21 июля

5‑я открытая техническая конференция для разработчиков 1С

Регистрация
1c-crm-red
«ГКС Альянс»

«ГКС Альянс»

Ускорение получения управленческой отчетности
100%
Ускорение получения регламентированной отчетности
20%
Ускорение обработки заказов
30%
Сокращение расходов на материальные ресурсы
15%
Сокращение операционных и административных расходов
15%
Cокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг
15%
Cнижение себестоимости продукции/услуг:
10%
Cокращение дебиторской задолженности
10%
Рост прибыли
15%
Цели проекта
Создать единую цифровую экосистему со сквозным процессом тендерных продаж
Отрасль
Газовая и нефтяная промышленность
Внедрённые продукты
Сроки проекта
Апрель 2019 г. — декабрь 2020 г.
Функциональные области
Управление продажами, логистикой и транспортом
Планирование продаж
Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
Учет бухгалтерский, налоговый, включая регламентированную отчетность
Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей

О компании

Промышленная группа «ГКС Альянс» — лидер среди компаний, поставляющих материалы и оборудование в нефтегазовой и энергетической отрасли. Контрагентами компании стали 4 700 предприятий, в числе которых: РЖД, «ЛокоТех», «Газпром нефть».

В группу «ГКС Альянс» входят департаменты, поставляющие: металлопрокат, строительные материалы, вентиляцию, оборудование для электрохимической защиты и т. д., а также изготавливающие металлоконструкции, металлоизделия, буровой инструмент.

Ситуация до внедрения

В ГК работает 500 сотрудников. Компании группы связаны общими интересами и работают в едином информационном решении, которое на текущий момент включает 40 юрлиц. Учет в «ГКС Альянс» велся в доработанном решении «1С:Управление производственным предприятием». Переход на «1С:ERP Управление предприятием» запланирован по следующим причинам:

  • Из-за многочисленных доработок 1С:УПП не обновляется и снижает скорость работы сотрудников, новые релизы программы с изменениями законодательства недоступны для компании.
  • Невозможно проследить сквозную цепочку тендерной сделки от победы в конкурсе до продажи и расчета премий сотрудников с учетом внутригрупповых оборотов. Часть информации теряется, сбор показателей занимает много времени. Заявки обрабатываются не в приоритетном порядке, действия сотрудников отдела продаж не согласованы, подготовка к тендеру трудоемка и каждый раз ведется с нуля.
  • Разрозненный учет затрудняет работу сотрудников: информация хранится в различных программах и электронных таблицах.
  • Не автоматизирован расчет премий для коммерческого отдела, на который влияют десятки показателей. Информация для расчета агрегируется из 1С, электронных таблиц и сторонних программ, сбор показателей занимает 3-4 дня.
  • Невозможно связать мотивацию проектных команд со стратегией бизнеса и управлять качеством услуг.

Проект реализован совместно с ИТ-компанией «Онлайн Коммуникации» — заказчиком системы для аутсорсинга для «ГКС Альянс».

Цели проекта

  • Организовать взаимодействие группы компаний в единой цифровой экосистеме — создать решение для бизнеса с единым входом, чтобы сотрудники работали в режиме «одного окна».
  • Оптимизировать стоимость владения ИТ-решением. Перенести информацию из 1С:УПП в 1C:ERP, используя типовой функционал и сохраняя конфигурацию вендора на поддержке, выполняя доработки расширениями.
  • Автоматизировать сквозной процесс тендерных продаж и закупок, начиная с планирования и обработки тендеров и заканчивая получением итоговых отчетов с необходимыми показателями по сделкам и расчетом премий.

Уникальность проекта

  • Компании группы «ГКС Альянс» получили единую экосистему за счет связи 1С:ERP и CRM с электронными торговыми площадками, интегрированными через Seldon. Создана система управления тендерными заявками, благодаря которой приоритетные заявки обрабатываются в первую очередь. По каждой заявке ведется строгое управление и согласование этапов подготовки тендерной документации. Шаблоны заявок и наработки используются в дальнейшей работе, что экономит время и трудозатраты отдела продаж. Благодаря структурированной работе сотрудников в системе управления тендерным каналом продаж от ЭТП до взаимодействия с поставщиками выросла конверсия побед в тендерах. Обработка тендеров ускорилась в 3 раза.
  • Автоматизирован расчет управленческой премии сотрудников коммерческого департамента, составляющего 75% штата группы компаний. «ГКС Альянс» получила систему вознаграждения, которая соответствует организационной структуре и стратегическим целям и помогает предприятию адаптироваться под быстро меняющиеся условия рынка и взаимодействия с клиентами. Премии рассчитываются как для каждого сотрудника, так и для проектных команд, объединенных по кросс-функциональному признаку на основе:

