1С:Проект года
Проект года Global CIO
О компании
АО «Областной аптечный склад» — одно из крупнейших предприятий Южного Урала. В компанию входит сеть «Государственных аптек» (260 аптек и аптечных пунктов в Челябинске, Челябинской области и Екатеринбурге), сеть «Государственных оптик» и современный складской комплекс класса «А» площадью 9 тысяч квадратных метров.
Акционерное общество «Областной аптечный склад» — это компания со 100% государственной формой собственности и почти столетней безупречной репутацией. Наравне с оптовой и розничной реализацией лекарственных средств медицинским учреждениям и отдельным покупателям, АО «ОАС» — единственное в области предприятие, которое выполняет социально-значимые задачи по обеспечению медикаментами льготных категорий граждан, а также изготавливает лекарственные средства по индивидуальным рецептам, выписанным врачами лечебно-профилактических учреждений.
Областной аптечный склад регулярно пополняет ассортимент лекарственных средств новыми высокотехнологичными препаратами, разработанными ведущими фармацевтическими компаниями мира. Все препараты, включая не лекарственные средства, БАДы, проходят жесткий контроль, который гарантирует качество и безопасность всех товаров, поступающих на прилавки аптек.
Также уже три года функционирует интернет-аптека Областного аптечного склада. С 2016 года начала работу информационно-справочная служба (Сall-центр), в которой жители Челябинска и Челябинской области узнают, где ближайшая «Государственная аптека», есть ли там нужный препарат, сколько стоит и другую необходимую информацию.
Увеличение объема и маржинальности продаж за счет улучшения клиентского сервиса на базе «1С:Розница. Салон оптики»
АО «Областной аптечный склад» вместе командой «1С-Рарус» на базе программных продуктов «1С:Управление Торговлей» и «1С:Розница 8. Салон оптики» настроили работу нового направления «оптический бизнес» за 3 месяца.
Помимо оптового и розничного сбыта лекарственных средств, снабжения медикаментами льготные категории граждан и изготовления лекарственных средств по рецептам компания «ОАС» реализует в розницу офтальмологические изделия — линзы и очки. «Государственная оптика» существует 30 лет.
Главными принципами работы «Государственной оптики» являются:
- Качественная диагностика зрения.
- Высококвалифицированные специалисты (врачи-офтальмологи и оптометристы).
- Индивидуальный подход к посетителям.
Розничная сеть компании включает 21 обособленное подразделение.
Ситуация до старта проекта: высокие затраты и отсутствие централизации
- В компании отсутствовал способ накопления и повторного использования контактов клиентов: записей о посещении и результатах диагностики.
- Затраты на развитие и поддержку функций клиентского сервиса в самописной программе несоразмерно велики.
-
Не было инструмента централизованного управления ценами:
- Цены назначались торговыми точками, руководствуясь фиксированной наценкой, а не рыночной ситуацией.
- Цена на один и тот же товар в нескольких торговых точках отличается.
Цели проекта: объем и маржинальность продаж
Перед началом проекта были выделены следующие ключевые цели внедрения:
- Увеличить объем и маржинальность продаж за счет улучшения клиентского сервиса.
- Автоматизировать расчет розничных цен в зависимости от стандартной цены, ценовой группы товара, ценового диапазона и формата магазина.
- Сократить время на оформление документации, настроив обмен с другими информационными базами.
Задачи проекта:
- Настроить и внедрить типовой функционал на 21 торговых точках салонах оптики.
- Интегрировать с программными продуктами: «1C:Зарплата и управление персоналом», «1С:Управление холдингом».
Результаты проекта
До внедрения 1С факт приема пациентов в программе не фиксировался, результаты обследования заполнялись в ручном режиме на печатном бланке. Внедрение АРМ Врача позволило автоматизировать процесс — в результате врач больше времени уделяет пациенту, а не заполнению бумажной документации. Повышается лояльность как пациентов, так и сотрудников нового направления, которые получили инструмент для работы.
-
Благодаря автоматизированному рабочему месту врача сотрудник салона:
- фиксирует факт приема пациентов;
- печатает результаты диагностики;
- создает заказы на изготовление очков на основании диагностики;
- накапливает записи посещений.
-
Внедрено централизованное ценообразование, которое позволило:
- сократить трудозатраты сотрудников торговых точек на расценку поступающей продукции;
- привести в соответствие цены по розничной сети к единой методике ценообразования;
- избежать ошибок при ручной расценке позиций.
- Автоматическое управление скидками по маркетинговым акциям позволило реализовать расчет окончательной цены для клиента в АРМ Кассира с последующим накоплением статистики использования скидок. Управление маркетинговыми акциями и скидками происходит централизованно. С помощью аналитических отчетов проводится оценка качества маркетинговых акций в розничной сети.
