Gulliver

1С:Проект года

Gulliver подвел итоги проекта внедрения ERP-системы

Специфика учета

Торговая марка Gulliver — лидер в производстве одежды на российском рынке. Компания реализует одежду и игрушки под своими брендами, а также является дистрибьютором известных лицензионных брендов. Сегодня ГК Гулливер — это более 1 000 профессионалов, более 300 магазинов на территории России, Белоруссии и в Казахстане, собственные торговые марки Gulliver и Button Blue.

Ежедневно менеджерами Gulliver обрабатывается более 1 000 заявок, как от мелкооптовых магазинов, так и от крупных федеральных торговых сетей. Важна оперативность реакции на запросы, возможность прогнозирования спроса, планирование и проведение маркетинговой активности — акции, специальные предложения, системы лояльности.

из

Источник: https://www.gulliver.ru/

История сотрудничества

Сотрудничество ГК «Гулливер» с «1С‑Рарус» началось в 2016 году с проекта комплексной автоматизации учета с помощью решений «1С:ERP Управление предприятием», «1С:ITIL Управление информационными технологиями предприятия» и «1С:Документооборот». «Гулливер» победил в конкурсе «1С:Проект года 2016» в номинации «Лучший проект в предметной области: Комплексное управление ресурсами предприятия (ERP)».

В 2020 году совместная работа продолжилась — был реализован проект разделения бухгалтерского и оперативного учета в «1С: ERP» и «1С:Бухгалтерия» в компании.

Цели проекта

• Создание единой информационной среды управления бизнесом, повышение эффективности бизнес‑процессов.
• Увеличение оборачиваемости товаров.
• Сокращение времени на подготовку управленческой отчетности, повышение точности показателей.
• Снижение трудозатрат персонала на работу с документами, исключение необходимости дублирования информации и ручного расчета показателей работы.

Ситуация до внедрения

В разных структурных подразделениях компании использовались обособленные системы учета. Показатели для управленческой отчетности консолидировались из 32 разных программных продуктов.

На подготовку и сверку данных по финансовой отчетности требовался месяц работы экономической службы. Планирование и контроль были затруднены отсутствием оперативной информации. Договора согласовывались в бумажном виде, в случае отсутствия ответственных лиц, сроки затягивались.

Для эффективной работы бизнес‑процессов компании необходимо создание единой информационной системы, которая обеспечит управление товарооборотом, позволит организовывать оперативное резервирование товара под заказы, усовершенствует работу с собственными и франчайзинговыми торговыми точками. Руководство компании получит механизм анализа и управления деятельностью компании.

Основой для построения системы решено использовать программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2», для организации документооборота приобретен «1С:Документооборот». Партнером по внедрению выбрана компания «1С‑Рарус», имеющая большой опыт работы реализации проектов внедрения «1С» на корпоративном рынке.

Уникальность проекта

• В рамках проекта реализована информационная безопасность. Операции с данными фиксируются в журнале изменений.
• Разработана структура нормативно‑справочной информации, позволяющая без преобразования предоставлять данные как на собственные интернет‑площадки, так и в системы партнеров.
• Максимальная вовлеченность персонала в настройку АРМов. Организация работы с учетом индивидуальных предпочтений и удобства. Необходимость самостоятельно выполнить настройки стимулировала сотрудников к более глубокому изучению системы.
• Выполнены интеграции ERP — интернет‑магазин, ERP — EDI Wildberries и другие крупные сети.

Евгений Тюрин,

директор по бизнес‑администрированию Торгового дома «Гулливер» делится мнением (июнь 2016 г.):

«1С:ERP оперативно интегрируется с сайтами и информационными системами наших клиентов, крупных интернет‑магазинов и сетей, таких как X5, Ашан, Кораблик и Wildberries (интеграция по EDI, API и т.  д.), что особенно актуально для нашей компании. Кроме того, ERP‑система лояльна к пользователю. Каждый сотрудник может легко настроить свое АРМ и набор аналитических инструментов (например, отчетов) с учетом своих личных требований. И, наконец, эксперты «1С‑Рарус» помогли нам сэкономить на 15 % бюджет проекта, сохранив при этом высокое качество работ и скорость выполнения».

