Автомобиль не роскошь, а объект учёта

Сегодня на рынке представлен ряд программных продуктов, так или иначе решающих задачи учета и специфики автоматизации деятельности автотранспортных хозяйств или предприятий, имеющих на балансе транспортные средства. В этой статье пойдет речь об отраслевых решениях компании «1С-Рарус».

У классиков вынесенная в заголовок фраза звучала, правда, несколько по-другому, но – меняется время, меняются условия… В любой компании, где на балансе находится автотранспорт, соответственно возникает и проблема его учета.

Компания «1С-Рарус» с 1996 г. занимается производством и поддержкой готовых отраслевых решений для автотранспортных предприятий.

За 6 лет работы в этой отрасли у нас накоплен большой опыт автоматизации деятельности предприятий. За это время лицензионными пользователями стали около 1000 предприятий.

Компания предлагает два готовых отраслевых решения для автоматизации деятельности автотранспортных предприятий: «1С-Рарус: Автотранспорт 4.0» и «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0». Оба типовых отраслевых решения получили от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».

Порой трудно определить, в каком случае подходит то или иное решение. Какой продукт предложить потенциальному клиенту? Основные отличия предлагаемых программ заключаются в ориентации на различные категории пользователей (бухгалтеры или менеджеры).

Типовое отраслевое решение «1С-Рарус: Автотранспорт 4.0» работает с конфигурацией «1С: Бухгалтерия 7.7» и предназначено для автоматизации работы при небольшом количестве автомобилей и ведении учета бухгалтером предприятия.

Типовое отраслевое решение «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» работает с конфигурацией «1С: Торговля и Склад 7.7» и целесообразно к использованию для автоматизации оперативного учета работы транспорта (прием заявок на перевозку от клиентов, выписка и учет путевых листов, учет расхода горючего и запасных частей и т.д.).

«1С-Рарус: Автотранспорт 4.0»

Эта программа рекомендуется к применению на предприятиях, эксплуатирующих относительно небольшое количество автомобилей: от 5 до 100 (оптимально от 10 до 30). Реализована она на базе типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия 7.7» и предназначена для учета прямых затрат на эксплуатацию транспортных средств.

Программу «1С-Рарус: Автотранспорт 4.0» удобно использовать в том случае, когда учет работы транспорта ведет бухгалтер. Так как программа реализована на базе типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия 7.7», пользователю, знакомому с ней, не составляет труда освоить данное отраслевое решение.

Рис.1

При выписке путевого листа (рис.1) в «1С-Рарус: Автотранпорт 4» можно получить печатные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Для учета выдачи топлива водителю по путевому листу вводится документ «Выдача горючего». Документ «Акт об оказании услуг» предназначен для регистрации платных транспортных услуг, оказанных клиенту. При перевозке собственных материалов можно использовать документ «Товарно-транспортная накладная». После оформления всех документов по путевому листу вводится документ «Закрытие путевого листа». При закрытии путевого листа рассчитывается нормативный расход топлива и формируются проводки по списанию горючего.

Функциональные ограничения программы «1С-Рарус: Автотранспорт 4.0» следующие:

по автомобилю можно выдавать только один вид топлива;
в путевом листе нет возможности редактировать спидометр выезда и остаток горючего при выезде. Эти реквизиты заполняются по результатам закрытия предыдущего путевого листа;
выдача топлива осуществляется только одним способом. Документом «Поступление материалов» топливо приходуется на предприятие. Документ «Выдача топлива» позволяет осуществить выдачу определенного количества топлива по путевому листу. Топливо списывается по средней цене при закрытии путевого листа;
на каждый автомобиль может быть установлено только два тарифа: за час и за километр. Для клиента может быть введен коэффициент к тарифам по автомобилю;
в программе нет путевых листов для строительной техники.

«1С-Рарус: Автохозяйство 1.0»

Программа реализована на компоненте «Оперативный учет» системы программ «1С: Предприятие 7.7» и предназначена для оперативного управления работой транспорта.

Типовое отраслевое решение «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» рекомендуется как для предприятий, эксплуатирующих небольшое количество автомобилей (от 5), так и для крупных автотранспортных хозяйств (до 500 транспортных средств). На предприятиях первого типа программу удобно использовать в том случае, если учет работы транспорта возложен на человека, не связанного с бухгалтерией (диспетчер, механик, логистик и т.п.).

Работа с клиентами

Рис.2

Программа позволяет организовать учет заявок на транспортные средства и формировать разнарядку на работу автомобилей (рис. 2).