    • фиксированных показателей;
    • понижающих и повышающих коэффициентов;
    • 20-25 переменных, которые собираются в составляющие формулы (скидки, наценки, выручка, себестоимость и т. п.).
  • С помощью составной мотивации руководители проектов выставляют проектным командам приоритеты, соответствующие стратегии бизнеса, и закладывают в формульный калькулятор нужную мотивацию. В результате сотрудники наглядно видят составляющие премии, это стимулирует проектные команды лучше и быстрее работать с клиентами.

    Пример настройки одной формулы

  • Проект реализован в тесном сотрудничестве с командой Заказчика. Функциональные блоки и зоны ответственности разделены между двумя командами. Над частью бизнес-процессов по очереди работали обе команды. Обе проектные команды обучали сотрудников «ГКС Альянс» работе с цифровой экосистемой.
  • Создана система сбалансированных противовесов, которая учла потребности каждого руководителя проекта в построении сквозного процесса продаж. Для каждого автономного проекта, выделенного под клиента, автоматизировано закрытие периодов и разработан механизм для контроля внутригрупповых оборотов. Разногласия, возникшие на этапе обсуждения, направлены в конструктивное русло для достижения общих целей и соответствия стратегии бизнеса.

Результаты проекта

  • Руководители проектов и подразделений управляют Портфелем заказов с помощью разработанного АРМ, в котором прослеживается цепочка взаимодействий с клиентами, тендеры и завершение сделки. Результаты сделки — объем продаж, скидки, доп. услуги, рентабельность и другие показатели — собраны в едином интерфейсе. До проекта информация собиралась вручную по отделам из разрозненных источников. Портфель заказов создан, чтобы помочь топ-менеджерам:

    • Взаимодействовать с банками для получения займов и финансирования сделок.
    • Мониторить возможные простои, чтобы балансировать ресурсов группы компаний.
    • Контролировать график выполнения обязательств перед клиентами для сокращения рисков невыполнения обязательств по договорам.

    Теперь компании лучше управляют ликвидностью, ресурсами и рисками проектов.

  • В результате автоматизации расчета премий коммерческого департамента на основании сделок и сквозной цепочки продаж у руководителей проектов высвободилось 20 часов в месяц на работу с клиентами. В формуле расчетов участвуют до 25 переменных, фиксированные показатели, коэффициенты и т. п. Финансовый департамент получил инструмент для аудита сделок, перекрестных проверок и контроля — это улучшило финансовую дисциплину группы компаний и сократило риски кассовых разрывов.

  • Реализовано стратегическое управление продажами на год вперед с план-фактом отклонений. Автоматизировано планирование продаж с аналитиками «клиенты», «регионы», «номенклатурные группы» с закреплением персональных ответственных за выполнение планов продаж. Разработано операционное планирование продаж на квартал в разрезе конкретных номенклатурных позиций, артикулов, плановой стоимости — это помогает точнее подать документацию и рассчитать показатели для тендеров. Информация для планирования выгружается в 1С:ERP из ЭТП.
  • Менеджеры коммерческого блока контролируют заказы, тендеры, платежи, строят аналитические отчеты, быстро формируют документы по закрепленным проектам с помощью специально разработанного АРМ.
  • Создан программный робот для управления внутренними оборотами между компаниями группы. Автоматически формируется цепочка, в которой указаны: компания продавец, покупатель, трансферная наценка и другие параметры для расчета оптимума. Для управления цепочкой корректируются условия, и робот автоматически обновляет результат. Теперь менеджерам не нужно вручную корректировать внутренние накладные и восстанавливать последовательность. С помощью программного робота необходимый оптимум достигается в разы быстрее.
  • Реализована экосистема закупок и взаимодействий с поставщиками: согласование условий заказа поставщикам, контроль и отслеживание этапов закупок, календарь оплат поставщикам. В результате условия заказа и этапы закупок проходят согласование и утверждение руководителями, а поставщики предоставляют льготные условия закупок.
  • Автоматизирован регламентированный учет, в том числе расчет зарплаты и кадровый учет.
  • 1С:ERP интегрирована с решением «Управление тендерным отделом», разработанным командой Заказчика для управления тендерными сделками. Теперь менеджеры отдела продаж работают с конкурсами с тендерных площадок и рассчитывают выгоду участия компании в тендере в 1С:ERP, а не в разрозненных электронных таблицах.
  • Команда заказчика автоматизировала блок казначейства и финансов. Создан платежный календарь, который учитывает специфику проектов и отслеживает остатки ДС на счетах юрлиц с привязкой к проектам, собственные и кредитные средства, займы между проектами, приоритеты сделок для оплаты. На основе календаря 2 раза в неделю на платежном комитете руководители проектов и финансовый директор распределяют финансовые ресурсы. Также реализован учет кредитов и займов, факторинг.
  • Команда заказчика автоматизировала блок логистики — формирование маршрутов, выдача заданий на перевозку, пакеты печатных форм.
  • Автоматизировано более 200 рабочих мест.
  • Из 1С:УПП в 1С:ERP перенесена информация по 40 юрлицам.
Сотрудники отдела продаж «ГКС Альянс» о результатах проекта:

