В результате внедрения «облачной» системы учета финансово-хозяйственной деятельности на базе «1С:Предприятия 8» мы получили мощный управленческий инструмент: система модернизируется и в дальнейшем будет использоваться не только бухгалтерией, но и кадровой службой. 2016 год посвящен созданию единой системы расчета зарплаты и ведения кадрового учета и вводу в промышленную эксплуатацию регистра педагогических работников. В дальнейшем планируется развитие блока закупок для усиления контроля над сметами подведомственных учреждений, закупочными ценами, а также создание автоматизированного рабочего места для начальника ГУО с макро-отчетами по организационным показателям деятельности системы образования города Новосибирска.
Специалисты «1С-Рарус» автоматизировали учет финансово-хозяйственной деятельности и консолидации отчетности муниципальных учреждений системы образования г. Новосибирска. Новая информационная система создана на основе «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» и «1С:Свода отчетов 8 ПРОФ» и развернута в собственном «облаке» ГУО мэрии.
Унифицирована методология ведения бухгалтерского учета на 1 200 рабочих местах, сокращено время на сбор, проверку и консолидацию данных. Длительность проведения отчетной кампании уменьшилась с нескольких недель до нескольких дней. Руководство ГУО мэрии получило возможность в онлайн-режиме контролировать деятельность всех подведомственных учреждений. Переход на облачную систему «1С» позволил добиться значительной экономии бюджетных средств на модернизацию вычислительной техники и поддержку системы.
Главное управление образования мэрии города Новосибирска (ГУО мэрии) занимается организацией предоставления общедоступного и бесплатного дошкольного, начального общего, среднего общего и дополнительного образования.
В ходе реформирования муниципальной системы образования Новосибирска перед ГУО мэрии встали задачи усиления роли внешнего и внутреннего финансового контроля и аудита в обеспечении достоверности и своевременности бухгалтерской информации.
Ранее бухгалтеры 507 подведомственных ГУО мэрии учреждений — школ, детских садов, учреждений дополнительного образования — собирали и формировали регламентированную отчетность в разрозненных программах и в виде отдельных файлов отправляли ее по электронной почте кураторам. Кураторы консолидировали отчетность по своему району и перенаправляли ее в ГУО мэрии. При выявлении ошибок данные возвращались обратно в учреждения и цикл сбора отчетности повторялся. Много времени тратилось на многочисленные исправления и пересылку файлов. Кроме того, сложно было отслеживать обновления релизов программ, форм отчетности, кодов бюджетной классификации на рабочих местах бухгалтеров, кураторов, сотрудников ГУО.
Мэрия г. Новосибирска объявила аукцион на внедрение «Автоматизированной системы учета финансово-хозяйственной деятельности и консолидации отчетности муниципальных учреждений системы образования города Новосибирска», которая позволила бы унифицировать методологию ведения учета, организовать оперативный сбор и консолидацию отчетности учреждений, сократить время на проведение отчетной кампании. Победителем в конкурсе стал новосибирский филиал «1С-Рарус» — один из лидеров федеральных рейтингов Центров компетенции «1С» по бюджетному учету и образованию, имеющий обширный опыт автоматизации учреждений госсектора.
Ключевые итоги проекта
- Новая система охватила 1 200 рабочих мест ГУО мэрии и 507 подведомственных ему учреждений. Создан собственный Центр обработки данных (ЦОД), оснащенный необходимыми серверными мощностями. Базы данных пользователей хранятся исключительно в ЦОД, без выгрузки на локальные рабочие станции пользователей. Пользователи подключаются к информационным базам через Интернет, используя веб-браузеры или режим «тонкого клиента». Это обеспечило необходимую производительность системы и сохранность данных, а также позволило сэкономить значительные средства на модернизацию вычислительного оборудования и поддержку системы.
- С помощью веб-сервисов бухгалтерская отчетность экспортируется из «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» напрямую в программу «1С:Свод отчетов 8 ПРОФ», где автоматически собирается, проверяется и консолидируется. ГУО мэрии без дополнительных финансовых затрат или использования сторонних программных продуктов получает автоматически сформированную регламентированную бухгалтерскую отчетность. В результате количество специалистов, задействованных в процессе консолидации отчетности, уменьшилось в 2 раза. Время на проведение отчетной кампании сокращено с нескольких недель до нескольких дней. По оценкам «1С-Рарус», экономия рабочего времени для бухгалтеров 507 учреждений системы образования Новосибирска составила 15 096 человеко-часов ежегодно.