В путевом листе существует возможность автоматического заполнения задания водителю на основании заявок клиентов или по утвержденному маршруту. Если предприятие осуществляет грузоперевозки, то, возвращаясь с линии, водитель сдает диспетчеру не только путевой лист, но и приложенные к нему товарно-транспортные накладные.

В программе «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» при работе автомобиля по сдельным тарифам расчет стоимости услуг транспорта можно произвести по каждому документу «Товарно-транспортная накладная». При работе автомобиля по повременному тарифу для расчета стоимости услуг транспорта предназначен документ «Талон заказчика».

Счет на оплату услуг можно сформировать в любой момент за произвольный период времени. При этом сумму к оплате можно рассчитать автоматически по путевым листам. Система позволяет распечатать счет, реестр к счету и сформировать счет-фактуру на услуги.

Проведенные документы «Счет» и «Счет-Фактура» могут быть автоматически выгружены в программу «1С: Бухгалтерия 7.7» таким образом, что в бухгалтерской программе эти документы появляются не проведенными. Это позволяет бухгалтеру своевременно контролировать появление новых счетов, заполнять недостающую аналитику в счетах-фактурах и проводить эти документы самостоятельно.

Учет горючего

Рис.3

«1С-Рарус: Автохозяйство 1» позволяет вести учет горючего, приобретенного различными способами (рис. 3):

за наличные;
по картам безналичной оплаты;
по талонам на нефтепродукты;
по заправочной ведомости.

Существует возможность вести учет горючего отдельно от учета путевых листов, если на предприятии выделен соответствующий сотрудник (бухгалтер по учету нефтепродуктов или техник по ГСМ). Кроме того, можно вносить информацию о заправках автомобиля непосредственно из путевых листов, что упрощает работу диспетчера.

Учет ремонтов

Рис.4

Осуществляемый собственными силами ремонт учитывается документом «Акт ремонта». Этот документ позволяет списать запасные части со склада, учесть простой водителя в ремонте, зафиксировать прохождение технического обслуживания автомобиля, если это необходимо, а также, распечатать лимитно-заборную карту или накладную-требование и акт на ремонт автомобиля и списание запасных частей (рис. 4). Ремонт, проводимый силами сторонних организаций, фиксируется при помощи документа «Заказ-наряд».

Для учета номерных запчастей и агрегатов (шины и аккумуляторы) предназначен документ «Замена агрегатов».

Программа «1С-Рарус: Автохозяйство 1» позволяет сформировать отчеты о простоях автомобилей на ремонте, о фактическом расходе запчастей и затратах на ремонт автомобилей, а также о пробеге номерных запчастей и агрегатов.

Начисление заработной платы

Для облегчения операций по формированию сумм начислений заработной платы водителям и вспомогательному персоналу (кондукторам, экспедиторам, ученикам и т.д.) в программе есть возможность начисления специальным документом заработной платы непосредственно в путевом листе или в конце месяца. Формируется табель учета рабочего времени и ведомость начисления заработной платы. Рассчитываются надбавки за классность, оплата подготвительно-заключительных операций, районный и северный коэффициенты.

Отчетность

Обычно наибольшие затруднения при учете работы транспорта возникают при формировании отчетности по горючему и путевым листам. Особенно трудно бывает составить отчеты в том случае, если путевые листы были сданы несвоевременно или в них обнаружены ошибки, которые приходится исправлять «задним числом».

В таких случаях программа «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» может значительно облегчить работу, т.к. в ней автоматически поддерживается актуальность введенной информации и формируются наиболее важные отчеты:

реестр путевых листов;
карточка работы автомобиля;
основные технико-эксплуатационные показатели;
свод о расходе горючего по маркам топлива;
ведомость прихода-расхода горючего.

Выбор программы

На предприятиях, эксплуатирующих небольшое количество автомобилей, «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» удобно использовать в том случае, если учет работы транспорта возложен на человека, напрямую не связанного с бухгалтерией (диспетчер, механик, логистик и т.п.).

На специализированных транспортных предприятиях программа «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» позволяет автоматизировать большинство операций, связанных с учетом работы транспорта (диспетчеризация, обработка путевых листов, учет работы водителей, контроль технического состояния парка, учет ремонтов и складской учет запасных частей и материалов).

Чтобы понять, на каком программном продукте все-таки остановить выбор, необходимо ответить для себя на некоторые вопросы. Приведем их ниже.

Сколько автомобилей эксплуатируется на предприятии?