«До проекта мы обрабатывали тендеры в электронных таблицах, информация терялась, путалась. Бывали случаи, что мы не успевали вовремя подать заявку на тендер и теряли крупные сделки, это все отражалось и на зарплате менеджеров, и на финансовом результате компании. Сейчас в 1С:ERP выстроены приоритеты и сразу понятно, какие заявки мы возьмем в работу первыми. Все действия по тендеру мы делаем в одной программе, не переключаясь между несколькими таблицами, система выстроена вплоть до платежного календаря с нашими поставщиками. Мы повторно используем наработки с тендеров, это экономит нам несколько часов. И по каждой сделке, по каждому направлению мы видим сквозную цепочку показателей».

Руководители проектов «ГКС Альянс» о новых инструментах работы:

«Мы получили возможность составлять стратегические планы продаж по клиенту, причем это план на год вперед с поквартальной актуализацией и мониторингом ЭТП. Это помогает правильно расставлять задачи и приоритетам по тендерам заранее, а не по факту. Работа с номенклатурными группами делегируется команде проекта. У нас есть общий KPI на результат нашего проекта и его рентабельность, теперь расчеты видны в программе, это сплачивает и мотивирует команду. Большим подспорьем стал Портфель заказов — отчет, в котором мы видим всю ситуацию по проекту, риски, выручку. Результат говорит сам за себя: с новой системой работы объем продаж вырос в 1,5 раза».

Финансовая служба «ГКС Альянс» об автоматизации расчета управленческих премий:

«Мы получили систему расчета мотивации и премирования всех сотрудников, участвующих в цепочке закупки продаж. Это сделало прозрачным эффективность (KPI) сделки и мотивацию всех участников при ее исполнении».

«ГКС Альянс»
«ГКС Альянс»
из

Характеристики проекта

Масштаб проекта

Масштаб проекта

Внедренные программные продукты:

1С:ERP Управление предприятием:

  • Управление продажами, логистикой и транспортом.
  • Планирование продаж.
  • Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками.
  • Учет бухгалтерский, налоговый, включая регламентированную отчетность.
  • Управление персоналом и кадровый учет (HRM).
  • Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей.

Архитектура решения и масштаб проекта:

  • Общее число автоматизированных рабочих мест: 250.

Сроки и качество

Сроки и качество

  • Отклонение по срокам: 0%.
  • Отклонение по бюджету: 0%.
  • Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10‑балльной системе: 10.
  • Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10‑балльной системе: 10.

Экономический эффект от внедрения

Экономический эффект от внедрения

  • Сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%.
  • Ускорение получения управленческой отчетности: 100%.
  • Ускорение получения регламентированной отчетности: 20%.
  • Ускорение обработки заказов: 30%.
  • Сокращение расходов на материальные ресурсы: 15%.
  • Сокращение операционных и административных расходов: 15%.
  • Сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 15%.
  • Снижение себестоимости продукции / услуг: 10%.
  • Сокращение дебиторской задолженности: 10%.
  • Рост прибыли: 15%.
Заинтересованы в сотрудничестве?
Нужна консультация?
Свяжитесь с нами!
Заказать обратный звонок
1c@rarus.ru