- Выполнена интеграция «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» с программой, использующейся в муниципальном казначействе и подведомственных учреждениях для формирования платежных поручений, договоров, бюджетных обязательств, а также с биллинговой системой — для обмена информацией о родительских платежах. Это помогает оперативно контролировать обмен платежами между всеми участниками образовательного процесса.
- Разработана и внедрена единая для всех подведомственных учреждений ГУО методология бухгалтерского учета. Специалисты ГУО мэрии получили онлайн-доступ ко всем информационным базам учреждений системы образования в «облаке» организации. Это помогло усилить контроль за своевременностью внесения в систему данных, объемом обработанных документов, предоставлением отчетов и составлением сводной отчетности. Ускорился обмен данными между ГУО мэрии, кураторами и бухгалтерами учреждений. Организован внутриформенный и межформенный контроль показателей отчетных форм. В целом, это привело к повышению достоверности отчетности, и теперь ГУО мэрии больше времени уделяет анализу основных показателей финансово-хозяйственной деятельности учреждений.
- Организовано оперативное централизованное обновление системы, комплекта регламентированной отчетности и бюджетной классификации. По настроенному расписанию на серверах ЦОД регулярно создаются резервные копии информационных баз учреждений. Все обновления выполняются во внерабочее время и без отрыва сотрудников от основной деятельности. Это помогло ГУО мэрии сэкономить бюджетные средства на сопровождение системы.
- Для сопровождения пользователей системы в компании «1С-Рарус» организована отдельная линия консультаций, проводятся курсы по повышению квалификации бухгалтеров учреждений, семинары, посвященные изменениям в законодательстве и новшествам в программных продуктах.
Мухаярова Оксана Васильевна, главный бухгалтер, начальник отдела бухгалтерского учета и контроля Главного управления образования мэрии г. Новосибирска: «Муниципальная система образования сейчас находится в стадии постоянного развития. В рамках принятой Главным управлением образования программы „Развитие муниципальной системы образования города Новосибирска на 2015-2018 гг.“ мы работаем над совершенствованием материально-технической базы учреждений, повышаем уровень качества услуг, компетентности всех звеньев персонала. Мы просто обязаны использовать все современные технологии и средства автоматизации, обязаны идти впереди, ведь школа — это очень важный этап становления формирующейся личности.»
«В результате внедрения „облачной“ системы учета финансово-хозяйственной деятельности на базе „1С:Предприятия 8“, мы получили мощный управленческий инструмент: система модернизируется и в дальнейшем будет использоваться не только бухгалтерией, но и кадровой службой. 2016 год посвящен созданию единой системы расчета зарплаты и ведения кадрового учета и вводу в промышленную эксплуатацию регистра педагогических работников. В дальнейшем планируется развитие блока закупок для усиления контроля над сметами подведомственных учреждений, закупочными ценами, а также создание автоматизированного рабочего места для начальника ГУО с макро-отчетами по организационным показателям деятельности системы образования города Новосибирска».
Информация о Главном управлении образования мэрии г. Новосибирска
Главное управление образования мэрии г. Новосибирска — главный распорядитель бюджетных средств. В его ведомстве находится 512 учреждений. Это ведомство, формирующее политику в сфере начального, общего и среднего образования.
Управление образования в Новосибирске наделено следующими полномочиями:
- Организация условий для реализации прав граждан на получение общего образования.
- Создание благоприятных условий муниципальным образовательным учреждениям города для того, чтобы учебно-воспитательная и научно-экспериментальная деятельность была более эффективной.
- Формирование и реализация стратегии общего и дополнительного образования на территории города.
- Формирование единой системы оценки деятельности образовательных учреждений, действующих на территории города.
- Общее руководство подведомственными образовательными учреждениями в соответствии со своей компетенцией.
- Реализация городских и отраслевых целевых программ, обеспечение и контроль выполнения данных программ в подведомственных образовательных учреждениях;
- Организация работы по профилактике беспризорности, безнадзорности, социальных патологий в детской и подростковой среде;
- Обеспечение проведения аттестации работников подведомственных муниципальных учреждений района в пределах своей компетенции и др.
Главное управление образования мэрии г. Новосибирска
Отзыв
Главное управление образования мэрии города Новосибирска (далее ГУО мэрии) — главный распорядитель бюджетных средств, учредитель, формирующий политику в сфере образования на территории города Новосибирска, реализующий задачу организации предоставления общедоступного и бесплатного дошкольного, начального общего, среднего общего образования и дополнительного образования детей.