Результаты проекта

Единая система «1С:ERP Управление предприятием» объединила работу всех подразделений компании, ежедневно в информационной базе работают 650 сотрудников. Автоматизированы операции закупки, управление предзаказами, учет ТМЦ, продажи, процессы обеспечения заказов клиентов, управление взаиморасчетами, документооборот, казначейство, учет налогов и формирование отчетности, планирование и финансовый анализ. Проект окупился за 6 месяцев опытной эксплуатации.

• Работа бизнес‑процессов компании стала эффективнее, производительность труда персонала на разных участках выросла от 300 до 2 400 %.
• Время формирования финансовой отчетности сократилось в 2 раза.
• Время на сдачу регламентированной отчетности тратится на 30 % меньше.
• Запущен в работу электронный документооборот. Подписание не согласованных документов исключено, сведен к минимуму риски их потери. Отмечается экономия на расходных материалах (картриджи, бумага и т.  д.).
• Разработана индивидуальная система резервирования под потребности бизнеса, которая учитывает динамику продаж контрагентам, регулирует объем товарных запасов в резервах под клиентов и дает информацию отделу закупок по оптимальному объему заказа и срокам исполнения. Данная система позволила с первых дней применения увеличить долю свободных остатков, что в целом ведет непосредственно к увеличению товарооборота и минимизации средств, вложенных в товарные запасы на складе. По ожиданиям повышение оборачиваемости товара по направлению торговли игрушками составит не менее 10 %.
• Автоматизированы функции казначейства, в результате финансовая служба в режиме онлайн получает информацию о плановых и фактических движениях денежных средств.
• В результате внедрения удалось полностью автоматизировать все функции казначейства (включая автоматизированное формирование валютных платежей в клиент‑банке через согласованную заявку на оплату), что позволяет в режиме онлайн получать информацию как о плановых, так и о фактических движениях денежных средств.
• Департамент маркетинга может самостоятельно управлять акциями в системе без привлечения специалистов ИТ‑департамента — от продаж конкретному клиенту и сезонности товара до специальных условий покупки товара в одном заказе или за определенный период.
• У компании появилась возможность гибкого ценообразования и своевременной реакции на потребности рынка. Например, можно назначать различные цены на товар в течение одного дня (утром — дешевле!), регулировать минимальную пороговую стоимость и назначать индивидуальные пороги скидок для клиентов.
• Внедренная система позволяет менеджерам и руководителям при необходимости работать из любой точки мира, оперативно согласовывая документы посредством внедренной системы электронного документооборота.

Евгений Тюрин,

директор по бизнес‑администрированию Торгового дома «Гулливер» делится мнением (июнь 2016 г.):

«Новая ERP‑система позволила нам сформировать единую среду для всех основных бизнес‑процессов компании. Было централизовано ведение нормативно‑справочной информации для всех бизнес‑направлений. Система отвечает требованиям внутренней политики информационной безопасности и позволяет легко управлять правами доступа в масштабах группы, а также пошагово отслеживать любые изменения, сделанные пользователями».

Мария Рязанова,

финансовый директор Торгового дома «Гулливер» о преимуществах перехода на 1С:ERP (июнь 2016 г.):

«Многие годы Gulliver занимает лидерские позиции среди производителей, розничных ритейлеров и дистрибьюторов детских товаров в России. Система 1С:ERP позволила нам заметно повысить эффективность работы и оптимизировать ключевые бизнес‑процессы компании. Мы исключили дублирующие функции в работе персонала, повысили качество управления товарооборотом и дебиторской задолженностью, сократили сроки получения аналитической информации. Вся финансовая отчетность стала формироваться в два раза быстрее, а скорость сдачи регламентированных отчетов увеличилась, в среднем, на 30 %».

Характеристики проекта

	Масштаб проекта
	Внедренные программные продукты 1С:ERP Управление предприятием: Управление НСИ. Управление закупками. Управление продажами. Управление запасами. Управление складской и транспортной логистикой. Резервирование. Казначейство. Среднесрочное планирование ДС. Бухгалтерский учет. Налоговый учет. Управление интеграцией со смежными ИС. 1С:Документооборот.