Если более 100, то стоит подумать о приобретении «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0». При количестве менее 10, возможно, стоит предпочесть «1С-Рарус: Автотранспорт 4.0», если несущественны ограничения, о которых уже говорилось.

Есть примеры успешного внедрения программы «1С-Рарус: Автотранспорт 4.0» на предприятиях с большим количеством автомобилей. Однако такое внедрение, как правило, связано с ее доработкой.

Например, некоммерческая организация «Центральный городской автомотоклуб инвалидов г. Москвы» использует программу «1С-Рарус: Автотранспорт» версии 3.0 для автоматизации диспетчеризации ежедневной работы более сотни собственных автомобилей. Фирма «Уния – Транспорт» – это пример успешного использования программы «1С-Рарус: Автотранспорт 4.0» для автоматизации специализированного транспортного предприятия по перевозке замороженных продуктов питания и мороженого.

Кто ведет учет работы транспортных средств?

Если учет ведется только в бухгалтерии (бухгалтером), то наиболее понятным и удобным для пользователей будет «1С-Рарус: втотранспорт 4.0».

Если же учет работы транспорта ведется в первую очередь в транспортном цехе, то более предпочтителен однопользовательский вариант «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0».

В том случае, если такой учет осуществляют несколько подразделений (служб) предприятия, рекомендуется использовать многопользовательскую версию программы «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0». Например, транспортная фирма «Очаково» использует сетевую версию программы «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» для управления работой более 100 легковых и маршрутных такси.

Каковы сроки внедрения типового решения?

При учете упомянутых выше требований срок внедрения программы «1С-Рарус: Автотранспорт 4.0» составляет от 1 до 5 дней. При внедрении однопользовательской версии «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» объем доработок, как правило, не превышает 5 – 10 часов. Пользователи обычно осваивают программу в течение 1-2 недель, за это время даже мало знакомые с компьютером сотрудники транспортного подразделения овладевают такими операциями, как выписка и печать путевых листов, расчет нормативного расхода топлива и учет запасных частей.

Строительные организации в дополнение к учету работы транспорта используют программы «1С-Рарус: Автотранспорт 4.0» и «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» для учета перевозки строительных материалов и прочих грузов. Так, «УМ-7 Мострансгаз» применяет локальную версию «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» для учета транспортировки материальных ценностей и их хранения по объектам строительства. А компания «Салекс» использует «1С-Рарус: Автотранспорт 4.0» для учета перевозки и хранения строительных материалов.

Версия программы «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» для трех пользователей внедряется обычно за 1-2 месяца. При этом большее значение имеют предварительные подготовка и обучение персонала, разъяснение особенностей работы с программой. В этом случае объем доработок редко превышает 30 часов.

Сроки внедрения сетевой версии программы могут составить уже 6 – 10 месяцев в зависимости от требований заказчика и объема доработок.

Планы развития программ

Различные транспортные компании, занимающиеся междугородными и международными автомобильными перевозками, используют программы «1С-Рарус: Автотранспорт 4.0» и «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» для увеличения своих конкурентных преимуществ за счет более эффективного управления собственным и привлеченным транспортом. Применение первой из них для этих целей связано, как правило, со значительными доработками программы. Этим путем идут те перевозчики, которые хотят добиться высокой степени интеграции учета работы транспорта с бухгалтерским учетом. Например, в компании «Траско», являющейся крупным международным перевозчиком, таким образом добились значительной автоматизации в деятельности бухгалтерии.

С другой стороны, многие перевозчики, не заинтересованные в непосредственной связи оперативного и бухгалтерского учета, выбирают для автоматизации своей деятельности программу «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0». Так поступила московская компания «Автопрайт», которая рассчитывает использовать стандартную возможность обмена данными в формате XML, присутствующую и в программе «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» и в «1С:Бухгалтерии 7.7».

Идя навстречу потребностям компаний-перевозчиков, компания «1С-Рарус» развивает программы автоматизации транспортных средств. Так, в «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» включен путевой лист междугородного автомобиля.

Планируется связь с продуктами фирмы «Ингит» («Деловая карта») и корпорации Майкрософт (Microsoft MapPoint). Это позволит автоматически прокладывать и рассчитывать маршруты движения транспорта по России и Европе.

Для более эффективного учета ремонта автомобилей и расхода запасных частей программа «1С-Рарус: Автохозяйство 1.0» была интегрирована с электронным каталогом запасных частей «Автософт» одноименной екатеринбургской фирмы.