Можно ли хранить копии паспорта в личных делах сотрудников?

Статья будет полезна сотрудникам кадровых служб и руководителям.

Сотрудники отдела кадров делают копии документов сотрудника при приеме на работу. Сделанные копии паспорта, СНИЛС и ИНН хранятся в личных делах работников. Правомерно ли это действие? — ответим в статье линии консультаций «1С‑Рарус».

Нужно ли оформлять личные дела работников?

Оформление личных дел сотрудников коммерческих компаний является правом работодателя.

Обязанностью по оформлению таких дел обладают государственные и муниципальные организации.

В этом случае копии документов заверяются работниками кадровой службы и подшиваются в папку «Дело».

Какие данные хранятся в личных делах работников?

К документам, хранящимся в личном деле, могут относиться следующие:

• анкета, автобиография, резюме;
• заявление о приеме на работу;
• копии документов об образовании;
• рекомендации и характеристики;
• медицинские справки;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• выписка из приказа о приеме на работу.

Можно ли хранить копии паспорта в личных делах сотрудников?

Паспорт, СНИЛС и ИНН считаются персональными данными физического лица.

Копия паспорта и документов ЗАГСа также относится к перечню документов, которые можно хранить в личном деле гражданского служащего. Тем не менее, применять это правило к сотрудникам коммерческих организаций неправомерно.

Если работодатель хранит в личном деле сотрудника коммерческой организации копии паспорта, СНИЛС и ИНН, то это может повлечь ответственность за нарушение законодательства, поскольку такое действие превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, определенный законодательством.

Какая ответственность налагается за хранение копии паспорта в личном деле?

С 30 мая 2025 года были увеличены штрафы за нарушения в сфере обработки персональных данных.

В соответствии с кодексом об административных правонарушениях РФ, за обработку персональных данных, которая не соответствует целям их сбора, установлены штрафы:

• Для должностных лиц и ИП: от 50 000 до 100 000 рублей.
• Для организаций: от 150 000 до 300 000 рублей.

Резюмируя

• Оформление личных дел сотрудников коммерческих компаний является правом работодателя. Решение о ведении личных дел необходимо закрепить в локальных нормативных актах.
• Обязанностью по оформлению личных дел обладают государственные и муниципальные организации.
• Если работодатель хранит в личном деле сотрудника коммерческой организации копии паспорта, СНИЛС и ИНН, то это может повлечь ответственность за нарушение законодательства, поскольку такое действие превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, определенный законодательством.

Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.