Eurasia Drilling Company Limited (EDC)

Описание компании заказчика

Eurasia Drilling Company Limited (EDC) — крупнейшая буровая компания России по количеству пробуренных метров. Это крупнейший наземный буровой подрядчик в СНГ и единственный российский независимый морской подрядчик, занимающийся строительством и ремонтом нефтяных и газовых скважин всех назначений на лицензионных участках ОАО «ЛУКОЙЛ», ОАО «НК «Роснефть», ОАО «Газпром нефть», ТНК-ВР и других нефтегазовых компаний.

Группа компании EDC имеет более 600 буровых установок, штат компании насчитывает более 20 тысяч сотрудников. EDC Group является холдинговой управляющей компанией, которая включает в себя 9 компаний с множеством филиалов по всей стране.

Краткое описание

До начала сопровождения во всех территориально распределенных юридических лицах группы компаний EDC кадровый учет и расчет заработной платы производился в различных разрозненных информационных системах.

Руководство компании приняло решение о создании единой для всех организаций холдинга автоматизированной системы учета кадров и расчетов с персоналом на базе продукта «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», которая позволила бы унифицировать бизнес-процессы компании.

Проект внедрения системы «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» был завершен к концу 2009 года в первом филиале дочерней компании холинга EDC — в ООО «Буровая компания „Евразия“». Система была пригодна для тиражного внедрения во всех организациях холдинга.

Система перешла в промышленную эксплуатацию с января 2010 года, потребовалась техническая и методологическая поддержка системы и пользователей как непосредственно в офисе в г. Когалым, так и удаленно из г. Самара. Заказчиком принято решение о передаче функций поддержки системы на внешний аутсорсинг. Система перешла в полноценную поддержку в «1С-Рарус Самара».

Проект успешно развивался. За последующие несколько лет система была развернута на 500 рабочих местах, внедрение производилось последовательно в других дочерних организациях холдинга EDC Group, в том числе в их многочисленных подразделениях. После внедрения в каждом подразделении, система передавалась на поддержку.

На текущий момент в обслуживании на комплексном сопровождении 8 юридических лиц холдинга, 18 баз данных, около 500 пользователей. Архитектура клиент-серверная, распределенная, происходит ежедневный обмен.

Цели и задачи сопровождения

Основные причины передачи на внешний аутсорсинг и заключения абонентных договоров на сопровождение:

• Конфигурация должна легко и быстро обновляться из единого центра.
• Затраты на обновление для обеспечения соответствия требованиям законодательства, на дальнейшее развитие информационной системы должны быть сокращены за счет унификации всех процессов всей группы компаний в целом.
• Восполнение недостатка квалифицированных ресурсов, знающих особенности внедрения и доработок ИС 1С:ЗУП у заказчика.
• Необходимость в резервировании «нужных» специалистов.
• Фиксированный бюджет на поддержку.

Для описания ключевых характеристик сервиса поддержки заключены соглашения об уровне обслуживания (SLA). В SLA прописана ключевая информация по организации поддержки: обслуживаемые площадки, время предоставления сервиса, порядок взаимодействия по обращениям пользователя, сроки реакции на обращения.

В задачи поддержки входят:

• Организация 1, 2 и 3 линии комплексной поддержки системы и ее пользователей.
• Устранение неисправностей и сбоев в работе с информационной системой — работа с текущими ошибками.
• Задачи по развитию системы — выполнение доработок в ИС по пожеланиям пользователей системы, как для повышения удобства работы с системой и оптимизации, так и для реализации нового функционала.
• Работа с пользователями системы — методологическая поддержка пользователей системы: оказание консультаций по настройке и использованию типового и разработанного функционала, обучение, создание регламентных документов, методологических пособий и инструкций.
• Обеспечение бесперебойной работы передачи данных между сопряженными информационными системами при обмене.
• Поддержка законодательства и форм отчетности в актуальном состоянии — выполнение обновлений по типовым релизам фирмы «1С».
• Конвертация данных — достаточно частые реорганизации, происходящие внутри группы компаний, требуют создания новых баз и выполнения переноса данных из исторических систем.

Что сделано

• Организована работа таким образом, что в процесс сопровождения вовлечены ключевые администраторы «1С» дочерних компаний холдинга и куратор в Центральном Аппарате Управления. Администраторы «1С» фактически заменяют первую линии поддержки на площадках заказчика. Имея высокую квалификацию и мотивацию, производят непосредственную работу с пользователями системы, производя первичную модерацию и обработку обращений, передаваемых далее на 2-ю линию поддержки. Среднее количество отрабатываемых за квартал заявок — около 450.
• Ключевой администратор «1С» со стороны заказчика ответственен за настройки информационных баз, видов расчетов и ключевых справочников системы.
• Выделена единая компетентная команда поддержки с наличием выделенного руководителя сервиса и специалистов со стороны интегратора с большим опытом успешного внедрения в организациях холдинга EDC Group.
• Заключены соглашения об уровне сервиса (SLA).
• Для организаций холдинга с разветвленной сетью обособленных подразделений была создана 1 линия поддержки непосредственно с пользователями системы как на площадках заказчика так и в г. Самара удаленно.
• Организованы 2 и 3 линия поддержки для всех организаций удаленно в г. Самара.
• Задействована в работе удобная, доработанная заказчиком, система для работы с обращениями пользователей / нарядами на внешнюю техподдержку на основе программного продукта «1С:Итилиум».
• Определены процедуры взаимодействия по обращениям пользователей, по согласованию новых доработок с ключевыми сотрудниками системы.
• Организован постоянный контроль новых обращений пользователей и сроков реакции на них.
• Постоянно актуализируются методические пособия пользователей, регламенты по работе. Созданы видеокурсы для обучения пользователей системы и тесты для проверки их знаний.