С целью внедрения новой информационной системы ГУО мэрии был проведен аукцион по выбору исполнителя, победил Новосибирский филиал «1С-Рарус», являющийся Центром компетенции по бюджетному учету фирмы «1С».
Компания имеет 20-летний опыт работы с учреждениями госсектора и сотрудничает с ГУО мэрии с 2005 года.
Новосибирский филиал «1С-Рарус» ввел высокопрофессиональную масштабную линию консультаций, которая поддерживает сейчас в наших учреждениях 1 200 пользователей «1С», постоянно проводит консалтинговые и другие мероприятия по изменениям в законодательстве и новшествам в программных продуктах.
Для нужд ГУО мэрии разработана и введена в эксплуатацию информационная система «Автоматизированная система учета финансово-хозяйственной деятельности и консолидации отчетности муниципальных учреждений системы образования города Новосибирска» (далее Система). Система введена в промышленную эксплуатацию 1 января 2015 года.
Система реализована на базе программных продуктов фирмы «1С» с использованием технологии «облачных» сервисов:
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8, ред. 2»;
- «1С:Свод отчетов 8 ПРОФ».
Для функционирования Системы ГУО мэрии на базе подведомственного учреждения создан собственный Центр обработки данных, оснащенный необходимыми серверными мощностями, доступ к которым выполняется через сеть Интернет.
На наш выбор программы «1С:Свод отчетов 8 ПРОФ» главным образом повлияли следующие возможности продукта:
- Автоматизированный сбор, проверка и консолидация отчетности «без участия человека» с рассылкой уведомлений ответственным лицам о завершении очередного этапа обработки по электронной почте;
- Экспорт данных консолидированной отчетности в любом формате;
- Хранение принятых отчетов подведомственных учреждений в электронном виде;
- Контроль предоставления запланированной отчетности;
- Проверка заполнения отчетности: внутриформенный и межформенный контроль показателей отчетных форм;
- Возможность поэтапной консолидации отчетности;
- Возможность самостоятельной разработки отраслевых форм отчетности в дополнение к типовому комплекту. Разработанные формы отчетности могут быть импортированы и использованы в информационных базах программ «1С:Свод отчетов 8 ПРОФ» и «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»;
- Создание, хранение и тиражирование в электронном виде и на бумажных носителях контрольных соотношений для проверки показателей отчетов;
- Контроль за составлением сводной отчетности: ведение плана-графика процесса составления отчетности с назначением ответственных лиц;
- Разграничение полномочий между пользователями с использованием ролей и разграничения доступа к информации по организационным единицам (учреждениям) и отчетным формам.
«1С:Свод отчетов 8 ПРОФ» позволяет автоматизировать процесс консолидации отчетности, составленной с использованием программного продукта «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8».
ГУО мэрии получило доступ ко всем информационным базам учреждений системы образования в режиме онлайн. Ввиду стандартизации, и упрощения процедуры загрузки и проверки отчетов время на проведение отчётной компании сокращено до нескольких дней.
Многообразие форм отчетов для сбора управленческой информации — огромный простор для анализа работы подведомственных учреждений Главного управления образования мэрии города Новосибирска.
На сегодняшний день в системе работают 1 246 бухгалтеров из 512 подведомственных учреждений системы образования города Новосибирска (школы, детские сады, учреждения дополнительного образования).
Муниципальная система образования получила мощный управленческий инструмент для управления бухгалтерской и кадровой службой, а в дальнейшем отделом закупок и другими подразделениями ГУО мэрии. Планируется создание автоматизированного рабочего места для начальника ГУО мэрии с макро отчётами по организационным показателям деятельности системы образования города Новосибирска. Прозрачная система отчетности, позволяет с уверенностью говорить: «Облака» — это удобно!«.
В настоящее время осуществляется перевод учреждений на зарплатные решения, поддерживающие работу в «облаке». В перспективе — создание инструментов анализа кадровой информации, контроля учета и расчета заработной платы и регистра педагогических работников, а также развитие в области автоматизации планирования закупок (усиление контроля над сметами подведомственных учреждений, закупочными ценами).
Главное управление образования мэрии города Новосибирска рекомендует ООО «ВЦ «1С-Рарус Новосибирск» в качестве надёжного, ответственного и высококвалифицированного партнёра и поставщика программных продуктов «1С», а также услуг по их внедрению, настройке и доработке программных продуктов «1С».
Успешно применяя в работе программы системы «1С:Предприятие 8», мы рекомендуем становиться пользователями данных программ и оцениваем на отлично соответствие информационной системы нашим потребностям, удобство работы с программой и качество работы партнера «1С».
Начальник управления
Н. Н. Копаева
