Статья будет полезна кадровым специалистам, бухгалтерам и руководителям, оформляющим сотрудников по трудовому договору.
При приеме на работу работодатели запрашивают оригиналы документов. На практике часто возникает вопрос: обязан ли работник при трудоустройстве передать работодателю оригиналы своих документов или достаточно их просто показать? В новом выпуске линия консультаций «1С‑Рарус» разберет два вопроса:
- какие именно документы сотрудник обязан предъявить при трудоустройстве;
- вправе ли работодатель хранить копии таких документов у себя.
Оглавление
Какие документы сотрудник должен предъявить работодателю?
Перечень установлен статьей 65 Трудового кодекса РФ. При заключении трудового договора работодатель вправе потребовать:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- документ воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);
- СНИЛС;
- трудовую книжку (если ведется в бумажном виде);
- документы об образовании — при необходимости.
Все перечисленные документы сотрудник обязан предъявить в оригинале, однако требовать их передачи на хранение работодатель не вправе. Единственное исключение — бумажная трудовая книжка, которая хранится у работодателя на протяжении всего периода работы.
Можно ли хранить копии паспорта, СНИЛС, ИНН или военного билета?
Нет, нельзя. Согласно Федеральному закону № 152‑ФЗ «О персональных данных», работодатель может обрабатывать персональные данные только в объеме, необходимом для достижения законной цели. Цель — оформление трудовых отношений. Для этого достаточно предъявления документа, а не его хранения в копии.
Копии допускаются только если необходимость их хранения прямо установлена нормативным актом. Для перечисленных документов такого требования нет.
Какая ответственность грозит работодателю?
За обработку персональных данных вне установленных целей предусмотрены штрафы по статье 13.11 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации:
- для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 50 000 до 100 000 рублей;
- для организаций — от 150 000 до 300 000 рублей.
Узнайте, как система берет на себя рутинные кадровые процедуры, упрощает расчеты и помогает избежать типичных ошибок в работе с персоналом.
Резюмируя
- При трудоустройстве сотрудник предъявляет оригиналы документов, но не передает их работодателю для хранения (кроме трудовой книжки).
- Копии паспорта, СНИЛС, ИНН и военного билета нельзя хранить в личном деле — это нарушение законодательства РФ о персональных данных.
- Работодатель вправе обрабатывать только те персональные данные, которые необходимы для оформления трудовых отношений.
- Нарушение требований закона грозит существенными штрафами.
Подписывайтесь на Telegram‑канал «ЛК 1С‑Рарус отвечает», чтобы не пропустить новые выпуски.
Материал актуален на декабрь 2025 года
Ответы ЛК «1С-Рарус»
