Дикси

Перевод за 8 месяцев сети «Дикси» на систему 1С для 27 500 сотрудников

О компании

Цели проекта

• Повысить эффективность управления кадрами и оптимизировать процессы расчета заработной платы.
• Перейти на отечественную платформу для регулярного обновления и развития функционала программы и отображения изменений законодательства.
• Снизить уровень рисков несоответствия законодательству РФ кадровых и расчетных бизнес-процессов компании.
• Встроить HR-решение в ИТ-экосистему.
• Снизить стоимость эксплуатации учетной системы по кадрам и расчету заработной платы.

Для успешного процесса автоматизации и достижения целей проекта требовалось разработать систему с выполнением условий:

• перевод текущего функционала, реализованного в иностранном HR-решении, на «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП, редакция 3.1»;
• унификация нормативно-справочной информации в части ведения кадрового учета и расчета заработной платы;
• унификация видов начислений и удержаний;
• перенос остатков на дату перехода;
• надежность хранения информации;
• высокая оперативность доступа к данным и формирования отчетности;
• интеграция системы с другим софтом ГК «Дикси».

Предпосылки проекта

• Существенный дефицит на рынке труда розничного персонала, требующий оптимизации и повышения эффективности процессов кадровой службы.
• Высокие трудозатраты на поддержку своими силами кастомизированной информационной системы иностранного производства и на приведение получаемой из нее отчетности в соответствие меняющимся требованиям законодательства РФ в сфере кадрового учета и расчета заработной платы.
• 80% ресурсов команды развития системы тратилось на актуализацию системы с учетом ежегодного роста числа значимых для бизнеса законодательных изменений.
• Необходимость исполнения законодательных требований по биометрии (табелирование).

ИТ-служба ГК «Дикси» провела мониторинг рынка специализированных систем для управления кадрами и расчета зарплаты. В результате было выбрано проверенное временем и многими внедрениями решение «1С:Зарплата и управление персоналом» версии КОРП. Партнером проекта стала компания «1С‑Рарус» в Челябинске.

Уникальность и инновационность проекта

Разработаны уникальные механизмы учета рабочего времени сотрудников магазинов (80% персонала группы компаний), которые позволяют:

• на основании событий по QR-коду телефона «вход» и «выход», с учетом графиков, рабочих смен и отклонений получить табель для расчета заработной платы и дополнительных начислений за расширенный объем работы;

• формировать аналитическую отчетность:

  • для планирования загрузки персонала розницы, учитывая потребность в аутсорсинге;
  • для расчета показателей премирования персонала.
• масштабировать механизмы учета рабочего времени для всех подразделений ГК «Дикси».

Созданы программные инструменты для специалистов в области управления персоналом, которые значительно ускоряют процесс массового оформления (от 100 человек в день): приемов, переводов и увольнения сотрудников.

Созданы АРМ для управляющих магазинов, которые обеспечивают возможность:

• составлять наборы печатных форм кадровых документов для каждого магазина;
• создавать и согласовывать заявки на временные краткосрочные переводы персонала с целью оптимизации процесса управления переработками.

Разработаны специальные инструменты для автоматизации расчета и выплаты заработной платы, которые обеспечивают возможность:

• массовой загрузки данных для расчета заработной платы;
• проведения массовых расчетов межрасчетных выплат и заработной платы;
• одновременного формирования по подразделениям ведомостей на выплату реестров для банковских переводов.

Разработаны механизмы формирования и выгрузки с учетом большой территориально распределенной сети подразделений ГК «Дикси», которые позволяют одновременно формировать:

• статистическую отчетность в разрезе 700 территориальных органов Росстата;
• регламентированную отчетность в разрезе КПП по 2 500 подразделениям.

Результаты проекта

1. Запуск системы за 8 месяцев: опытно-промышленная эксплуатация новой системы начата без сдвигов по срокам к началу года, чтобы не сдавать отчетность из двух систем. Первая массовая выплата премии проведена 10 января 2024 г. через новую систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Первый аванс рассчитан и выплачен 20 января 2024 г.
2. Кастомизация системы: сформированы и реализованы 788 требований к целевой системе по 120 бизнес-процессам.
3. Миграция данных: перенесены сведения и остатки начислений по 27,5 тысячам сотрудников.
4. Интеграция систем: изменены 140 интеграционных потоков с 17 бизнес-системами.
5. Отчеты и печатные формы: разработано более 500 отчетов. В рамках подготовки к запуску были проведены параллельные расчеты на 2 000 сотрудников.
6. Расчеты: табелирование за полмесяца проводится за 4 часа; расчет заработной платы для 27,5 тысяч сотрудников — за 2,5 часа.

7. Реализованы улучшения в части следующих процессов:

   • Реализация механизмов работы со штатным расписанием, включая описание позиций, утверждение новых версий и хранение истории изменений. Добавление возможности автоматической индексации тарифных ставок и установления индивидуальной оплаты труда. Введение штатного замещения и совмещения должностей.
   • Внедрение современных методов мотивации персонала, повышение эффективности управления персоналом.
   • Объединение кадровой и расчетной информации в общих для кадрового и регламентированного учета документах, расчет налогов и взносов в одном документе с начислениями, совершенствование механизмов расчета начислений и удержаний.
   • Ведение табельного учета, графиков сменности, в том числе по субъектам РФ, и учета.
   • Ведение воинского учета как необходимой компоненты кадрового учета и требований Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 (ред. от 14.02.2009) «Об утверждении Положения о воинском учёте».
   • Автоматизация отчетности о количестве сотрудников и среднем числе работающих согласно утвержденным методикам расчета Федеральной службой государственной статистики.
   • Формирование необходимой для внутреннего использования и предоставления в вышестоящие и контролирующие органы отчетности по численности и оплате труда, выплатам социального характера, негосударственному пенсионному обеспечению с детализацией по подразделениям, сотрудникам, категориям персонала, видам начислений.
   • Автоматизированное заполнение регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства. Реализация возможности отправки отчетности в соответствующие ведомства и органы по защищенным каналам связи непосредственно из программы с помощью сервиса «1С‑Отчетность».

Достигнуты поставленные задачи в части уменьшения рисков, связанных с несоответствием процедур и функций информационных инструментов требованиям законодательства, и исключения влияния ошибок, вызванных «человеческим фактором».

Характеристики проекта

	Архитектура решения и масштаб проекта
	Интеграционный контур включает в себя 17 ключевых систем и 140 интеграционных потоков.

	Продукты и сервисы фирмы «1С», внедренные в ходе проекта:
	Наименование продукта: «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП, редакция 3.1». Внедренные подсистемы продукта: Кадровый учет и делопроизводство. Учет рабочего времени. Расчет заработной платы. Регламентированная отчетность по заработной плате. Управление персоналом (HRM).

	Сроки и качество:
	соответствие функциональных возможностей внедренных решений задачам компании-пользователя, баллов по 10-балльной системе: 10; общая удовлетворенность компании-пользователя услугами компании-исполнителя, баллов по 10-балльной системе: 10. отклонение по срокам: 0%; отклонение по бюджету: 0%.

	Экономический эффект от внедрения
	Снижение зависимости от зарубежного ПО: 33%.