- Внедрение автоматического пополнения запасов по товарной матрице сократило трудозатраты на ручное планирование перемещений и закупок на торговых точках. Увеличилась оборачиваемость салонов оптики.
Ключевые результаты:
- Увеличение объема и маржинальности продаж за счет улучшения клиентского сервиса.
- Управление ценой на продукцию в соответствии со стратегией АО «Областной аптечный склад» за счет централизованного ценообразования.
- Увеличение показателей оборачиваемости склада и снижение объема дефектуры за счет автоматического пополнения запасов в соответствии с товарной матрицей.
- Расширен списка аналитик учета номенклатуры, допускающий построение статистических отчетов, используемых для принятия управленческих решений по изменению ассортиментной матрицы и запуску дополнительных маркетинговых мероприятий.
Характеристики проекта
 |
Масштаб проекта |
|
Внедренные программные продукты 1С:Управление торговлей, 1С:Розница. Салон оптики
Архитектура решения и масштаб проекта:
|
|
Сроки и качество |
|
|
Экономический эффект от внедрения |
|
Управление персоналом и HR-планирование для обеспечения непрерывной работы аптечных пунктов с помощью 1С:ЗУП КОРП
«Областной аптечный склад» совместно с командой «1С-Рарус» построили уникальную систему учета рабочего времени, расчета зарплаты, премирования и подбора персонала.
Ситуация до старта проекта
- Плановые графики и табели учета рабочего времени формировались в программе разработанной собственной ИТ-службой. Отсутствовал контроль явки персонала. Не было информации для подбора персонала из действующего кадрового состава на замену сотрудника — в условиях дефицита кадров со специальным фармацевтическим образованием.
- Для кадрового учета и расчета заработной платы использовалась 1С:ЗУП 2.5. Продолжительный срок эксплуатации и модификации «1С:Зарплата и управление персоналом (ред.2.5)» привели к невозможности обновления.
- Регламентированная отчетность по НДФЛ формировалась по каждому из 300 обособленных подразделений, что было трудозатратно с точки зрения отслеживания взаиморасчетов с налоговыми органами и приводило к ошибкам при перемещениях сотрудников.
- Изменения законодательства в модифицированной 1С:ЗУП 2.5 отражались поздно и не в полном объеме, что увеличивало трудозатраты разработчиков компании на адаптацию к новым требованиям и риск срыва сроков предоставления отчетности.
- Расчет ежемесячной премии персонала розницы зависел от большого количества показателей, полученных из сторонних программ. Контроль корректности расчета требовал больших трудозатрат.
Цели и задачи проекта
- Снизить приостановку в работе аптечных пунктов из-за отсутствия фармацевтов.
- Создать возможность распределения человеческих ресурсов в оперативном режиме.
- Повысить эффективность процессов кадрового администрирования.
- Повысить точность учета рабочего времени при снижении трудоемкости учета.
- Создать оперативный подбор персонала из действующего кадрового состава.
- Сократить время на формирование регламентированной отчетности по требованиям законодательства РФ.
Задачи:
- Получить возможность отражения штатной расстановки и наличия сотрудников на рабочих местах в режиме онлайн.
- Сократить трудозатраты сотрудников при выполнении операций по расчету зарплаты и кадровому учету для 1 700 сотрудников.
- Отследить повышение и управление квалификацией персонала по дефицитным позициям штатного расписания.
- Предоставить бухгалтерскую отчетность.
Результаты проекта
В результате проекта разработаны и внедрены механизмы контроля, в которых заведующие торговых точек могут онлайн контролировать и управлять дефицитом персонала в каждом аптечном пункте используя фиксацию явок персонала в удаленных рабочих точках посредством СКУД.
-
Создано рабочее место для управления персоналом розницы «Подбор персонала» для замены отсутствующего сотрудника с учетом:
- загруженности;
- географического положения;
- квалификации персонала.
- Разработан механизм оперативного учета присутствия сотрудников на рабочем месте, подбора персонала розницы из действующего кадрового состава на замену отсутствующего сотрудника. Механизм учитывает взаимозаменяемость должностей и дает 300 руководителям розничных точек, находящихся в отдаленных населенных пунктах УРФО, управлять графиком работы персонала.
- Реализован автоматический табель по явкам при сканировании бейджа в аптеке.
- Автоматизировано бюджетирование ФОТ по точкам в разрезе категорий персонала, видов выплат, подразделений, что привело к увеличению точности планирования расходов компании на оплату труда и автоматическому формированию отчетов «Доля ФОТ», «План по труду».
- Оптимизацию налогового учета за счет перехода на учет НДФЛ по финансово-экономическому подразделению, что привело к сокращению количества отчетных форм с 250 до 80.