	Оптимальность трудозатрат и эффективность внедрения
	Скорость автоматизации, АРМ/МЕС: 108.3. Суммарное кол‑во чел.–час. проектной команды: 10 600. Трудозатраты проектной команды в расчете на 1 АРМ, чел.–час.: 16/31.

	Сроки и качество
	Отклонение по срокам: 0 %. Отклонение по бюджету: -15 %. Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10‑балльной системе: 10. Общая удовлетворенность пользователя услугами партнера, баллов по 10‑балльной системе: 10.

	Экономический эффект от внедрения
	Ускорение получения регламентированной отчетности: 30 %. Рост оборачиваемости складских запасов: 10 %.

Gulliver перевел регламентированный учет в «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП»

Цели проекта

• Сокращение трудовых и временных ресурсов, а также исключение ошибок при формировании бухгалтерской и налоговой отчетности в контролирующие органы.

Задачи проекта:

• Вынесение регламентированного контура в систему «1С:Бухгалтерия КОРП».
• Формирование регламентированных бухгалтерских, налоговых и статистических отчетов за 1 квартал 2021 года в «1С:Бухгалтерия КОРП».

Ситуация до внедрения

Группа компаний «Gulliver» — это ведущая российская компания на рынке детских игрушек и одежды. Компания основана в 1997 году. Сегодня ГК Гулливер — это более 1 000 профессионалов, более 300 магазинов, собственные торговые марки Gulliver и Button Blue.

Для ведения оперативного и регламентированного учета использовалось решение «1С:ERP Управление предприятием», интегрированное с «1С:Розница» и «1С:Зарплата и управление персоналом». В связи со сложной схемой бизнес‑процессов компании, система содержала большое количество доработок, что вызывало ряд трудностей при формировании отчетности:

• Задержки при подготовке отчетности из‑за долгого и трудоемкого обновления решения.
• Регламентированная отчетность формировалась с ошибками.
• Отсутствовала возможность просмотра предварительных финансовых результатов и расчета себестоимости товаров в течение отчетного периода, так как проводки в базе формировались только в процессе закрытия при проведении регламентных операций.
• Сложности при внесении регулярных изменений согласно законодательству РФ в части бухгалтерского учета.
• Кастомизация существенно повысила стоимость поддержания «1С:ERP Управление предприятием» в актуальном состоянии для формирования регламентированной отчетности.

Для изменения ситуации руководством заказчика принято решение о вынесение регламентированного контура в программу «1С:Бухгалтерия КОРП» с наименьшим количеством доработок. Исполнителем работ стала компания «1С‑Рарус».

Уникальность и инновационность проекта

На первоначальном этапе проекта экспертами «1С‑Рарус» был проведен анализ ведения регламентированного учета в 1С:ERP и анализ штатного обмена между 1С:ERP и «1С:Бухгалтерия». Далее подготовили описание функциональных разрывов и зафиксировали функциональные требования заказчика. Под индивидуальные потребности «Гулливера» были адаптированы и доработаны следующие операции в «1С:Бухгалтерии»:

• Обмен 1С:ERP и «1С:Бухгалтерия» происходит по расписанию. Периодичность обмена меняется путем внесения соответствующей настройки. Ошибки, возникающие при обмене фиксируются в журнал регистрации. При ошибках выгрузка или загрузка порции обмена не останавливается. Реализован механизм получения уведомлений о проблемах обмена.
• Источником данных для справочника «Номенклатурные группы» стал справочник «Марки (Бренды)». Если марка не указана, в «1С:Бухгалтерии» для номенклатуры указывается общая номенклатурная группа «Без бренда».
• Создание отдельных позиций номенклатуры в «1С:Бухгалтерии» на каждую характеристику номенклатуры в 1С:ERP.
• Передача счетов учета расчетов с контрагентами в «1С:Бухгалтерию» в разрезе договоров с контрагентами.
• Ручная настройка счетов учета в регистре сведений «Счета учета номенклатуры».
• Миграция нескольких справочников из 1С:ERP в «1С:Бухгалтерию».
• Разработан механизм сверки данных между 1С:ERP и «1С:Бухгалтерией».
• Адаптировано более 30 механизмов обмена различными видами документов между системами.