Экономическая эффективность

• Срок получения консолидированной отчетности сократился на 7 рабочих дней.
• Собственный штат специалистов ИТ Заказчика, принимающих непосредственное участие в поддержке системы, сократился с 15 до 6 человек (в 2,5 раза).
• Сокращено количество подрядных организаций до одной — «1С-Рарус Самара».
• Уменьшена в 3 раза стоимость поддержки системы.
• Увеличена в 4 раза скорость внесения изменений в систему по требованию законодательства.
• Затраты на развитие системы по пожеланиям Заказчика сократились в 8 раз.

Результаты сервиса

• Сейчас в группе компаний поддерживается одна корпоративная ИС против 15 разрозненных систем учета кадров и расчета заработной платы в прошлом. Это позволяет в кратчайшие сроки (в 4 раза быстрее) вносить изменения в соответствии с требованиями законодательства, оперативно согласовывать новые доработки со всеми ключевыми пользователями всех организаций холдинга и вносить их в систему. Изменения переносятся в рабочую базу в среднем один раз в неделю.
• Между организациями холдинга и центральным аппаратом управления налажен бесперебойный оперативный обмен ключевой информацией по кадровым и расчетным справочникам, регистрам и документам. Унифицированы формы основных кадровых документов.
• Регламентированы и поддерживаются единые для всех организаций хозяйственные операции, порядок расчетов, алгоритмы начислений, вследствие чего сокращено на 90% количество ошибок расчета зарплаты. Точность и скорость расчетов повысились. Заработная плата для 20 000 сотрудников рассчитывается быстро и безошибочно.
• Разграничение прав доступа к данным в зависимости от полномочий сотрудников исключает возможность ввода в систему некорректных данных и обеспечивает защиту конфиденциальной информации.
• Увеличена скорость реакции на обращения пользователей. Постоянный контроль за сроками реакции задач помогает быстро анализировать и приоритизировать задачи, определять срочность выполнения обращений пользователей системы.
• Соблюдены SLA по скорости обработки заявок в согласованных договором пределах.
• Руководство оперативно получает консолидированную отчетность по зарплате и связанным с ней налогам, а также различные аналитические отчеты. Эта информация помогает руководству вырабатывать новые решения для повышения эффективности управления.
• Из-за большого количества доработок во время поддержки повысилось удобство работы пользователей с системой, увеличилось количество и качество аналитических отчетов, что существенно сократило объем ручного труда сотрудников холдинга.
• Добавлена функциональность, которая ранее отсутствовала в системе:
  • Оптимизированы и расширены ранее реализованные возможности конфигурации (это составляет более 80% всех внесенных во время внедрения системы изменений).
  • Разработана удобная обработка для мониторинга всех кадровых данных о сотруднике.
  • Появился свод отчетов по северной надбавке для анализа ее изменения.
  • Разработан и внедрен блок по автоматизированному изменению штатного расписания. Разработан свод отчетов: штатное расписание для служебного пользования, перечень изменений в штатном расписании, отчеты по вакансиям, штатному замещению и т. д.
  • Доработан учет и расчет единовременной выплаты к отпуску.
  • Переработан блок учета начисленных резервов на вознаграждение по итогам года.
  • Появилась новая подсистема начисления резервов на отпуска, в т. ч. управленческий учет этих начислений.
  • Создана подсистема учета исправительных табелей.
  • Создана подсистема учета архивных карт сотрудников.
  • Создана подсистема учета вахтовых перевозок.
  • Расширен состав подсистемы интеграции с другими приложениями (выгрузки на портал в XML-формате, сверка данных с базой Active Directory и др.)
  • Внедрена подсистема учета контроля и управления доступом (СКУД).
  • Используется новая подсистема контроля над ошибками расчета зарплаты.
  • Появились новые форматы выгрузки данных.
  • И многое другое.
• Высокая удовлетворенность пользователей системы качеством работы команды поддержки и удобством работы с системой: ее возможностями, качеством расчетов и формирования аналитических отчетов, быстродействием.
• Также отмечается высокая удовлетворенность руководства заказчика работой системы — ей стали «доверять больше, чем пользователям». Это отражается в том числе и на легкости принятия управленческих решений при тиражировании функционала на новые организации и филиалы, которые создаются или изменяются в результате проводимых реорганизаций.

Источник: https://consulting.1c.ru/cases/106165.html