- Объединение с учетными программами и бизнес-приложениями, в которых отражены мотивационные показатели.
- Информацию о приеме и увольнении сотрудников, на основании которой администратор предоставляет и ограничивает доступ к информационным программам, используя внутреннюю политику безопасности пользовательской рабочей среды.
- Сокращены трудозатраты планирования графика работы персонала за счет типизации. Количество графиков уменьшилось с 200 до 30.
- Реализована возможность отражения штатной расстановки и наличия сотрудников на рабочих местах в режиме онлайн.
- Сокращено время расстановки кадров при их дефиците. Подбор персонала реализуется за короткий срок из действующего кадрового состава. Механизм учитывает взаимозаменяемость должностей и предоставляет руководителям 300 розничных точек управлять персоналом с большей результативностью.
- Заполнение табелей учета рабочего времени реализовано на информации о явках персонала путем интеграции с ИС контроля управления доступом (СКУД). Исключено ручное заполнение табеля учета рабочего времени.
- Автоматизирован процесс создания кадровых документов на перевод, подработку, изменение графика, совмещение, совместительство.
- Шаблонизированы кадровые приказы с опорой на штатное расписание, что позволило сократить ошибки по оформлению кадровых операций.
- Сокращено время подготовки отчетности по учету НДФЛ с 2 недель до 3 дней, за счет консолидации отчетности по финансово-экономическому подразделению и автоматизировано формирование регламентированной отчетности.
- Разработан бюджет фонда оплаты труда, который ежедневно рассчитывает мотивационные показатели руководителей бизнеса на основании учетных программ и бизнес-приложений.
- Автоматизировано уведомление о приеме и увольнении сотрудников, на основании которых администратор предоставляет и ограничивает доступ к рабочей сети, информационным программам с опорой на внутреннюю политику безопасности пользовательской рабочей среды. В результате уменьшения влияния человеческого фактора повышена информационная безопасность компании и уменьшены риски несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.
начальник отдела труда и заработной платы АО «Областной аптечный склад»:
«Результатом внедрений была автоматизация процесса учета рабочего времени, цифровизация кадровых документов, изменение концепта привлечения сотрудников».
заместитель генерального директора по административно-правовым вопросам. АО «Областной аптечный склад»:
«При переходе на новые графики работы и изменении системы оплаты труда ранее юридическая и кадровая служба готовили уведомление и доп.соглашение вручную. В настоящий момент это делается автоматически, что позволяет экономить трудозатраты».
директор направления Центральное АО «Областной аптечный склад»:
«С чего я начинаю рабочий день? Открываю программный продукт и наглядно вижу присутствие сотрудников на рабочем месте, время присутствия в конце рабочего дня. Это очень помогает в расстановке кадров при их дефиците».
Характеристики проекта
|
Масштаб проекта |
|
Внедренные программные продукты 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП
Архитектура решения и масштаб проекта:
|
|
|
Сроки и качество |
|
|
|
Экономический эффект от внедрения |
|
Финансовое планирование с использованием сценариев продаж и категорийного менеджмента на базе «1С:Управление холдингом»
В ОАС с помощью специалистов «1С-Рарус Челябинск» внедрен программный продукт «1С:Управление холдингом», интегрированный с внешними информационными базами.
Цель «ОАС» — повысить конкурентоспособность и эффективность работы компании. Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:
- Создать единое информационное пространство на основе комплексной информационной системы (далее КИС).
- С помощью КИС повысить эффективность финансового планирования.
Предпосылки проекта
Используемые ранее учетные системы осложняли развитие бизнеса. Во-первых, каждое подразделение вело учет в своей системе и они не были синхронизированы между собой, что влекло ряд сложностей:
- Первичная информация и отчеты также формировались в разных системах, в том числе в ручном режиме в электронных таблицах без дальнейшего сопоставления.
- Информация в бухгалтерском и оперативном учетах продаж различались.
Бюджетирование велось в произвольном формате, без привязки к системам учета и договорам.
Во-вторых, были не достаточно автоматизированы или вовсе не были автоматизированы важные бизнес-процессы:
- Бухгалтерский учет, расчет операционной и чистой прибыли велись без аналитических раскрытий.
- Вручную производились: план-фактный анализ подразделений, анализ прибыльности или убыточности аптек, анализ использования объектов недвижимости.
- Сценарный анализ данных, учет и распределение затрат по видам бизнеса, планирование и учет физических показателей расходов, факторный анализ.
Предприятию стала необходима единая информационная система, с помощью которой планировалось:
- Повысить оперативность обмена информацией между подразделениями.
- Обеспечить однозначность, прозрачность и целостность информации. Исключить влияние человеческого фактора на качество информационного взаимодействия.