Результаты проекта

В 1С:ERP заказчик использовал в работе разные аналитические разрезы, так как программа имела достаточно гибкие настройки с точки зрения процедуры списания остатков со складов и позволяла продавать товары с одного склада нескольким подразделениям компании. В «1С:Бухгалтерии» были выставлены более жёсткие настройки, и привычные операции стали приводить к коллизиям в проводках. Для решения проблемы команда «1С‑Рарус» провела методологическое исследование, в результате которого сделаны небольшие доработки, учитывающие особенности складского и договорного учета компании. Часть задач была передана ИТ‑подразделению «Гулливер», например, выверка остатков, перенос данных об остатках и т. д.

В 1 квартале 2021 года «1С:Бухгалтерию КОРП» запустили в промышленную эксплуатацию. Эксперты «1С‑Рарус», совместно с сотрудниками «Гулливер», осуществили подготовку и формирование отчетности за 1 квартал, а также разработали контрольные точки для сверки выгруженных и загруженных данных. По окончании проекта удалось достичь следующих результатов:

• Рабочий процесс стал более эффективным, так как заказчик сохранил привычную схему работы в системах 1С:ERP, «1С:Розница» и «1С:Зарплата и управление персоналом», но при этом для регламентированного учета было внедрено отдельное решение с полностью идентичными данными по отношению к мастер‑системе 1С:ERP. Таким образом, был организован параллельный регламентированный учет на базе конфигурации «Бухгалтерия предприятия КОРП», максимально приближенной к типовому функционалу.
• Реализован механизм контроля и анализа данных — анализ себестоимости, курсовых разниц, амортизации ОС и НМА.
• Сокращение трудозатрат на обновление форм регламентированной отчетности с 14 до 2 календарных дней, оперативное реагирование на изменение законодательства.
• Внедрение сверочных отчетов между регламентированным с оперативным контуром по разделам: закупки, продажи, денежные средства, склад, заработная плата и резервы, НДС, ОС и НМА, и прочие операции, которые не вошли в разделы (ручные проводки). Для каждого раздела обеспечен контроль отраженных в регламентированном и оперативном учете данных — по сумме, количеству, аналитике.
• Выявлены ошибки при ведении оперативного учета в 1С:ERP, которые влияли на процедуры расчета финансового результата.
• Сокращение трудозатрат и сроков внедрения изменений согласно изменениям законодательства (например ФСБУ 6). Исходная оценка внедрения изменений в оперативный контур составляла от двух календарных месяцев работы ИТ‑отдела, в регламентированном учете внедрение заняло 1 месяц.
• Для формирования подробных отчетов реализован сбора информации как из регламентированного, так и из оперативного контура.

Характеристики проекта

	Архитектура решения и масштаб проекта:
	Проект включал интеграцию «1С:ERP Управление предприятием» с «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП» и «1С:Зарплата и управление персоналом». Количество автоматизированных рабочих мест: 15

	Продукты 1С, внедренные в ходе проекта:
	Наименование продукта: «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП». Внедренные подсистемы продукта: Банк и касса, продажи, покупки, склад, ОС и НМА, адаптация зарплата и кадры.

	Сроки и качество
	Соответствие функциональных возможностей внедренных решений и задач пользователя, баллов по 10‑балльной системе: 10. Общая удовлетворенность пользователя услугами компании‑исполнителя, баллов по 10‑балльной системе: 10. Отклонение по срокам: 0 %. Отклонение по бюджету: +1,34 %.

	Экономический эффект от внедрения
	Сокращение трудозатрат в подразделениях: 2%. Ускорение получения регламентированной отчетности: 50%. Сокращение операционных и административных расходов: 20%.

Количество АРМ:

650

Функциональные области:

Управление документооборотом Управление информационными технологиями предприятия ITIL (ITSM)

Отрасли:

Легкая, текстильная промышленность

Благодарственные письма:

Гулливер и Ко, ТД, АО

Внедрения:

16 апреля 2018

1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2