
Сформированное ТЗ проходит проверку на комиссии по целесообразности закупки.
Решение комиссии фиксируется в системе и становится частью закупочного досье.
Затем происходит согласование закупочной заявки с финансово-экономическим блоком, главным бухгалтером, инициатором и руководством учреждения.

Обратите внимание: данный процесс предусматривает возможность электронного согласования, при котором можно будет отказаться от бумажной документации и «живой» подписи.

Публикация и контроль закупки
После утверждения всех документов формируется и регистрируется в системе закупочная процедура.
При необходимости интеграции с внешними порталами, такими как ЕИС или ЕАИСТ, информация может быть выгружена в требуемом формате.

Обратите внимание: в большинстве случаев такие интеграции требуют дополнительных настроек и технической подготовки.

Заключение контракта и последующее сопровождение
При завершении закупки система автоматически инициирует задачи по подписанию контракта, уведомлению ответственных подразделений и контролю исполнения обязательств. Интеграция с 1С:Бухгалтерией государственного учреждения помогает пользователям оперативно отслеживать финансовое исполнение контрактов, контролировать оплату, формировать необходимые отчеты и документы.

Финальный этап — приемка и закрытие процесса
Система электронного документооборота направляет задачи по приемке товаров или услуг инициатору закупки, ответственному закупочному подразделению, юристам и другим заинтересованным участникам процесса.

Обратите внимание: контроль полноты прикрепленных документов обеспечивает прозрачность и завершенность каждого этапа.

Гибкость процессов и возможности настройки

Одним из ключевых преимуществ применения 1С совместно с «1С:ДГУ» является гибкость настройки процессов:

Маршруты согласования могут быть выстроены с учетом внутренней структуры учреждения, регламентов и требований отдельных подразделений.
Система поддерживает как линейные, так и сложные многоуровневые сценарии согласования.
Формы заявок, планов, технических заданий и других документов можно адаптировать под стандарты конкретного учреждения, требования учредителей или отраслевые регламенты.
Интеграция позволяет гибко распределять права доступа к информации, определять зоны ответственности и разграничивать возможности редактирования документов для разных категорий пользователей.

С какими сложностями может столкнуться учреждение при организации процесса закупок?

На сегодняшний день существуют сложности, с которыми может столкнуться госсектор при автоматизации процесса закупок и финансового планирования. К наиболее распространенным относятся следующие:

Интеграция с внешними государственными информационными системами — в первую очередь, с ЕИС и ЕАИСТ: такие задачи требуют дополнительных проектных работ и часто зависят от ограничений сторонних платформ.
Возможное отсутствие полного интегрирования закупочных модулей с действующими учетными системами конкретного учреждения : в подобных случаях вся работа по организации закупок может быть эффективно выстроена через систему «1С:ДГУ» без необходимости модифицировать основную бухгалтерскую систему.

Тем не менее, программные продукты 1С активно развиваются. Функции, которые сегодня требуют индивидуальных настроек или интеграции, уже завтра могут войти в стандартный функционал системы. Стремительное развитие системы открывает новые возможности для автоматизации, сокращения временных затрат и повышения эффективности закупочной деятельности без дополнительных затрат на доработки.

Заключение

Автоматизация закупок — это не просто шаг к упрощению документооборота, а стратегическое решение для повышения прозрачности, управляемости и эффективности финансовых процессов в государственных учреждениях.

Использование решений линейки 1С, таких как «Финансовое планирование» и «1С:ДГУ», позволяет выстроить сквозной и контролируемый процесс от формирования заявки до исполнения контракта.

Благодаря гибким настройкам, интеграции с бухгалтерией и возможностям электронного согласования, учреждения получают единое цифровое пространство для управления закупками, адаптированное под свои задачи и структуру. В условиях растущих требований к отчетности, соблюдению законодательства и эффективному использованию бюджетных средств такие решения становятся не просто удобным инструментом, а необходимостью для стабильной работы государственных организаций.