- Внедрить инструмент финансового планирования, в основе которого лежит делегирование финансового управления на Центры финансовой ответственности (ЦФО).
- Обеспечить контроль расходов компании.
- Обеспечить снижение уровня рисков.
- Повысить гибкость и приспособляемость к изменениям.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Управление холдингом».
Результаты проекта
Внедрение осложнялось тем, что в качестве источников информации использовались различные базы данных, не все из которых хранились в 1С.
Нужно было предусмотреть интеграцию с множеством внешних источников — фармацевтических справочников.
Дополнительная сложность заключалась в большом объеме сводных таблиц, в которых проводится обработка до 2 млрд строк. Например, обработка продаж 300 аптек проводится по 500 потребительским группам в разрезе 50 экономических групп, по 100 территориям в разрезе 50 групп клиентов. При этом планирование и моделирование производится по всем измерениям без исключения. Нужно было обеспечить возможность моделирования на большом объеме данных и при этом не потерять гибкость системы.
В результате автоматизировано планирование финансовой деятельности крупной аптечной сети из 300 торговых точек. Планирование производится с минимальным вовлечением ручного труда на основе статистических данных и с применением прогнозных сценариев развития продаж. Для этого в единую бюджетную модель объединили несколько различных баз данных, часть которых не входила в группу 1С. Обеспечено централизованное ведение НСИ по 15 аналитическим измерениям. Получена возможность оценивать факторы, влияющие на выполнение планов и достижения целей компании. Разработаны и реализованы уникальные инструменты управления. Например, индивидуальные механизмы распределения затрат с возможностью управления изменениями в процессе работы; универсальные механизмы отчетов, позволяющие сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм; механизмы управления активами; алгоритмы плановых и фактических калькуляций.
Создано единое информационное пространство на основе КИС, котором подсистемы обмениваются данными в постоянно.
- Каждое подразделение получает информацию в удобном для него виде, с необходимым уровнем аналитики.
- Настроено бесшовное взаимодействие системы бюджетирования с подсистемой договоров, с учетом сценарного и проектного управления.
- Разработаны универсальные аналитические отчеты с пакетным формированием фильтров и позволяющие сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм (более 200 отчетных форм по продажам).
- Пользователи могут возможностью расшифровывать отчеты до состояния первичных документов. Специализированные отчеты рассылаются автоматически всем заинтересованным сотрудникам.
- Руководители получили инструменты мониторинга и KPI на основе аналитических панелей, графиков и диаграмм.
Выросла эффективность финансового управления.
- Ответственность по управлению бюджетами передана из планово-экономического отдела в ЦФО. Каждый ЦФО имеет возможность планировать деятельность подразделений, в режиме реального времени анализировать исполнение бюджетов, проводить факторный анализ и получать максимально полезную информацию.
- Обеспечена возможность сценарного планирования годового бюджета: оптимистичного (пессимистичного) плана, прогнозного сценария.
- Автоматизирован план-фактный анализ.
- Обеспечен расчет операционной и чистой прибыли, а также рентабельности каждого вида бизнеса.
- Получен факторный анализ доходов и расходов, который позволяет управлять конкретными элементами бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.
- Большая часть статей расхода рассчитывается на основе правил определения затрат, алгоритмы по каждой статье определены бизнесом.
- Обеспечено гибкое планирование и бюджетирование с использованием предустановленных автоматических правил заполнения бюджетных форм и бланков, а также статистических данных прошлых лет, договорных условий.
-
Внедрены инструменты и механизмы:
- Управления активами (собственными и арендованными).
- Планирования и контроля эффективного использования объектов недвижимости.
- Планирования, контроля и анализа инвестиционных проектов, направленных на развитие бизнеса.
Бюджетная кампания на 2019 год была спланирована и проведена уже с помощью 1С:Управление холдингом.
Победа в конкурсе «1С:Проект года»
Отраслевой конкурс «1С:Проект года» от фирмы «1С» — это международный конкурс лучших проектов автоматизации управления и учета. Проект внедрения «1С:Управление холдингом» в «Областном аптечном складе» победил в номинации «Лучший проект в предметной области: закупки, снабжение и управление отношениями с поставщиками».
Победа в конкурсе «Проект года» от Global CIO
Конкурс «Проект года» от Global CIO организован для развития компетенций профессионального сообщества и транслирования лучших практик в области цифровизации. Проект на 1С:Управление холдингом в компании «ОАС» получил награду на конкурсе «Проект года» от Global CIO в номинации «Управление финансами».
Характеристики проекта
|
Масштаб проекта |
|
Внедренные программные продукты 1С:Управление холдингом
Архитектура решения и масштаб проекта:
|
|
|
Сроки и качество |
|
|
|
Экономический эффект от внедрения |
|
